基本上本公司之成敗關鍵在于采購人員是否能掌握市場之需要及趨勢，以合理的利潤為前提，用最有競爭力的價格，透過倉庫良好之管理及各種促銷活動，將品質良好的商品銷售給專業客戶。

由此可見，采購人員在本公司之重要性，為了使各位明了采購之職責，我們特地將采購的“職務說明”附上，請各位詳細研究，并與主管討論，務必在擔當此一重任之前充分了解本身的職責及權限。

當然此一“職務說明”不可能涵蓋所有的細節，而且也會因時空之變遷有所更動，身為采購人員的各位，應了解此種情況。

職務說明

職    稱：采購主管

直接主管：采購副理

直接部屬：采 購 員

（一）、主要職責：

1．              負責公司指派商品之企劃及業務之拓展工作。

2．              篩選合作的供貨商，并負責協商最佳的采購交易條件。

3．              執行最有效的價格策略。

4．              計劃各種促銷活動。

5．              與賣場人員合作，擴展業績并達成毛利的目標。

（二）、主要工作項目：

1．              在公司分配的倉庫賣場空間之下，經營公司所指派商品的企劃工作。所選擇的商品應符合客戶的需要，以擴展業達成毛利的目標。

2．              選擇國內外最佳的供貨商，并取得最佳的采購交易條件，包括：品質、規格、價格、折扣、廣告贊助、促銷、賣場陳列/示范、陳列服務、包裝、最少訂購數量、訂購所需時間、及運送配合事宜等。

3．              開發并協商適合自助式批發的包裝（包括標示及說明）。

4．              考慮市場的競爭狀況、價格敏感的項目、促銷、滯銷品特賣及其它營業損失等因素，訂定市場上可能的最低售價、塑造非常有競爭力的價格形象。

5．              選擇好又多快訊及賣場內的促銷項目，并談判最佳的采購條件及廣告贊助，吸引客戶到好又多來采購。

6．              與賣場合作無間，以擴展業績（業績是與賣場共同分擔的責任），并達成毛利比率及金額的目標（毛利是采購人員的主要責任）。注意存貨，與賣場合作并提供支持，使賣場存貨維持在最適當的水準（存貨是與賣場共同分擔的責任）。

7．              盡可能多到賣場拜訪，以了解賣場的問題與機會，另外經常以電話，傳真或采購通告等方式與賣場溝通。

8．              定期拜訪并評估供貨商，以確保供貨的穩定性及公司的最佳利益。

9．              開發品質良好的自有品牌商品，這些商品必須能有相當的銷售量，并能以競爭性的價格售出（同時應有合理的利潤），讓客戶有物超所值的感受。

10. 以有系統的方式計劃所有活動（包括長短程的計劃及預算活動），以減少或避免低效率及過多的打岔。同時應將所有的業務活動排定優先級，原則上應“先做最重要的事，而非先做最急的事”。

11. 應實地觀察競爭廠商、研討會參觀展覽、閱讀報紙及專業雜志、并與所有可能獲得資料來源的人士或機構討論或做市場研究，以了解市場一般及個別的產品趨勢走向。

12. 領導、培育、激勵、評估及督導采購員使能有效地對采購部作最大的貢獻。

（三）、本職位元的任用規格：

本職位元人員應隨時記住附件的任用規格上所列出的明細，由這些明細可看出公司對職位的期望及需求。

（四）、授權項目：

1．             本職位人員被授權在下列的架構之內獨立作業：

－營運政策

－客戶政策

－供貨商政策

－商品政策

－價格政策

－包裝政策

－促銷政策

－自有品牌政策

－毛利目標

－業績目標

－到國外拜訪供貨商或參觀展覽的計劃

－費用預算

2．             本職位人員未任滿一年者，對下列的決定應經常由采購協理的核準：

－供貨商（與任期無關）

－商品組合

－商品及商品類別（與任期無關）

－售價及毛利

－第一次訂貨

－好又多快訊的項目（與任期無關）

－所有采購交易的條件

－采購員的解雇（與任期無關）

3．             本職位人員必須確保采購員在本職位人員不在公司的時候能獨立運作。采購員將作短期的決定，這些決定以不影響毛利及商品組合為原則。同理，當采購員不在公司的時候，本職位人員也應負責例行公事。

