已銷未記帳也叫負庫存，問題出現直接可以查出的原因是商品的銷售數量大于該商品的入庫的庫存數量。除了稱重商品可能存在重量差外，其它商品產生已銷未記帳都屬于不正常的現象。

解決好已銷未記帳問題的主要目的有二：其一是能夠使銷售管理人員從計算機系統中了解商品的準確情況;其二是為盤點做好準備工作，使盤點結果有意義，進銷存帳反映的數據更真實。


一、正常業務流轉：
1、 商品規范化：
利用計算機識別商品，一般是通過掃描設備（手持掃描槍、掃描平臺）掃描商品包裝上的條形碼（商品出廠時注冊的條形碼、通過系統生成的店內碼、電子秤設備打印的條形碼）識別商品�；蛲ㄟ^手工鍵盤錄入商品的編碼（計算機系統使用的商品編碼、廠商條形碼、店內碼、電子秤條碼）識別商品。只有商品的條形碼與商品達到一一對映的關系時，掃描設備才能真正發揮它應有的作用。由于商品流轉環節較多，所有條形碼中只有供貨商提供的廠商條形碼最不容易被認為改變，所以供貨商提供的廠商條形碼最可靠。
但是由于某種原因，廠商條形碼存在一定的問題：其一是兩種或兩種以上的不同商品的包裝使用同一個條形碼;其二是看著十分正規的條形碼不能被掃描設備識別非常困難；其三是商品包裝上根本沒有條形碼。
為了彌補供貨商條碼出現的上述問題，計算機系統根據商品編碼與商品一一對映且不允許重復的特性，產生一個在計算機使用范圍內有店內條形碼---------商品店內碼，將它貼在商品包裝上即可以起到商品與條形碼一一對映的結果。但是在實際商品流轉過程中，想要達到商品與條形碼一一對映的關系，必須嚴格要求商品管理人員正確粘貼，并且保持到商品銷售之前才行。
（1） 基礎數據維護：
商品檔案和條形碼維護時，一般涉及3類商品
a） 完全規范商品（商品與條形碼一一對映）；
b） 不完全規范商品（兩種或兩種以上的不同商品的包裝使用同一個條形碼，系列商品出現的可能性較多）、完全不規范商品（看著十分正規的條形碼不能被掃描設備識別或識別非常困難，條形碼背景制作成熒光色的商品容易出現這類問題；
c） 商品包裝上根本沒有條形碼，針織類商品出現這種情況的較多）。后兩類商品在進行銷售數據統計時，一般都不可能得到真實的商品統計結果。
當商品出現后兩種情況時，一般只有在商品包裝上粘貼店內碼，才能進入完全規范商品行列。
（2） 商品銷售前的數據核對：
為了保證商品屬于完全規范商品，相關部門人員在商品銷售之前對商品進行認真嚴格的檢驗，使所有碼放在貨架上的商品都是完全規范商品。
2、 操作規范化：
（1） 確認商品放置位置和數據與計算機系統錄入一致：
計算機系統在主要作用之一就是可以實時的反映商品的真實情況，然而它是反映的情況真實與否又取決于計算機數據錄入人員，只有錄入的數據與商品流轉情況完全一致，人們才能夠從計算機系統中才能查詢到可靠的商品進銷存數據。例如，商品到了，必須在當天系統日結帳之前完成入庫單的登錄審核工作；將商品從庫房移到柜臺，必須在當天系統日結帳之前完成轉庫單的登錄審核工作；商品損壞了，及時做報損處理。

