如何強化與控制連鎖店總部的采購功能

　　 　　連鎖店總部的采購功能是運作連鎖企業的核心功能，強化采購功能并對其實施嚴格的控制，是每一個連鎖企業需要高度重視的。

　　一、強化采購功能的兩種主要方法

　　針對目前我國許多連鎖企業采購業務運轉的實際，提出兩種方法作為大家的參考。

　　１、制定供貨商準入制度

　　絕大多數中國的連鎖企業中，每天采購部里供貨商客戶盈門，一片嘈雜，給人一種無序的印象，但其中工作效率并不高。造成此種狀況的原因是，許多供貨商并不是符合連鎖企業條件的供貨商，但我們已花費了大量時間進行了接觸交往，結果對雙方都一無所獲。因此要提高采購業務部的工作效率，就需要制定一個供貨商的準入制度，即在進入正式談判之前，制定這樣一個制度，告知連鎖企業要求供貨商配合做到的基本交易條件，如供貨商作出承諾即可安排正式的交易談判。這種方法可以制度的形式選不合格的供貨商，使業務談判程序化并提高效率。

　　２、制定對供貨商接待與信息反饋的時間制度

　　我們許多的連鎖企業以公司的作息時間作為供貨商的接待時間，這樣就客觀上造成一種事實，采購業務部每天都在接待供貨商，其工作人員根本無時間去進行市場調查，下門店了解商品的適銷率、商品價格、競爭對手的商品線組合和價格線組合，而是把大量時間花在供貨商接待上，缺乏時間對市場進行了解。所以在制度上進行規定，規定接待進貨商的時間，這種時間一般以一周２天為好，余出３天讓采購業務人員進行市場調查和制定采購計劃，這也是提高采購業務工作質量的時間上的保證。提高采購工作效率很重要的一環是對供貨商信息反饋的時間承諾，即對新的供貨商提供的商品，或對原有供貨商的新品是否能進入連鎖公司的采購系統，要制定時間規定，不能讓供貨商無限期等待，無這種時間承諾制往往會失去許多商機，也會造成采購業務人員工作的低效率化。

　　二、采購業務部的程序化分段控制法

　　我國許多連鎖企業中現行的采購業務流程必須改變，這種流程的缺點是，單人的全過程操作，雖然最后由總經理決定，但往往是形同虛設的，而最大的缺陷是，缺乏監督和控制，如控制不當會造成對連鎖企業的災難性后果。如在我國一些連鎖企業中已有一些現象值得深思，如采購部業務人員具有供貨商公司的股權，對供貨商付款由采購部說了算，公司交易條件的回扣等等，如不加強對采購業務部門的控制，連鎖企業就不可能良性發展。所以對采購業務部門的控制必須在制度上和程序及操作上作出界定。我們可按采購業務的流程，作如下的分段控制。

　　１、采購談判，即由專人負責與供貨商的談判，這種談判按公司制定的供貨商文件進行，并按供貨商文件與供貨商簽訂采購合同。公司要專門培養一批談判高手，使之成為真正的買手，這與公司的利益十分有關。

２、按合同訂貨。在完成了訂貨合同后，采購業務部第二批專人開始按照合同，并根據各連鎖門店的銷售情況向供貨商發出送貨指令，這種指令的發出不要認為是很簡單的事，必須要考慮許多綜合的因素，如銷售量與周轉量的平衡，供貨商最低與最高送貨批量、送貨的間隔時間與頻率等。

　　３、與供貨商的服務配合與監督。供貨商的商品進入連鎖公司后，采購業務部要有專人對商品在各個環節的運轉進行監督與控制，對供貨商的服務既要進行配合，也要進行考核與評價，以此作為公司制定對不同類型供貨商的政策。

　　４、付款。采購業務部會同財務部按照訂貨合同，參照供貨商服務配合和其他方面的考核標準對供貨商進行付款。

　　以上這種程序化的分段控制方法，把采購過程分解成四個階段，并進行專業化分工的操作，既能通過專業化分工提高連鎖店總部的采購功能與采購效率，又能通過各個環節的互相監督與控制，達到對采購業務部的有效控制。

　　對采購業務而言，光片面強調控制是不夠的，因為這是一個變化最多端的領域，個人的素質和才華在這一領域是很容易得到發揮的，要強化總部的采購功能，首先要選好人才，光是聽話的而無創造力的人對連鎖企業長期發展不利，而具有創造力的人往往又會使人感到無法控制。因而一般觀點是，建立采購系統的制度是為了達到有效控制，但對采購業務人員的選用，老總們應超越自我，以素質和才華為重，因為只有具有創造力的業務人員才可能為企業創造財富，況且良好的企業制度可以規范他們本身的行為。