【背景】：J集團(tuán)分銷系統(tǒng)升級(jí)。此項(xiàng)目是2年前的項(xiàng)目，近期因新項(xiàng)目協(xié)調(diào)，再次引發(fā)筆者思考。
【問題】：
1、如何做好“項(xiàng)目管理”？
2、如何解決虛擬團(tuán)隊(duì)人員現(xiàn)有工作和項(xiàng)目之間的矛盾？
【分享】：
一言以蔽之，項(xiàng)目管理的精髓在于“人”和“時(shí)間”的管理而非“技術(shù)”的管理。為什么這么說，因?yàn)槲覀兯龅捻?xiàng)目管理，往往是從各個(gè)崗位抽調(diào)人手，組成一個(gè)虛擬的團(tuán)隊(duì)來進(jìn)行運(yùn)作，真正脫產(chǎn)的人很少，這樣原有的工作需要繼續(xù)開展，勢必和項(xiàng)目推進(jìn)形成或多或少的矛盾。比如新商流系統(tǒng)上線測試期間，正是配送中心的“開門紅”活動(dòng)的關(guān)鍵時(shí)期，被抽調(diào)參與測試的業(yè)務(wù)人員本身需要推進(jìn)“銷售、利潤”各項(xiàng)分銷指標(biāo)，而其中一位成員的下屬又被調(diào)離到了別的崗位，這樣就工作進(jìn)度就緊張了很多。他能兼顧新項(xiàng)目測試和本崗位任務(wù)完成兩項(xiàng)重要工作按時(shí)達(dá)標(biāo)嗎？我作為此項(xiàng)目的組織人又該如何管理好此類同事的測試工作呢？
第一，嚴(yán)格執(zhí)行簽到制度。
新項(xiàng)目是在J集團(tuán)總部計(jì)算機(jī)中心進(jìn)行模擬測試的，我會(huì)在前一天晚上利用手機(jī)短信為每一個(gè)項(xiàng)目組成員發(fā)送“短信提示”，說明新一天項(xiàng)目推進(jìn)的要點(diǎn)，并提示開始測試的時(shí)間和到場的時(shí)間是8:30之前。
第二天一大早，我必須趕在7:50之前坐上去總部的公交車，以保證8:05分到達(dá)總部，趕在項(xiàng)目組成員到齊之前，提好水，打開所有的測試電腦，更新程序，并檢測網(wǎng)絡(luò)是否正常，以保證測試效率，然后打印《簽到表》，讓成員感受到測試工作的嚴(yán)肅性。執(zhí)行“簽到”制度的另一個(gè)好處是，可以有效地統(tǒng)計(jì)每一位成員的工作量，便于項(xiàng)目結(jié)束后的獎(jiǎng)勵(lì)兌現(xiàn)。
第二，定期做好晨會(huì)制度。
一天之計(jì)在于晨。開好晨會(huì)是確保一天工作目標(biāo)清晰、工作效率高效的前提，我會(huì)利用10分鐘的早會(huì)時(shí)間，通報(bào)前一天的測試進(jìn)展和今天的測試目標(biāo)，分配好每一個(gè)人的測試內(nèi)容。
第三，明確有效的分配任務(wù)。
滿屋子電腦，滿屋子的人，如何進(jìn)行資源分配，體現(xiàn)了管理的高效性，也決定了項(xiàng)目成員對(duì)管理者的認(rèn)同。我根據(jù)基礎(chǔ)資料建立、合同錄入、采購、訂貨、驗(yàn)收入庫、銷售、結(jié)算、發(fā)貨、報(bào)表查詢等環(huán)節(jié)，按日常工作流程劃分了負(fù)責(zé)人、配合人和對(duì)應(yīng)的電腦位置，這樣每一個(gè)參與的人員都能各負(fù)其責(zé)、各盡其能了。同時(shí)我還將測試的步驟和測試的詳細(xì)目錄進(jìn)行了打印，確保每一臺(tái)微機(jī)上都有對(duì)應(yīng)的測試明細(xì)，保證了各環(huán)節(jié)測試人員的效率。
第四、適時(shí)溝通，尊重每位成員。
