Argos商店和供應(yīng)鏈體系一直處于行業(yè)領(lǐng)先，但在公司總部，它的每日財(cái)務(wù)運(yùn)作用公司的話來(lái)說(shuō)就是“一團(tuán)糟”。一個(gè)新的應(yīng)付帳款解決方案改變了一切。


    去年阿格斯公司（Argos）聘請(qǐng)了兩名員工（相當(dāng)于一個(gè)半全職員工）專(zhuān)門(mén)接電話，向發(fā)怒的非商品供應(yīng)商們解釋為什么他們還沒(méi)收到應(yīng)付帳款。非商品應(yīng)付帳款（non-merchandise payable, NMP）部門(mén)被堆積如山的文書(shū)和縮微膠片包圍著，這是一個(gè)大約三萬(wàn)三千個(gè)供應(yīng)商的龐大數(shù)據(jù)庫(kù)。繁重的工作，加上供應(yīng)商憤怒的質(zhì)問(wèn)常常使員工委屈得直掉眼淚，因而總有人辭職不干。

現(xiàn)在，局面完全變化了。龐大的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)優(yōu)化為5千家優(yōu)選供應(yīng)商，于是來(lái)自供應(yīng)商的電話幾乎減半，隨著應(yīng)付帳款系統(tǒng)的日益磨合，問(wèn)詢電話還將繼續(xù)減少。另外，該部門(mén)首次出現(xiàn)穩(wěn)定的人力資源。

“兩年前，我們的所有系統(tǒng)都是人工方式，”負(fù)責(zé)阿格斯中央財(cái)務(wù)的管理員Sharon Bessell說(shuō)。“代碼幾乎就是猜謎語(yǔ)，文件經(jīng)常丟失，批準(zhǔn)發(fā)票要等上幾個(gè)星期。”

Bessell接受了一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，就是找一套可靠的軟件。最初入選的有16家軟件供應(yīng)商，接著篩選到3家，最終選中了來(lái)自SoftCo的預(yù)約軟件，它能連接現(xiàn)有的Lawson帳戶系統(tǒng)，還能自動(dòng)將經(jīng)過(guò)掃描的發(fā)票帶入批準(zhǔn)程序以及付款階段。

系統(tǒng)還有有一項(xiàng)功能，如果指定簽字人沒(méi)能立刻簽發(fā)票，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把面額超過(guò)一定價(jià)值的發(fā)票轉(zhuǎn)送到更高一級(jí)負(fù)責(zé)人處。另外，系統(tǒng)根據(jù)一些關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI）幫助NMP部門(mén)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行排序，把總共三萬(wàn)三千個(gè)供應(yīng)商降低到現(xiàn)有的一萬(wàn)一千個(gè)，最終目標(biāo)是確定四到五千個(gè)重要合作伙伴。

“2005年5月我們開(kāi)始的，”Bessell說(shuō)，“那時(shí)促成這件事的主要?jiǎng)恿κ枪?jié)約成本。我們之所以開(kāi)展這個(gè)項(xiàng)目是因?yàn)檫@樣我們可以節(jié)約兩名職員，而且在兩年半后就能見(jiàn)到收益。就這件事來(lái)說(shuō)，不到十八個(gè)月，我們就減少了八名臨時(shí)職工，今年夏天就開(kāi)始看到回報(bào)了。此外，系統(tǒng)使我們部門(mén)能夠接受更多工作，而各級(jí)預(yù)算持有人也節(jié)約了簽發(fā)時(shí)間。”

還有一點(diǎn)同樣重要，阿格斯現(xiàn)在有資格討價(jià)還價(jià)了，75%的NMP發(fā)票都能得到按時(shí)付款折扣，而以前只有28%。“過(guò)去，我們根本沒(méi)有資本與供應(yīng)商談判按時(shí)支付折扣，”Sharon Bessell承認(rèn)，“因?yàn)槲覀冎栏静豢赡馨磿r(shí)支付，更有可能的是因?yàn)檠悠谥Ц睹媾R罰金。”

除了供應(yīng)商的催款電話減少了47%外，投訴信和內(nèi)部電話問(wèn)詢也分別降低了36%和38%。“現(xiàn)在供應(yīng)商來(lái)電話大部分會(huì)說(shuō)‘我知道你們會(huì)按時(shí)付款的，但我老板要我來(lái)核對(duì)一下……’種類(lèi)，”Bessell說(shuō)。“因此，隨著供應(yīng)商對(duì)我們現(xiàn)在的快速支付越來(lái)越習(xí)慣，電話會(huì)更少。”

現(xiàn)在，一張發(fā)票的支付時(shí)間很可能在三天之內(nèi)——雖然事實(shí)上很少有發(fā)票這么快速支付的！發(fā)票要么以電子方式簽收，要么掃描憑條，圖象和相關(guān)報(bào)告、批準(zhǔn)工具都能與原有的Lawson系統(tǒng)統(tǒng)一。

    “以前我們的確是IT照不到的地方，”Sharon Bessell說(shuō)。“阿格斯公司在商品、零售運(yùn)作方面的IT投資不菲，但我們這個(gè)部門(mén)嚴(yán)重落后，正是在業(yè)務(wù)不景氣時(shí)必須節(jié)約行政管理開(kāi)支，這才使公司注重改善一團(tuán)糟的NMP運(yùn)作。”

    SoftCo系統(tǒng)不僅幫助節(jié)約了這些成本，還降低了人工處理可能存在的失誤，改善了報(bào)告、提高了中央管理。就如Bessell所說(shuō)的：“現(xiàn)在都有可能把支付發(fā)票的速度提高一倍了。”