自動訂貨和補貨技術(shù)的現(xiàn)實應用

　　對于零售企業(yè)特別是其采購部門來說，訂貨、補貨是每天都要進行的業(yè)務，但是，準確知道什么時候該訂什么貨卻不是一件容易的事情�，F(xiàn)在，盡管零售企業(yè)都能夠通過信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)“自動”的訂貨和補貨流程，但是，是不是手工訂單就可以完全被取代了？計算機系統(tǒng)自動生成的建議訂單是否有足夠的“建議”價值？或者說這些建議訂單的生成依據(jù)和理論算法是否科學、是否對每一類商品都同樣適用？這些細節(jié)問題都值得開發(fā)商與廣大的零售企業(yè)一起探討。

　　訂貨與補貨的概念
　　
　　這里所說的訂貨是指零售企業(yè)向供貨商直接要貨，簡單說就是采購。補貨是指零售企業(yè)的門店直接向自己的配送中心或總部要貨，或者稱為配送調(diào)撥。補貨基本上屬于企業(yè)內(nèi)部的流程范疇；有的零售企業(yè)把補貨工作稱為“向配送中心點菜”，這樣的提法也非常形象。

　　信息系統(tǒng)對手工訂單的支持
　　
　　傳統(tǒng)的訂貨和補貨方式是以手工方式為主進行的，大量的信息在傳輸過程中差錯率高，而且效率低下�，F(xiàn)實當中，很多時候零售企業(yè)的采購工作仍有一些是需要手工來完成的。部分原因是因為某些供貨商的管理水平無法達到超市要求的標準；也有的時候是因為有突發(fā)性的需求，像偶然出現(xiàn)大宗批發(fā)銷售業(yè)務時，也需要超市的采購主管或相關(guān)的采購員下達手工訂單通知采購。有些人提出的急提訂單或者急落訂單，都可以說是手工訂單的一些特殊形式。
　　
　　當然，即使在手工下訂單的情況下，采購業(yè)務人員同樣需要信息管理系統(tǒng)給予足夠的參考數(shù)據(jù)支持；超市的管理內(nèi)容也要求進行相應的限制，而絕不可能完全脫離開系統(tǒng)。一般采用手工訂單時需要參考的依據(jù)有：商品的歷史進價、歷史采購批量、當前庫存以及在途商品量（在途訂單量）等，這些實際數(shù)據(jù)對采購人員的工作將起到直接的幫助。同樣是手工訂單，對于需要限量控制的商品（比如干貨），應當對采購數(shù)量和價格等敏感數(shù)值給予嚴格的限制；而對于生鮮商品等則可以在這些方面適當放寬，實行不限量訂單。
　　
　　從這里我們可以聯(lián)系到日配商品的訂貨方式。一般超市對生鮮、冷藏商品都要求勤進快銷，提高此類商品的周轉(zhuǎn)率，所以這些商品進銷頻繁；而且由于商品本身保質(zhì)期短，不可能保持過多的庫存量，因此像牛奶、面包一類的商品大多實行每天供貨，即日配。零售企業(yè)可以采用永續(xù)訂單的方式，自動設定系統(tǒng)每天生成當天的訂單。而由于一個超市每天的收貨量不可能完全相同（如遇到周末、假日等），系統(tǒng)還可以利用不限量訂單的方式，通過一次性批量訂購此類生鮮商品。但按天收貨的方式，使進銷頻繁的生鮮商品的訂貨管理得以簡化。

　　自動訂貨和補貨的基本內(nèi)容
　　
　　目前不少零售企業(yè)采用的建議訂單依據(jù)，有很多內(nèi)容是從國外先進的超市管理思想中借鑒來的。分析起來無外乎兩個方面，即庫存方面與銷售方面的參考依據(jù)。經(jīng)營中常用的基本算法自動訂貨和補貨的核心內(nèi)容其實就是零售企業(yè)在經(jīng)營中采用的基本算法，通過計算機系統(tǒng)來實現(xiàn)這些算法并不困難，但是用什么樣的邏輯值計算自動訂貨（補貨）量最合理，什么樣的算法適合什么種類的商品，則需要細致推敲。