（2） 規范銷售：
規范銷售包括：商品規范、銷售價格規范、銷售數量規范。
在條件允許的情況下，商品銷售時應該全部掃描設備進行商品銷售，如果沒有掃描設備，必須正確輸入商品編碼或條形碼。極力杜絕收銀員不負責任的銷售行為，例如，雪碧可樂價格相同時按照其中一個銷售，這樣會也許兩種商品的銷售數據和可能產生已銷未記帳;不按照規定進行商品打折；不能打折通過修改數量進行變相打折，這樣會影響此種商品的數量統計。
（3） 日結束和零售記帳工作前完成所有單據錄入審核工作：
日結束工作的開始標志著一天的商品物流和計算機錄入的結束，并對第二天要發生的商品流轉工作進行準備，例如，第二天要開始的日促銷和價格的啟用就是日結束工作完成的。
如果按照以上正常的操作順序完成一天的工作，就不會出現商品銷售后不能正確地反映在計算機各種查詢和報表中，已銷未記帳查詢的結果應該是“查詢沒檢索到記錄”，即所有商品的流傳都可以從計算機中的位置反映出來，從而能夠向財務部門提供準確的財務數據。

二、流傳中的錯誤原因和處理：
（1） 錯誤原因：
由于種種原因，要想達到不出現已銷未記帳似乎很難。其中最主要的原因是商品流轉到容易出現問題的地方，負責該地方的管理人員沒有及時發現問題的地方，負責該地方的管理人員沒有及時發現問題或者工作責任心不強將問題放過去，等到問題在計算機上明顯地看出來，解決問題流轉工作回退到出現問題的地方，解決問題后再按照正常的工作順序將商品做一次正確的物流操作才算完事。如果發生的問題偶然性較強。解決人員考慮不周全，只能將問題發現結果記錄下來，當問題積累到一定程度時，在計算機的已銷未記帳查詢中會查詢到，通過適當的方法按照與實際情況為接近的數據進行調節。這樣的數據肯定會對財務部門的財務數據統計產生一定的影響。
（2） 處理
當發現與正常人規定不一致的問題時，不要只圖一時省事，實際問題出現在哪里，在解決問題時也必然需要參與問題的解決工作，問題不能及時解決，自然會影響所有的工作成果。
三、已銷未記帳原因判斷和解決方法:
產生已銷未記帳的原因實際上就是在《正常業務流轉》中講到的不規范的現象，即商品的進貨渠道和進貨數量與商品的銷售渠道和數量不能完全達到一致的后果。
規范商品的物流應該只有一種情況：



正確物流渠道： 入庫 銷售


一個入口，一個出口。商品入庫單據數量多少與商品實際數量一樣，銷售就會十分順利，既不會出現帳實不一致現象，也不會銷售記不上的現象（既不會已銷未記帳問題）
如果商品規范或操作規范中的任何一個或兩個出現問題，就會導致帳實不一致現象，如果當日銷售數量大于當時庫存數量時，當日零售記帳時，該商品就會出現已銷未記帳，已銷未記帳數量=銷售數量—帳存數量。
當商品不規范時，就會出現下面圖形所示情況。
舉例說明三種錯誤的物流渠道的產生。
錯誤物流渠道：







(1) 兩個入口，一個出口：
商品a和商品b 使用同一個廠商條碼。在商品檔案維護時，將商品a和商品b看成兩個不同的商品進行維護，供貨商條形碼維護到商品a上，入庫時也是分別入庫的，假設入庫時分別入了10個，銷售時由于兩個商品的條形碼是同一個，所以根據條形碼記錄的銷售在計算機系統中自然都記錄到商品a上，當商品a和商品b 銷售數量大于10個以后，當日的零售記帳就會出現錯誤提示：本次銷售記帳有55條記錄有錯誤，請檢查。
（2）一個入中，兩個出口：
商品的條形碼不規范，銷售之前粘貼店內碼時由于工作人員的原因，將部分商品的店內條碼粘貼錯誤，導致一種商品被當作另外一種商品進行銷售，自然也會出現被錯貼商品的已銷未記帳現象。
（3）多個入口，多個出口：
此種現象是前兩種現象綜合的結果。

