一、采購合同的概念

　　在了解采購合同之前，必須弄清經濟合同、商業(yè)合同與采購合同之間的關系。

　　(一)經濟合同
　　經濟合同是法人之間為實現一定的經濟目的，明確相互的權利義務關系，而簽訂的書面契約。經濟合同是商品經濟發(fā)展到一定階段的產物，是商品交換關系用法律形式的表現。經濟合同的訂立是在交易雙方自愿互利基礎上簽訂的，一經簽訂就具有法律效力，并受法律保護。

　　(二)商業(yè)合同與采購合同
　　商業(yè)合同是經濟合同的重要組成部分，是保證商業(yè)經營過程順利進行的重要手段。零售企業(yè)的商業(yè)合同是指零售企業(yè)在經營活動中同其它企業(yè)(生產企業(yè)、其他零售企業(yè)、交通、銀行等)，為實現一定經濟目的，明確相互權利義務關系，自愿平等簽訂的一種具有法律效力的書面契約。商業(yè)合同的種類很多,按業(yè)務性質不同，可劃分為收購合同、銷售合同、儲運合同、信貸合同等。其中零售企業(yè)的采購合同是零售企業(yè)在經濟活動中使用最頻繁、也是最主要的一種合同。零售企業(yè)的采購合同是保證企業(yè)經營活動順利進行的主要手段。

　　二、采購合同的內容

　　合同具有法律效力，合同上規(guī)定簽約者應履行和應獲得的權利和義務(不能列入與法律相抵觸的條款)，受到國家法律的承認、維護和監(jiān)督，違反時要受到法律的制裁。因此，簽訂合同既是一種經濟活動，同時也是一種法律行為，經濟合同制是管理經濟的一種有效的經濟辦法，也是一種依據法律辦事的法律辦法。

　　簽約雙方之間達成的一致意見的各項條款構成經濟合同的內容。經濟合同的內容一般包括：合同的標的，標的數量和質量，價款和酬金，履行的地點、期限和方式，違約責任，合同附則與簽署等。因此，零售企業(yè)采購合同的條款，應當在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：

　　(一)商品的品種、規(guī)格和數量
　　商品的品種應具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出；必要時可附上商品品種、規(guī)格、數量明細表。

　　(二)商品的質量和包裝
　　合同中應規(guī)定商品所應符合的質量標準，注明是國家或部頒標準；無國家和部頒標準的應由雙方協商或憑樣訂(交)貨；對于副、次品應規(guī)定出一定的比例，并注明其標準；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款；對商品包裝的方法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積，重量、標志、及包裝物的處理等，均應有詳細規(guī)定。

　　(三)商品的價格和結算方式
　　合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法；規(guī)定結算方式和結算程序。

　　(四)交貨期限、地點和發(fā)送方式。
　　交(提)貨期限(日期)要按照有關規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。

　　(五)商品驗收辦法
　　合同中要具體規(guī)定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。

　　(六)違約責任
　　簽約一方不履行合同，必將影響另一方經濟活動的進行，因此違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規(guī)定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金；
　　1．不按合同規(guī)定的商品數量、品種、規(guī)格供應商品。
　　2．不按合同中所規(guī)定商品質量標準交貨；
　　3．逾期發(fā)送商品。購買者有逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。

　　(七)合同的變更和解除的條件
　　合同中應規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。

　　此外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。

　　三、采購合同的簽訂

　　(一)簽訂采購合同的原則

　　零售企業(yè)簽訂采購合同，必須遵循法定的原則：

　　1．合同的當事人必須具備法人資格。這里所指的法人，是有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業(yè)。

　　2．合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續(xù)應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。

　　3．簽訂合同必須堅持平等互利，充分協商的原則。

　　4．訂合同必須堅持等價、有償的原則。

　　5．當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。

　　6．采購合同應當采用書面形式。

　　(二)簽訂采購合同的程序

　　簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商，取得一致意見，并簽署書面協議的過程。一般有如下五個步驟：

　　1．訂約提議。訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內不得拒絕承諾，即提議人在答復期限內受自己提議的約束。

　　2．接受提議。接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經過雙方簽署書面契約，合同即可成立。也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人，就合同的內容反復協商的過程，就是要約——新的要約——再要約——……直至承諾的過程。

　　3．填寫合同文本。

　　4．履行簽約手續(xù)。

　　5．報請簽證機關簽證，或報諸公證機關公證。有的經濟合同，法律規(guī)定還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽訂。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協商決定，是否簽證或公證。

　　四、采購合同的管理

　　零售企業(yè)為了保證采購合同的履行，保證企業(yè)購銷任務的完成，必須加強對合同的管理工作。從零售企業(yè)的角度來看，采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：

　　(一)加強采購合同簽訂的管理
　　加強對采購合同簽訂的管理，一方面是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據企業(yè)的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規(guī)規(guī)定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。

　　(二)建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行
　　企業(yè)應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、匯報檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現問題采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯系，密切雙方的協作，以利于合同的實現。

　　(三)處理好合同糾紛；
　　當企業(yè)的經濟合同發(fā)生糾紛時，雙方當事人可協商解決。協商不成時，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向人民法院起訴.

　　(四)信守合同,樹立企業(yè)的良好形象
　　合同的履行情況好壞,不僅關系到企業(yè)的經營活動的順利進行,而且也關系到企業(yè)的聲譽和形象.因此,加強合同管理,有利于樹立良好的企業(yè)形象.