　　1、庫存警戒線法

　　這種以“經(jīng)驗系數(shù)”為依據(jù)的庫存提示方法仍然沒有脫離人為因素的影響。單純使用手工設定庫存的合理數(shù)，嚴格講也并不科學，其實這只能叫做“半自動”訂單，因為它仍然是通過業(yè)務人員的經(jīng)驗和直覺來進行采購決策的，并沒有體現(xiàn)出計算機信息管理的真正價值。
　　
　　有些系統(tǒng)可以挖掘和利用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)（比如在一個訂貨周期里的綜合銷售數(shù)據(jù)），對庫存警戒線進行動態(tài)的調(diào)整，這種算法比簡單的經(jīng)驗系數(shù)法要更有說服力。拿一個單品來舉例，比如某種速凍餃子，我們可以以它在過去一個季度中的平均銷量作為參考，讓系統(tǒng)自動調(diào)整庫存警戒線。如果這個單品的平均銷量在這三個月中逐月遞增，就會帶動它相應的庫存警戒線也隨之提高，從而形成了動態(tài)設定的庫存警戒系數(shù)。因此系統(tǒng)針對該商品的自動訂單采購量也會相應增加。同樣的原理，我們還可以利用商品的同期銷量（比如去年本月的銷售量），以及商品銷售中出現(xiàn)的季節(jié)特征作為參考值，來動態(tài)地調(diào)整庫存警戒線。
　　
　　總體來講，庫存警戒線是一種以庫存為主要指標的計算方法，具有一定的優(yōu)越性。但是它也并不是十全十美的，因為很顯然這種方法最適合于庫存數(shù)量少、對庫存變化反映敏感的商品，比如大多數(shù)的生鮮商品和其他保質(zhì)期較短的商品，而對某些商品也并不是100%地適用。

　　2、平均銷量法

　　這種方法對于那些銷售波動不大的商品，比如干貨、普通的日用百貨商品等比較適用。

　　3、同期銷售對比法
　　
　　以銷售數(shù)據(jù)為依據(jù)計算自動訂貨/補貨量，另外一種常用方法就是同期銷售對比法。這種方法描述起來相對比較簡單。比如我們可以按去年夏季空調(diào)的銷售狀況來粗略估計今年夏天空調(diào)的銷售狀況。
　　
　　自然，這種方法比較適合于服裝、白色家電等一些季節(jié)特征明顯的商品。當然，像時裝一類流行趨勢明顯的商品，同期銷售對比也有一定的缺陷。比如在北京的服裝零售市場上，簡單地用2001年春季的銷售情況來預測2002年春季的情況，恐怕我們無法預測出“唐裝”將會大流行。因此，需要零售工作者對特定零售市場具有豐富的專業(yè)知識，以及敏銳的市場洞察力。信息系統(tǒng)提供的建議只是有一定參考價值的數(shù)據(jù)資源。

　　商品自動訂單的組合方案
　　
　　通過對庫存警戒線法、平均銷量法和同期銷售對比法的簡單總結(jié)，我們可以發(fā)現(xiàn)：一個綜合性的零售企業(yè)不可能簡單地選擇哪一種自動訂單的計算方式；根據(jù)不同商品的特征將這些算法組合應用才是更科學的方案。不過這同時對零售企業(yè)自身的信息管理系統(tǒng)提出了相當高的要求，需要計算機信息系統(tǒng)有與之相適應的功能，能夠幫助企業(yè)確認和設定出各類商品自動訂貨/補貨的最佳組合方案。
　　
　　現(xiàn)在，已有一些商業(yè)信息管理系統(tǒng)綜合了以上三種訂貨和補貨的計算方式，可以方便地根據(jù)不同部類商品的特點，以不同方式生成建議訂單，更進一步支持了零售企業(yè)對自己商品庫存的精細管理。
　　
　　自動訂貨和補貨的發(fā)展趨勢

　　理想中的自動訂貨和補貨主要有下面幾個基本特征：庫存量、需求量和采購量清晰明了，在企業(yè)的整個商品物流管理中全程可控；由于信息的充分共享，可以由供貨商主動提出出貨方案，零售商無需自己每日下訂單；供貨商和零售商對缺貨商品達成自動供貨方案，并且集中供貨；零售商的庫存情況完全向供貨商公開，雙方共同監(jiān)控產(chǎn)品的銷售狀況；銷售預測、促銷計劃等都由供貨商與零售商一同完成；日常的訂貨和補貨完全自動進行，只是在出現(xiàn)特殊情況時才人為干預。
　　
　　這時候，自動訂貨和補貨的工作是由供貨商與零售商共同協(xié)作完成的，并且能夠?qū)κ袌銮闆r做出更合理、更準確的前瞻預測，進而對顧客購買行為的細微變化作出快速反映。系統(tǒng)可以提示零售企業(yè)的工作人員哪些商品將要斷貨，應當在什么時候訂多少貨，還有哪些商品可能會滯銷等等。系統(tǒng)能夠為缺貨的商品自動生成訂貨單（采購單）或補貨單（配送調(diào)撥單），實現(xiàn)商品真正的自動訂貨和補貨。這些功能的真正實現(xiàn)和付諸應用，將有效地幫助管理者實現(xiàn)庫存最小化的理想狀態(tài)。