3、訂單系統（HOPESM系統）與使用時機：
一、總公司訂單（代號H）：
總公司使用之訂單，主要用于新品第一次訂貨、印花商品及一次性切貨商品之訂貨。
二、電腦訂單（代號O）：
分店使用之主要訂單，由電腦系統自動產生建議訂貨量與建議到貨日期，主要使用于新品第二次以后訂貨與正常商品訂貨。
三、日配訂單（代號P）：
分店使用之訂單，主要用于生鮮面銷商品及雜貨日配商品，保質期短且每日配送正常商品之訂貨。
四、緊急訂單（代號E）：
分店使用之訂單，主要用于大宗、團購、瞬間大量需求商品或非電腦訂單行程中發生可能缺貨商品之追加補單。
五、特殊訂單（代號S）：
分店使用之訂單，主要用于服飾、書籍、音像制品、鞋、香煙、特殊季節、節慶商品（如年節飾品）等不適合以電腦及日配訂單方式訂貨的正常商品。
六、促銷訂單(代號M)：
主要用于快報商品(促銷商品)之訂貨。
七、其它訂單：
區內轉貨訂單：分店使用之訂單，主要使用于同一區內分店之間轉貨（如華東區各分店之間的轉貨）。
區間轉貨訂單：分店使用之訂單，主要使用于不同區分店之間的轉貨（如華東區xx店與華北區xx店兩店間的轉貨）。
4、訂貨作業流程：
訂貨作業分為訂單制作、訂單確認與催單和到貨確認三階段。
5、訂單制作流程：
一、總公司訂單（H）：
（一）使用時機：新品與印花商品之訂貨由采購人員下總公司訂單，分店課長可從S106總公司下單明細報表了解采購為分店下單的情況。
（二）課長必須確認下單數量與到貨日期符合分店之需求。
（三）若分店認為采購下單量或到貨時間異常，應立即聯系采購，了解情況，及時修正。未得采購同意，分店不得擅自修改總公司訂單之訂貨量與到貨日期，更不得自行刪單。
二、電腦訂單（O）：
（一）使用時機：分店使用主要訂單，由電腦系統自動產生建議訂貨量與建議到貨時間，主要使用于新品第二次以后訂貨與正常商品之訂貨（生鮮面銷商品與少數特殊商品除外）。
（二）課長閱讀S151訂貨參考報表，確認電腦建議訂購量與到貨日期（原則上不做修改）；若有修改需在報表上注明修改原因，然后按規定簽注姓名、日期與時間后交經理檢查簽字，再交給物流管理部（課長必須在下午14時前將S151報表交物流管理部）。物流管理部課長檢查各課的S151報表，審核課長下單量與到貨日期是否合理。若合理，簽字后由組員下電腦訂單。若修改數量與到貨日不合理，則與課長、經理溝通修改的原因并探討最合理之處理方法，確認后簽字交組員下電腦訂單。
（三）電腦下單流程：
訂單→電腦訂單→廠編→Home→預定到貨日期→PageDown→修改數量（如需增加品項按Insert→增加數量→Ctrl+F6兩下）。
（四）下單注意事項：
1、查看商品是否有待收訂單，根據需要刪除或修改待收訂單。
2、日均銷量是否準確，有無季節、類似商品促銷等影響因素。
3、注意備注欄的商品促銷檔期。
4、控制前七后八的訂貨量。
5、供應商的最低送貨量（MOC）。
三、日配訂單（P）：
（一）課長在S152日配訂單訂貨報表上填寫目測庫存、訂購數量、交貨日期，下午14：00前簽名后交物流管理部KEY IN并確認到貨日期。
（二）電腦下單流程：
訂單→新日配訂單輸入→廠編→Home→輸入預定收貨日期→PageDown→輸入訂購數量→Ctrl+F6兩下→訂單號碼產生→訂單立即傳真。
四、緊急訂單（E）：
（一）使用時機：主要用于大宗、團購、瞬間大量需求商品或非電腦訂單行程中可能缺貨商品之追加補單。
電腦下單流程：
