Associated Food Stores的采購方式從紙筆運(yùn)算直接過渡到以利潤為目的的電腦化分析。
Glen Ferguson是一名庫存專家。當(dāng)鹽湖城的Associated Food Stores合并其庫存業(yè)務(wù)時， Ferguson作為庫存管理總監(jiān)，被授命將四個分離的倉庫的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換成在鹽湖城的100萬平方英尺的Farr West設(shè)施。
去年12月他到蒙大拿州比林斯市的時候，必須非常謹(jǐn)慎，既要維持老倉庫的足夠庫存以服務(wù)當(dāng)?shù)氐牧闶凵炭蛻簦忠谛聜}庫開始運(yùn)作之前給它備足貨。
到最后轉(zhuǎn)換的時候，在比林斯的倉庫的庫存離Ferguson最初的估計只差8.5萬美元，這對于一個以前的平均庫存量為6000萬美元的配送中心（DC）來說是相當(dāng)不錯的成績。
他回想起來說：“我們居然離最初的估計這么近，這讓我害怕。”
Ferguson成功的秘密部分來自亞利桑那州斯科特思德的JDA軟件公司的Advanced Warehouse Replenishment（先進(jìn)的倉庫補(bǔ)貨）軟件工具。但是他沒有以傳統(tǒng)的方式來使用這一工具。
他說：“該系統(tǒng)內(nèi)有一些稱為‘保存期限’的觸發(fā)程序，用于易腐商品，防止它們存放的時間過長。我使用這些觸發(fā)程序來管理老倉庫的庫存水平，對系統(tǒng)進(jìn)行配置使它能向我發(fā)出警告，警告的間隔時間越來越短，因為我們還得為老倉庫補(bǔ)貨，但我不想補(bǔ)到系統(tǒng)要求我做到的最大極限。”
Ferguson能如此熟練地使用補(bǔ)貨工具并對它進(jìn)行調(diào)整以符合自己的需要，這并不奇怪。他從1996年此工具第一次安裝起就使用它，現(xiàn)在正升級為一個用戶圖形界面的客戶機(jī)-服務(wù)器系統(tǒng)。
部署這個系統(tǒng)并不容易，在采用該系統(tǒng)之前，Associated的一些采購員不愿意改變，他們使用鉛筆和計算機(jī)已經(jīng)30年了。而另一方面， Associated的倉庫業(yè)務(wù)一團(tuán)糟，因此，作為企業(yè)再造計劃的一個內(nèi)容，公司的采購功能需要集中化和自動化。
Ferguson說：“有許多低效率的地方。我們的供貨商也在向其它主要連鎖供貨。我們不能真正履行職責(zé)，因為顧客和廣告群體都支離破碎。我們的首席執(zhí)行官很有遠(yuǎn)見，他明白我們不只是要合并鹽湖城的Associated Food Stores，而是整個倉庫業(yè)務(wù)合并且獨立出來。”
該倉庫補(bǔ)貨系統(tǒng)的作用
該倉庫補(bǔ)貨系統(tǒng)一開始是由E3公司開發(fā)的，后來E3被JDA收購。該系統(tǒng)能幫助采購員準(zhǔn)確預(yù)測需求、訂單及穩(wěn)定的訂單模式。客戶不用再花時間輸入和計算訂單，可以集中精力在更能生成利潤的活動商，按最經(jīng)濟(jì)的訂單周期采購、計劃和實施促銷等等。
使用該系統(tǒng)的“訂單政策分析”，Associated的采購員可以確定（能實現(xiàn)最大利潤的，而非最低成本或最高收入的）向供貨商采購的頻率。采購商品的周期不再是固定的（譬如說每周），而是讓采購員通過考慮持有成本、服務(wù)水平目標(biāo)、預(yù)測、打折、采購價、銷售價等因素來決定實現(xiàn)最大利潤的訂單周期。
Ferguson說：“用簡單的語言說就是，這個系統(tǒng)每個晚上都在看著每一個供貨商和每一種商品。通過整晚的批處理，它將根據(jù)交付周期、安全庫存及采購周期等條件來決定是否到向某個供貨商采購的時候。采購員第二天早上來上班的時候，等他登錄系統(tǒng)之后，系統(tǒng)就會給他一個要執(zhí)行的任務(wù)層次。”
采購員首先要處理Short Ships—AFS的到期訂單，而供貨商還無法交貨。這些訂單必須從系統(tǒng)刪除，以便采購員重新計算并向另一供貨商或在另一時間重新采購。