觀察力是一項(xiàng)管理能力。作為項(xiàng)目協(xié)調(diào)人，必須根據(jù)項(xiàng)目組成員的言談舉止來判斷每一位同事當(dāng)天的心情和干勁，若遇到焦慮、心不在焉、經(jīng)常出去接電話和上廁所的情況，我會(huì)進(jìn)一步跟進(jìn)，關(guān)注異樣的同事，通過看似不經(jīng)意的溝通來了解當(dāng)下同事的心情和所遇到的麻煩，并對(duì)其表示尊重和支持，同時(shí)也會(huì)以“既來之，則安之”的要求，讓對(duì)方安心工作，中午或下班后再進(jìn)行解決。若發(fā)現(xiàn)同事確實(shí)有重要的事情辦理，就批準(zhǔn)假期，同時(shí)要求他提供一個(gè)后備人選來接替他的工作。
第五、定期做好晚會(huì)總結(jié)
忙碌了一天的工作終于結(jié)束了，我們往往都會(huì)急著趕回家去，畢竟項(xiàng)目推進(jìn)往往會(huì)超過正常的下班時(shí)間，加班到晚上七點(diǎn)以后成為常態(tài)。作為項(xiàng)目協(xié)調(diào)人也要急著回家嗎？當(dāng)然不可以，因?yàn)槟氵�沒有總結(jié)。即使是10分鐘的時(shí)間，也要將所有參與項(xiàng)目的同事召集起來，開個(gè)小“晚會(huì)”，檢閱一天的成績和問題，匯總《每日項(xiàng)目測試表》后再宣布下班。若需要緊急討論的問題比較多，那超過30分鐘后就應(yīng)將會(huì)議地點(diǎn)轉(zhuǎn)移到餐館或酒店，和同事們邊吃邊聊，想必這時(shí)候大多人不會(huì)關(guān)心會(huì)議會(huì)開多久，而情感的交流會(huì)讓會(huì)議效果更好，也密切了虛擬團(tuán)隊(duì)的合作意識(shí)。
第六，及時(shí)將項(xiàng)目進(jìn)展匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。
在做商流系統(tǒng)升級(jí)項(xiàng)目期間，我設(shè)計(jì)了一個(gè)表格《商流工作升級(jí)情況通報(bào)》，內(nèi)容包括了：1、總體目標(biāo)，2、具體目標(biāo)（序號(hào)、模塊、主要升級(jí)內(nèi)容、工作進(jìn)度及已達(dá)成的目標(biāo)、下一步工作目標(biāo)、責(zé)任人、支持部門）；3、提報(bào)時(shí)間等等，通過一張表格的方式展示項(xiàng)目的進(jìn)展，讓領(lǐng)導(dǎo)一目了然，同時(shí)也針對(duì)棘手的問題及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，以尋求支援。
第七，及時(shí)兌現(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)。
項(xiàng)目終會(huì)結(jié)束，新項(xiàng)目也會(huì)開始。如何讓項(xiàng)目成員葆有激情，我想管理者最應(yīng)該做的就是及時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)，所謂及時(shí)，就是在員工發(fā)出抱怨之前，這其實(shí)也是一個(gè)人性和時(shí)間的把握。及時(shí)的獎(jiǎng)勵(lì)，哪怕是一場小型的慶功宴，亦或是兩天的短途旅游，都會(huì)讓員工有一種被尊重的感覺，人所追求的價(jià)值就是獲得周圍人的認(rèn)可，而這個(gè)認(rèn)可要及時(shí)，否則即使加倍獎(jiǎng)勵(lì)，也會(huì)導(dǎo)致怨言。
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