訂單→緊急訂單→輸入廠商編號→預定到貨日期→PageDown→輸入貨號→輸入訂購量→Ctrl+F6兩下→訂單號碼產生→訂單立即傳真。
（二）下單注意事項：
1、大宗、團購訂貨必須根據有店總簽字的大宗訂單方可確認下單。
2、業代將大宗單交與物流管理部，物流管理部接單后立即下緊急訂單。
3、輸入電腦后，訂單即自動生成，電腦立即自動傳真訂單。物流管理部需立即與供應商確認訂單與到貨時間，然后在大宗訂單上（黃聯）簽上姓名、時間與日期。
五、特殊訂單（S）：
（一）使用時機：主要用于服飾、音像、書籍、鞋、香煙、特殊季節、節慶商品（如年節飾品）等不適合以電腦及日配訂單方式訂貨的正常商品。
（二）電腦下單流程：
訂單→分店訂單→輸入廠編→輸入預定收貨日期→PageDown→輸入貨號→輸入數量→Ctrl+F6兩下→訂單號碼產生。
（三）下單注意事項：
1、此商品的日均銷量、最小訂購量與送貨行程。
2、大家電、書籍、音像制品、服飾、鞋、香煙等特殊商品須檢查該廠編所有商品。
3、特殊訂單根據需要可修改其數量與到貨日期。
六、分店促銷訂單（M）：
（一）使用時機：主要用于印花（第二次下單）、快報商品的訂貨。
（二）電腦下單流程：訂單→分店訂單→輸入廠編→促銷檔期→輸入預定收貨日期→PageDown→輸入貨號→輸入數量→Ctrl+F6兩下→訂單號碼產生。
（三）下單注意事項：
1、根據每檔促銷商品的預計銷售數量先下百分之五十訂單。
2、促銷商品上檔后，課長每日須根據銷售情況及時補單，物流管理部須在下午2點以前傳真至供應商并確認。
3、促銷訂單根據銷售情況只可修改數量，不可修改日期。
七、分店間轉入/轉出訂單：
（一）區內轉貨：詳見區內分店轉貨作業規范。
（二）區間轉貨：詳見跨區分店轉貨作業規范。
6：訂單確認與催單流程：
一、通過電腦檢查“訂單傳真狀況”：
（一）根據S191所有傳真列示報表，將所有的失敗訂單手傳給供應商。
（二）電腦作業流程：
訂單→訂單傳真狀況→選中失敗訂單按F2列印訂單手傳給供應商→在S191報表上記錄供應商是否收到訂單，并簽字。
二、通過報表檢查確認訂單及催單：
（一）使用S170可能缺貨報表：
物流管理部催單時注意先催加★品項（加★表示暢銷商品），再催其他品項，并將與供應商聯系的催單情況注明于報表上，然后簽上姓名、日期和時間。
（二）使用S133促銷商品銷售趨勢分析報表：
1、物流管理部必須每日與供應商確認S133報表上待收訂單的到貨時間，并將催單情況記錄于報表上，確保檔期促銷商品不缺貨，并將檔期內最后一份S133報表存檔。
2、催單注意事項：
（1）無論供應商提前或延后送貨，只要訂單上注明促銷檔期即是促銷訂單，均可享受促銷進價。
（2）促銷訂單不可以修改預定到貨日期，以免超出檔期時間，故只宜修改訂購量。
（三）使用S146促銷商品計劃報表：
1、每檔上檔前21天之S146報表會列印下一檔促銷商品，分店課長可藉此報表了解下一檔促銷品項。
2、物流管理部應于上檔前7天逐一確認所有促銷商品待收訂單的到貨情況，確保上檔當日有足夠的陳列量。物流管理部需將催單情況寫明于S146 報表上并簽姓名、日期與時間。若上檔前二天（周一）促銷商品還未到貨，立即匯總“郵報商品到貨異常匯總表”至采購處與營運處，請求協助解決，并跟蹤處理結果，及時反饋給課長、經理及店總。
（四）使用S158遲交訂單明細報表：
1、課長每日閱讀此報表，超過預定收貨日7天之訂單要做刪除處理，同時決定是否需要修改其他訂單之訂購量或預定到貨日期，并注明于本報表上，簽字后交物流管理部。