（五）、其它事項：

1．            本職位人員所必須作的許多重要的決定，都是以良好的普    通常識及邏輯判斷做依據。

2．            本職務說明不可能涵蓋所有的事項。本職位人員應執行由采購協理在任何時間所指派之任何公務。

3．            與賣場的充分溝通與密切配合的合作關系是本職位元成功的必要條件。

4．            本公司成功的要素有下列五項，本職位人員應確實做好：

－互信

－誠實

－團結合作

－奉獻

－斗志

采購主管之任用規格

（一）、資歷之要求：

1．至少大專畢業，主修商學或相關科系。

2．男女不拘，年齡34歲以下，體格良好，身體健康，心思正常。

3．至少5年以上的百貨專業采購經驗。

4．對國內民生消費品之流通及價格結構有充分的了解。

5．英文說寫能力良好。

6．有好的溝通、談判、計劃、及分析技巧。

7．在行銷、國貿及委托加工采購有經驗者更佳。

8．對于制造過程、質量管制、商品法律規定、及計算機軟件應有良好經驗。

9．能依工作需求拜訪國內外的供貨商。

10．          過去的工作成績良好而有證明文件者。

（二）、特質之要求：

1．誠實、易處、成熟、及穩健。

2．能對成果負責，并具有強烈的責任感。

3．有自我激勵、辦事積極、并富有創意。

4．能努力工作、活力充沛、且百折不撓。

5．有彈性、具團隊精神、并且能接納好的意見。

6．對個人在公司的事業有追求的目標。

7．愿意接受更多的挑戰。

8．能在公司的壓力下有效的工作。

9．能以具有質量與成本的觀念來做事。

10．          愿與公司一齊成長。

五、成功的要素

“成功”是人人所盼望追求者，成就感是管理大師MSLOW所強調“需要的最高層次”，各位在本公司的事業也應以此為目標，努力追求，我們也深信世界上沒有人喜歡失敗的，成功者往往就是能透澈了解或研究失敗的原因，而避免重蹈覆轍。

我們認為成功的采購人員應至少具備下列要求；

1．操守廉潔：

    面對各種供貨商，有些供貨商總會想辦法以金錢或其它方式來誘惑采購人員，以達其銷售目的。采購人員若無法把持，可能不自覺掉入供貨商的陷井，而不能自撥，進而任由供貨商擺布，到底人類對財富之欲望是無止境的。有一句名言，很值得我們參考，那就是：“做事可以失敗，做人不可失敗。”我們深信大部分的采購人員都能潔身自愛，否則紙包不住火的，不應得之財富終會被曝光，這種人必遭公司與社會唾棄，而惹致個人身敗名裂。

2．掌握市場：

       流通業是將各種民生消費品賣給最終消費者的產業，故商品種類繁多，且日新月異，采購人員必須努力透過各種管道及方式（包含檢討賣場人員的建議與反應，因為他們最接近客戶），了解市場之需要及趨勢，而非坐井觀天，如井底之蛙，自以為秀才不出門，能知天下事，究竟市場的變量太多，我們應盡量利用一切資源，掌握它們，做好知已知彼，則必能百戰百勝。

3．精打細算：

有一商場名人曾說：“會賣不如會買”，這句話在流通業已成為至理銘言，這句話的意思是：賣場人員若因為商品不對，或價格太貴，使再大的勁，也不如采購人員選對商品，又買到便宜的價錢，來得更輕松，因為顧客的眼睛是雪亮的，如果被倉庫賣場人員說服買下該件商品，事后發現被騙，他是不會再光顧的。采購人員必須能精打細算，供貨商雖然犧牲了一點利潤，但若銷售量增加，供貨商還是喜歡與這種采購人員或公司來往的。

4．積極認真：

     現代流通業講求的是速度及效率，否則就被淘汰出局，采購人員以積極認真的態度來工作，將可使本公司的商品能適時適地的推出，符合賣場的需要。與賣場的溝通更須要此種工作態度。

5．創新求進：

     商場如戰場，不進則退，輸家可能成為羸家，贏家也可能變成輸家。流通業尤其需要采購人員能有創新（非標新立異）的思考力，力求突破現狀，隨時以新點子或創意來改善個人的工作方法與效率，同時在商品組合方面也應力求創新，如此成功才可確保。

6．適應性強：

     采購是個機動性很高的職位，對市場及供貨商均須隨時掌握，開發新的商品或供貨商也是采購的重要職責之一，故東奔西走，甚至遠赴國外采購有時也是必要的。采購人員因此必須有很強的適應性，能夠適應不同的環境、地區、或國家，否則一直坐在辦公室是不可能把工作做好的。身為采購對其所負責之利潤預算負全責，其壓力可想而知，采購更必須能適應此壓力。這是一項勞心勞力的工作，勞心指竭盡腦筋把工作做好的付出，勞力指輾轉各地體力負荷 ，要做好采購的工作，須事先有此心理準備。

7．  團結合作：

     表面上采購工作似乎是單獨作業，但人不可能脫離群居而單獨生活，采購人員也不可能脫離公司的整體作業，采購必須與同事和諧共處，彼此合作，互相支持，采購的工作才可無往不利。身為采購應去除本位主義或獨善其身的意識，凡事應以公司大局為重，待人處事，尤須注重團隊的合作，并以公司的利益為前提。團結生力量，這是很容易懂的，我們揮公司的整體的力量，與競爭對手在市場上一爭長短。覆巢之下無完卵，公司全體每一位同事都應有此憂患意識，公司才可在市場上永續經營，個人在公司的事業才可確保。

