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　　一、品類管理：新軟件幫助零售業主管理香煙存貨

　　作者：Bill Donahue

　　您有信心把公司里最重要的現貨類別送出去管理嗎？要是因此而能夠避免庫存過多（excess inventory）平均每店節省5000美元，并還能維持（或增加）目前銷售量的話，我想你會這么做的。香煙存貨問題就不再困擾Shop Quik Inc.公司管理人員了。Shop Quik是C.A. Lessing Oil Co.的子公司，目前擁有六家連鎖，今年初他們將管理香煙存貨這個責任轉到別人手上了。公司副總裁Mikal “Mike” Sabatine說，這么做他感到非常放心——盡管香煙一向占據公司內部銷售額（inside sales）的一半還多。

　　“拿五月份為例，煙草是我們全部營業額的51%，所以我們必須對店內這個流通量大的種類給予最高重視，”Sabastine說。“我們既不想看到商品斷檔，又不想存放過多香煙。不過現在這兩個問題都得到了解決。”

　　Shop Quik新結識了一個好幫手，一種能夠遙控管理香煙類別，并不再讓分店經理負責定貨的新技術。所有的分店經理現在需要做的就是清點他們的現有存貨，登錄到一個專門的分店（store-specific）網頁，輸入口令，錄入現有存貨數量，就萬事大吉了！定單已經完成并在路上了，經理無須審核商品流通速度報告，無須做季節調整，也更不用再狂呼供貨商趕緊送來幾箱萬寶路救急！就這樣輕輕松松的，Shop Quik連鎖已經從降低存貨成本和缺貨問題上實現了最大的節約！

　　在2002年初，Shop Quik先是在一家分店里試驗了這種新的存貨管理軟件。不到三個月，這家店從存貨上節約了將近3000美元。現在所有的連鎖店都依靠這個新系統的幫忙來管理香煙類別。Sabatine認為，他的每家連鎖店很快就可以從降低香煙存貨上節約5000美元了。

　　利用技術手段來更好的管理煙草商品并不是一件新鮮事，但零售業主從沒有像現在這樣對其實施“放手管理”（hands-off approach）——至少沒有現在這樣大膽自信。盡管被Wawa和Sheetz兩大煙草零售商夾擊，Shop Quik的香煙銷售量卻一直保持穩定。

　　培養問責性（fostering accountability）

　　在發現這種最新的存貨管理方式前，Shop Quik最初還研制了一套軟件，用于管理店內單品（SKU）的數量。但Sabatine說，舊系統需要做更多的輸入和資料獲取工作（input and data capture），這對店內工作人員來說有點負擔。他表示，新系統簡單、容易操作，它使員工更有問責性（accountable），他希望除了降低持有成本（carrying costs）外，新系統還能夠帶來其它方面的益處。

　　“任何需要額外努力才能運作的事物通常都會被晾在一邊（back burner），這就是我們繼續研究新系統的原因之一，”他說。“當你被指定負責交代存貨時，你就會變得更有責任感。現在我能夠給員工提供信息，準確的告訴他們目前存貨的情況。當員工一看到存貨數量下降時，他們就會更清醒的認識到，我們對該品類的核查是多么仔細。我希望，由此能夠降低店內行竊事件（in-store theft）的發生。”

　　Sabatine說，每次店家需要傳送香煙存貨時所做的維護與管理工作只需花20分鐘左右。事實上，有些沒有接入互聯網的分店經理可以在家發送香煙定單，因為這個過程很快。但Sabatine說，其實這套系統是多功能的，它也可以處理非網上定單。要是經理們的店子和家里都沒有互聯網設備的話，賣方還接受傳真定單，或者與批發商攜手（wholesalers）分享資料。這套系統還有一個重要的作用，那就是如果經理剛好無暇處理定貨事宜，可以指派店內任一負責清點存貨的員工來下定單。

　　系統采用滾動基數（rolling base）來確定每樣香煙單品（SKU）的最佳存貨量。這套可供賣主做個性化設置的軟件，是根據所有相關的參數來計算單品基數的，包括歷史銷售額、存貨周轉率、縮水、季節因素和交貨周期，以及像區域盛事或節日等能夠帶動交易突增（incremental traffic）的非常規因素。每過8到10周，那些賣得慢或賣不動的商品（slow movers and non-movers）就會被系統淘汰，每家店鋪還會接到一份電話通知，提醒他們店里某某品牌的香煙斷檔了。

　　“我們的目的是管理存貨，現在則有了這樣做的財務考慮，”他說。“而且，雖然我們把存貨管理功能放了出去，我們仍然可以控制每家店賣什么商品。在我們公司每一個商業零售點，我們都能夠說，要是一位忠實的煙客想抽Lucky Strikes香煙，我們就能給拿出Lucky Strikes。”