2、物流管理部與供應商確認訂單遲交原因，若需修改訂單，則與供應商確認并催其盡快送貨，然后將催單情況詳細記錄于S158報表上。
3、電腦修改訂單流程：
訂單→分店訂單→End→輸入訂單號碼→Home→Enter→送貨日期(修改日期)→PageDown→增加貨號或修改數量→Ctrl+F6兩下→訂單立即傳真。
4、注意事項：
刪除或修改訂單時必須先與供應商聯系，確認預定商品是否已送出，再做修改或刪除動作；狀態“6”、“8”商品之待收訂單可直接刪除。
三、大宗訂單的確認：
（一）大宗訂貨必須及時下緊急訂單，并立即與供應商確認到貨時間，到貨后立即通知業代及相關課長。
（二）流程：
業代→營運課長→經理→店總→在大宗單簽名→留下復印件→黃聯交相關課別→下單（如需下單）→催單→到貨→通知業代、課長。
6、訂單到貨確認流程：
一、經理與課長每日根據S103當日收貨明細報表與營運課收貨檢查表檢查商品到貨情況（詳見“收貨作業規范”）：
（一）品質（保質期）是否符合收貨標準。（參考保質期收貨標準表）
（二）商品品項是否齊全。（訂購品項須送齊）
（三）商品的訂購量與實際到貨量是否一致。（超出訂購量部分拒收，低于訂購量70%視為短交）。
（四）商品的到貨日期是否準時。（預定收貨日前后一天到貨視為準時）。
二、發現異常狀況，應及時聯系供應商了解原因，并作相應處理：
（一）若發現品質（保質期）不符合收貨標準，課長立即通知倉管課，及時匯報經理、店總并追究收貨人責任。
（二）商品品項：若短交品項長期無貨，建議采購改狀態。
（三）商品的訂購量與實際到貨量不符：若確認此商品無貨，立即通知采購處協助解決。
（四）商品的到貨日期延遲：聯系供應商了解原因，匯總經常遲交之供應商至營運處與采購處，請求協助處理。
三、若供應商促銷商品訂單不送貨：
（一）物流管理部查明原因：
1、此促銷商品的進貨量若高于采購建檔的供貨量，則刪除待收訂單。
2、此促銷商品的進貨量低于采購建檔的供貨量，則物流管理部按照此促銷訂單的品項、數量、再追加一張正常訂單，其品項及數量應與促銷商品訂單一致。
（二）檔期結束后，物流管理部根據催單情況匯總促銷商品供應商不送貨訂單，以其相對應的正常訂單明細交至倉管課，倉管課在收貨時，對照此表進行收貨。
（三）倉管課在正常訂單收貨后發現有與其相對應的促銷訂單時，做“A”單更正。
四、若供應商促銷商品訂單短交：
（一）供應商未按照促銷訂單的下單量送貨，倉管課暫不做電腦輸入動作，同時填寫供應商促銷訂單送貨數量異常匯總表交至物流管理部。
（二）物流管理部收到倉管課的供應商訂單匯總表后，應與相關課的課長確定此商品是否還需下單：
如需下單：下正常訂單補足短交量，同時填寫促銷訂單收貨明細表交倉管課收貨備查，認記號改單。
如不需下單：物流管理部通知倉管課將此促銷訂單電腦輸入動作。
（三）對倉管課未輸入電腦的訂單中的商品，營運部門如出現負庫存，請課長暫不做庫存調整，等供應商的正常送貨量滿足了促銷訂單所要求的訂購量后，由倉管課對促銷訂單直接做電腦輸入動作。
7、使用表單：
一、S106總公司下單明細報表。
二、S151電腦訂貨報表。
三、S152日配訂單訂貨報表
四、S170可能缺貨明細報表。
五、S133促銷商品銷售分析報表。
六、S146促銷商品計劃報表。
七、S158遲交訂單明細報表。
八、S191傳真列示報表。
九、S103當日收貨明細報表。
來源：聯商網06年第7期零售雜志 轉載請注明出處！