然后是處理遲下的采購訂單----到期該下的采購訂單。
Ferguson 說：“系統(tǒng)會說‘如果我們不采購這些單子，不在今天下這些采購訂單，會危及這些供貨商的服務(wù)水平。采購員的責(zé)任不僅僅是接受這些建議，而是要驗證這些訂單是否真的要下。換句話說，一定要對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，并確認(rèn)系統(tǒng)用來計算這些訂單的信息是正確的。一旦他們做完審核評估之后，他們就必須接受這些訂單。”
系統(tǒng)還依靠一系列的核查與制衡來警告采購員及配送人員其它事情。例如，某供貨商也許沒有到期，但它提供的某些商品也許到期了。這種情況下，服務(wù)水平不會設(shè)定為“危險”，但采購員可能須采取馬上行動。
Ferguson說：“假設(shè)某供貨商的油炸豆缺貨。我把該供貨商的油炸豆減掉，重新計算，而系統(tǒng)依然沒有指示該供貨商到期，因為該供貨商的服務(wù)水平?jīng)]有受到威脅。但是，由于該商品的服務(wù)水平已經(jīng)受到威脅，我將會有一個所謂的‘訂單點核查’，如果采購員不能接受該商品的缺貨，他可以向該供貨商下單，而該供貨商的其它商品可能庫存過多。這是由采購員根據(jù)該商品的缺貨危急程度而做出的判斷。系統(tǒng)在識別這些意外情況上做得不錯。”
新DC心態(tài)
Ferguson說，該系統(tǒng)的美妙之處在于它讓AFS可以從一種舊世界的“倉庫心態(tài)”轉(zhuǎn)到一種新世界的“DC心態(tài)”。他說：“倉庫心態(tài)是貨堆得越多越好，而DC心態(tài)則是庫存剛剛可以及時供應(yīng)。10年前，我們企業(yè)再造之前，我們就是往倉庫堆產(chǎn)品。如果倉庫不夠大，我們?nèi)プ馔饷娴模覀冞會采購庫存。到了年底，就會有寶潔公司之類的人走到這里說‘我在中西部有兩倉庫滿滿的Crisco酥油，我們要把這批庫存處理掉，給你降價12美元’，然后我們就會買下它，然后進(jìn)行促銷。”
由于系統(tǒng)的建議是根據(jù)多種數(shù)給出的，它提供的結(jié)果也許與某人用鉛筆和計算器算出來的直觀感覺不太一樣。
Ferguson說：“正因為如此，系統(tǒng)實施過程中讓員工轉(zhuǎn)變過來不容易，讓他們相信該系統(tǒng)能正確補(bǔ)貨也是個挑戰(zhàn)。老的辦法是，我們每周檢查庫存一次。例如，我們每周一會看一下羅森普瑞納公司的產(chǎn)品，而且都是按星期來思考的。‘我要保持RP每一樣產(chǎn)品三周的庫存。如果一周發(fā)出去10箱，那三周我就需要30箱。如果手頭有25箱，那我就進(jìn)5箱。’然后我再去看下一個商品。這就是老的采購方式。決定手頭需要多少庫存的因素只有一個，對發(fā)貨平均數(shù)再乘上一個倍數(shù)，然后計算差額，簡單得很。”
而現(xiàn)在的軟件雖然表面看起來簡單，內(nèi)部的算法卻一點也不簡單。系統(tǒng)會分析采購成本，再與管理成本比較，然后推薦對某個供貨商的采購頻率。不過，最后的決定還是以采購員的專業(yè)判斷及當(dāng)前業(yè)務(wù)需要為基礎(chǔ)。
制衡的問題
Ferguson說：“也許你有一種商品每10天采購一次，每年為此在該供貨商身上賺得1萬美元，但是，如果你必須15天才采購一次，也許你只能賺9,500美元。根據(jù)采購經(jīng)濟(jì)學(xué)，你可能失去了500美元利潤。但是，再看一下這個問題，你可以少寫幾份采購訂單，你可以有更好的定價，倉庫的管理也可能會少一些，而500美元并不會重要到影響決策。因此，這是一個制衡問題。”
促銷的不斷變化也為倉庫補(bǔ)貨帶來了全新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，這是Ferguson打算進(jìn)攻的下一個領(lǐng)域。
他說：“我正在努力了解我們對零售商的促銷運(yùn)動，努力做到產(chǎn)品剛好及時趕到。當(dāng)然，你可以把倉庫裝滿20卡車紙品，這很方便，但這不是最佳的生意之道，而我們尋找的是最佳方式。”
（作者：Joseph Tarnowski，商網(wǎng)編譯）