以上七項成功的要素，請采購人員切記。

六、行銷的基本要項：

    一項商品經過市場調查、產品設計、制程規劃、設備配置、人員招募與訓練、原料或零組件采購、生產、包裝、儲存、運送、廣告、促銷、批發、零售到消費者手中，嚴格來說是一種很冗長的過程，然而所有的企業就是在這種冗長的競賽中求生存，在這種競賽中當然有贏家，也有輸家，輸贏的因素很多，但最重要的就是有沒有掌握行銷的5P，所謂行銷的5P就是：

－商品（PRODUCT）

－價格（PRICE）

－流通管道及銷售地點（PLACE）

－廣告促銷（PROMOTION）

－人員（PEOPLE）

采購人員必須對這行銷的5P有深入的了解，才可能知已知彼，百戰百勝，以下是這5P的簡單介紹：

1．  商品：

     采購人員最重要的一件事就是經由各種管道了解市場的需要，選擇客戶所需要的商品，如果背離客戶的需要，采購工作注定要失敗，公司必定庫存堆積，而賣不出去。選擇商品應考慮下列因素：

－口味、風味、質地、色澤、新鮮度、安全、衛生（特別指食品）

－功能                        －包裝

－質量                        －售后服務保證

－知名度或吸引力              －訂貨數量及交貨期

－設計、花色、及尺寸          －商品齊全度

－流行性、新奇性、或獨特性    －商品說明

2．  價格：

本公司銷售的商品最大的特色在于物美價廉，價格在行銷上占了舉足輕重的地位，在消費意識高漲，信息發達的今日，價格的高低很快就會在消費者的心目中一種建立起形象。本公司的顧客均為專業客戶，這些人對價格更為敏感，故采購人員必定要在價格的談判中，確實去研究競爭者的價格，并為本公司求取最佳的價格，否則就不應輕易去采購該項商品。物超所值是本公司商品的最大優勢。

1．             流通管道及銷售地點：

     本公司的成立對中國的流通業是一項嶄新的嘗試，這種在國外已經營30年的流通形式，已在全世界20余國被證明為極具經營成效和的流通管道。此種流通管道大大地縮短了生產廠商與零售商的距離，為他們提供了最佳的服務。本公司的另一特點就是寬敞的停車場及寬廣的貨架間走道，為客戶帶來無比的便利與舒適。采購人員應假設自己是消費者，以消費者的眼光來選擇商，畢竟采購人員選擇的商品是要賣給客戶，而不是自己。同時賣場采自選量販銷售，客戶得以自由購貨，免受干擾。因此商品品名及說明是采購人員必須特別謹慎與供貨商談判的項目之一，以便客戶能以最少之精力，在最短的時間內去了解商品。

除了流通管道之外，商品的銷售地點也極為重要，如果某一項商品是被陳列在客戶動線的死角，則采購人員應計劃很好的促銷活動或廣告宣傳，以吸引客戶購買死角的商品。

2．             廣告促銷

廣告的目的在于透過各種媒體（如：電視、廣播、報紙、雜志、看板等）刺激需求，通常須要以累積廣告信息向目標客戶說明產品的特點，讓客戶經由認知、了解、信賴、等階段，轉為最后的購買意愿及行動。本公司的“好又多快訊”就是用來做廣告以刺激需求之用，它是采購人員的利器，也因此采購人中通常都須花25％以上的時間去計劃。只有廣告，沒有促銷，有時也會功虧一簣，促銷是喚起需要的刺激方案，一般均采混合促銷方式，包括：廣告、海報、標示、端架展售、示范、解說、陳列、試用、贈品、抽獎、折扣、折價、及其它富有創意的促銷方式，以發揮促銷的相乘效果，吸引客戶的購買。

我們的專業客戶與我們一樣都是精打細算，好又多快訊的商品通常也帶動了其它商品的銷售，故采購人員一定要在促銷商品的選擇與議價上特別下一番功夫。

3．             人員

任何企業是以“人”為本，商品的銷售必須直接或間接地依賴人，本公司自助式的量販銷售也不例外。這里所說的人，當然是指全體員工，唯有大家團結合作，從選擇最正確商品開始，訂出最有競爭性的價格，以最吸引人的方式陳列標價，創造最好的購物環境，讓客戶感受最親切的服務，如此才可將商品順利銷售出去，讓客戶滿意之后，再三回到本公司來購物，如此本公司在獲得合理的利潤之后，得以永繼經營，每一位員工在公司的事業將可順利地發展。

    每一位員工在一個企業之中，就像一部精密的機器之零件，都是不可或缺的，任何零件都有其重要性，只是功能不一樣而已，采購人員若知道這一點，就會以平常心與其它同事共處了。采購人員的首要職責是達成公司的利潤目標，請采購人員靈活運用5P，本公司的利潤目標將不難達成。