商品檔案維護中有2種不規范的記錄，商品流轉操作中再存在3種不規范的操作，那么問題出現的可能性和問題現象就會有更多種難于分辨的復雜情況，下面將常見問題可能出現的原因——描述：
1商品不規范導致問題：
（1）兩種或兩種以上商品使用一種廠商條碼：
這種情況一般發生在系列商品。由于供貨商方面的原因，將系列商品中的某兩種或兩種以上的商品只使用一個條形碼，但是在進貨和銷售時，我們又希望將這兩種或兩種以上的商品分別進行入庫和銷售統計，要想達到這個目的，必須將這兩種或兩種以上的商品分別正確粘貼上計算機系統在商品檔案中給第一種商品生成的店內碼，這樣做的結果可以實現將兩個入口，一個出口的錯誤流程糾正一個入口、一個出口的正確流程。
（2）商品的廠商條碼不能識別或者商品沒有廠商條碼：
這種情況一般出現在低檔商品或紡織品上，低檔商品為了減少包裝費用和躲避條形碼注冊費用，通常采用在商品包裝上印制虛假條形碼的方法，使用條碼掃描設備即可檢驗出這部分商品。為了保證這部分商品能夠正確銷售和數據統計，必須將這部分商品正確粘貼上計算機系統在商品檔案中給每一種商品生成的店內碼，使這部分商品按照一個入口、一個出口的正確流程完成商品聽物流操作。
2操作不規范導致問題：
（1）入庫時商品的大包裝數小于商品檔案維護中的大包裝數不一致：
現象：當一種商品存在兩種以上包裝形式時，例如有12，24兩種大包裝形式，在入
庫時如果將24包裝的商品當作12包裝的商品入了1箱后，在銷售了12個以后的商品就會產生已銷未記帳。
解決：將入庫差額部分入庫，補記帳即可。
（2）商品入庫不及時：
現象：商品在柜臺銷售當天，日結記帳之前，還沒有做入庫單錄入審核工作，當日銷售數量如果大于記帳前的柜臺庫存數量，就會產生已銷未記帳。
解決：補齊應該做的入庫單，補記帳即可。
（3）商品做返廠單后商品還在柜臺銷售：
現象：決定做返廠的商品還放在柜臺，又做了返廠單，當日銷售數量如果大于記帳前的柜臺庫存數量時，就會產生已銷未記帳。
解決：補做該商品的入庫單，數量與返廠單一樣，然后再根據商品的真實情況做返廠單，并確保商品從柜臺上按照返廠單中的數量撤下來，最后補記帳即可。
（4）沒有及時做從庫房到柜臺（賣場）的轉庫：
現象：如果商品的存放庫位有庫房和柜臺，將商品從庫房放到柜臺時，為了能夠從計算機系統中反映相映的庫存變化，商品銷售是在柜臺進行的，銷售記帳時從帳上減去的銷售數量減少的是柜臺的庫存數量，由于計算機系統沒有做相映的轉庫單，導致柜臺的實際商品多于帳面數量，在當日銷售數量如果大于記帳前的柜臺庫存數量時，就會產生已銷未記帳。
解決：補做轉庫單，然后補記帳。
（5）商品入庫時的進貨部門與商品檔案維護中的所屬部門不一致：
現象：商品所屬庫位和歸屬部門分別在入庫單錄入的進貨部門和存放單位，商品檔案維護中的所屬部門進行記錄，在零售記帳時，商品是受商品檔案中的所屬部門控制管理的，當商品入庫時的歸屬部門與商品檔案維護中不一致的，也會導致已銷未記帳。
解決：將錯誤的歸屬部門的入庫單返廠，然后以正確的歸屬部門做入庫，最后補記帳。
（6）不使用掃描設備進行商品銷售：
現象：商品在銷售時必須使用掃描設備才能避免人為錄入問題。當收銀員根據個人印象錄入或圖一時省事將同價格的近似商品當成一種商品銷售，在當日銷售數量如果大于記帳前的柜臺庫存數量時，就會產生已銷未記帳。