　　六種程度的準備工作（six degrees of preparation）

　　技術促進了經營，并克服了店內職員工作方面的不足。Sabatine說，這一點在他的連鎖店控制煙草商品方面同樣明顯。

　　“六家不同的分店，經理們就有六種不同的性格和六種不同的工作能力，”Sabatine說。“這套系統則是根據那位能力最弱的經理來設置的，有點像量身定做的東西。我們既有即時的買家，也有老主顧。這照顧了雙方，又保持了平衡。”

　　Sabatine認為，安裝這套系統的成本很低，尤其是考慮到它能帶來的回報。成本包括一次性的安裝和培訓費，每年125美元的專利費（licensing fee），和每周一次根據連鎖店所售單品數量而變化的費用，雖然單看的確不是個小數目，零售業主不可能一周內就看到成本回籠，但大部分都會在幾個月內實現質的節約。Sabatine還知道另外一位在更多分店使用了這套系統的零售商。在五個月內，他們有九家分店從調整香煙存貨上節約了近6萬美元，同時還幾乎100%的滿足了顧客們的品牌和庫存需求。

　　“我們在Saylorsburg的分店安裝了這套系統后，分店經理和我一坐下來，就看到批發商給我們發來的收貨通知上說，第一批包括57箱香煙，”Sabatine說。“在很短的時間內，我們那家分店的存貨就降低了25%，并且目前尚有改進的空間。”

　　“我們從中還看到了一個好處，那就是它能大大節約分店經理的時間，”Sabatine說。“比如我們經常聽說這樣的糟糕情況：在下一次送貨前，萬寶路香煙斷檔了，你不得不沖到另一家店拿幾箱貨來救急。而我們現在就可以快速發單定貨，每周只需一到兩次，分店經理方面不需要為此費任何腦筋（no brainwork），當然我不是貶低我們的工作人員——事實上他們有比做煩瑣的文書工作更重要的事情。我們只不過托付別人來確保店內工作處于有序狀態。”

　　二 捕蝦業者引導了先進的煙草管理方法

　　作者：Dexter Van Zile

　　如果德州Texaco Food Marts食品公司的業主和經營者Wright Gore碰巧沒有擁有在Freeport的Western Seafood蝦產品加工廠的話，他也許永遠不會靈光閃現，發現改變了幾千家便利店管理香煙存貨的辦法。

　　Gore知道，在每次輪班時統計幾千包香煙，并讓兩個員工就貨物的正確數量達成一致要花費很多時間。他意識到，如果用自己兩家店里安裝的專用計重稱（overhead scales）來監控香煙存貨的話，他可以每天為店員們節省兩個小時。

　　“對店員們來說，這套系統可真讓他們省心，”Gore說。“你只需在值班前和值班結束時記一下貨架上的香煙數目，然后再把數目變化與營業額對比就可以了。”Gore是在與一家銷售海產品加工機專用電子秤（scales to seafood processors）的冰島公司銷售代表談話時構思出這個設想的。

　　Gore自己用過這種電子秤——在蝦類加工廠里監控產量時它十分精確。Gore覺得只要稍加改造就可以把它用到便利店去。

　　原理很簡單。這套專門訂做（custom-made）的電子秤負責監測香煙貨架的重量，并由此確定每個貨架上香煙的盒數。Gore最初把這種電子秤安裝到便利店時，他先稱了一下空貨架，確定其皮重（tare weight）。然后他再把貨架上擺滿香煙。每擺滿一個貨架，電子秤就讀出重量，數出香煙盒數。Gore用這些數字來計算出每包煙的平均重量。盡管幾包煙和100包煙的重量有一些誤差，但要是擴大到1200包以上的范圍里，這些微小的誤差就可忽略不計。

　　一旦夠了一包香煙的平均重量，數據就會自動登錄到電子秤的儲存器中，只有某個被指定的員工才可以調整這個數字。然后，Gore用平均數來預先（on an ongoing basis）計算貨架上所有的香煙包數。一旦貨架上拿出或添加上了新的香煙，電子秤會精確的將這一變化反映在電子讀出裝置（electronic readout）上。

　　每次換班和早上分店經理補充過香煙貨架后，Gore就打印出電子讀出單。然后再把這些信息和各分店柜臺掃描的資料相比較。

　　“就按每天銷售200包煙吧，”Gore解釋說。“電子秤指數應該是營業日開始時為1100包，結束時為900包。這樣的電子秤既防止雇員們作假，又能幫他們節省了時間。花3500美元安裝這套系統，不但提高了工作效率，還減少了存貨縮水 (inventory shrinkage)，的確很值得。”

　　不過，這種電子秤不能用來稱量非香煙類煙草制品，比如嚼煙。但Gore說，由于其它類別的煙草制品只占香煙存貨的一小部分，統計這些商品的數量太容易了。

　　“不管處在哪個年齡，要數1200或1300包煙都是件令人厭倦的事，”Gore說。“貨架上放有價值四五千美元的香煙，我認為它應該和現金抽屜受到同樣的重視。”