解決：由于這種現象屬于人為因素導致，隨機性較強，沒有規律可尋，所以除了讓收銀員以后規范操作外，對出現的已銷未記帳只能通過盤點進行商品的庫存調整。
（7）稱重商品重量誤差：
現象：為了不讓銷售商在進貨方面引起爭議，在進稱重商品時，一般供貨商都會多給銷售商一些，用于禰補銷售商在銷售過程中商品的損耗。這樣就會出現商品的實際入庫數量大于商品的帳存數量，當多出帳存數量的稱重商品銷售出去，就會產生與入庫數量相比較小數量的已銷未記帳。
解決：這種問題出現的已銷未記帳屬于可以理解的，只需要按照已銷未記帳數量進行入庫，特別注意供貨單位錄入是供貨商，（這樣錄入需要給供貨商結款），還是另行虛設（這樣錄入不需要給供貨商結款），由銷售商自己決定。然后補記帳即可。
（8）店內碼錯貼導致商品串賣：
現象：當商品串賣數量與被串賣數量之和大于被串賣商品當日日結記帳前的帳存時，被串商品就會出現已銷未記帳。
解決：對于理貨人員在粘貼店內碼時不認真的情況，只能通過加強其工作管理，及時將沒有銷售出去的錯誤糾正，由于不正確錯誤數量，對出現的已銷未記帳只能通過盤點進行商品的庫存調整。
(9)商品退貨數量大于銷售數量：
現象：這咱情況一般 出現在由別的系統轉到我公司系統后的初期,在我公司系統上去做以前系統銷售的退貨,在某商品聽退貨數量大于使用我公司系統銷售該商品總數量的情況下,當日記帳后在已銷未記帳中就會出現已銷未記帳數量為負數的記錄。
解決：非本系統銷售的商品，不要從本系統進行退貨處理，對已經做了退貨處理的商品，先進行同樣數量的銷售。在當日記帳時如果銷售數量小于帳存數量時，該銷售可以正常記帳，然后補記出現已銷未記帳為負數日期的帳；在當日記帳時如果銷售數量大于帳存數量時，會出現已銷未記帳為正數的記錄，此時帳存一定為0， 這時接著補記出現已銷未記帳為負數日期的帳，此時帳存又有了，反復補記已銷未記帳為正數和負數兩個日期的帳，直到所有已銷未記帳記錄都沒有為止。
四、盤點前對已銷未記帳的處理意見
對于不能正確找出原因的商品出現的已銷未記帳，盤點之前必須對已銷未記帳進行特別處理，然后再進行盤點工作，這樣就可以保證盤點記帳后所有商品的帳實變為一致的。
對于用戶已經肯定不可能解決的已銷未記帳，有兩種處理方法：
1等到盤點后繼續解決：
盤點記帳后，不要補記盤點生成帳存日期以前的已銷未記帳，等到找到問題原因并解決使出現已銷未記帳商品的當前庫存數量大于等于盤點的沒有解決的已銷未記帳數量后，一次補記解決。然后通過第二次盤點將庫存成本調整正確。這樣做可以根本上查出已銷未記帳的產生原因。
2認為是死帳，以后不準再處理：
由于已銷未記帳的存在，使本應該能夠正確記帳的商品庫存和成本及時減少，導致在進銷存報表中不能體現商品流轉結果，在盤點記帳后，存在已銷未記帳的商品進行了調整，達到帳實一致，成本也根據盤點盈虧進行了調整，即此時的成本已經是除了已銷未記帳部分外的真實成本，當再進行補記盤點前已銷未記帳后，將盤點后的正確成本減少了，如果不能象第一種情況那樣一次性解決完已銷未記帳，補記帳的結果只能是錯上加錯。
為了今后防止由于操作失誤，最好按照已經發生的已銷未記帳數量進行特別入庫，然后做補記帳處理，這樣可以保證一次性解決完所有的已銷未記帳問題，由于是通過入庫增加的成本與補記已銷未記帳減少的成本是相等的，所以對盤點記帳后正確的成本不會有絲毫影響。