【背景】：J集團分銷系統升級。此項目是2年前的項目，近期因新項目協調，再次引發筆者思考。
【問題】：
1、如何做好“項目管理”？
2、如何解決虛擬團隊人員現有工作和項目之間的矛盾？
【分享】：
一言以蔽之，項目管理的精髓在于“人”和“時間”的管理而非“技術”的管理。為什么這么說，因為我們所做的項目管理，往往是從各個崗位抽調人手，組成一個虛擬的團隊來進行運作，真正脫產的人很少，這樣原有的工作需要繼續開展，勢必和項目推進形成或多或少的矛盾。比如新商流系統上線測試期間，正是配送中心的“開門紅”活動的關鍵時期，被抽調參與測試的業務人員本身需要推進“銷售、利潤”各項分銷指標，而其中一位成員的下屬又被調離到了別的崗位，這樣就工作進度就緊張了很多。他能兼顧新項目測試和本崗位任務完成兩項重要工作按時達標嗎？我作為此項目的組織人又該如何管理好此類同事的測試工作呢？
第一，嚴格執行簽到制度。
新項目是在J集團總部計算機中心進行模擬測試的，我會在前一天晚上利用手機短信為每一個項目組成員發送“短信提示”，說明新一天項目推進的要點，并提示開始測試的時間和到場的時間是8:30之前。
第二天一大早，我必須趕在7:50之前坐上去總部的公交車，以保證8:05分到達總部，趕在項目組成員到齊之前，提好水，打開所有的測試電腦，更新程序，并檢測網絡是否正常，以保證測試效率，然后打印《簽到表》，讓成員感受到測試工作的嚴肅性。執行“簽到”制度的另一個好處是，可以有效地統計每一位成員的工作量，便于項目結束后的獎勵兌現。
第二，定期做好晨會制度。
一天之計在于晨。開好晨會是確保一天工作目標清晰、工作效率高效的前提，我會利用10分鐘的早會時間，通報前一天的測試進展和今天的測試目標，分配好每一個人的測試內容。
第三，明確有效的分配任務。
滿屋子電腦，滿屋子的人，如何進行資源分配，體現了管理的高效性，也決定了項目成員對管理者的認同。我根據基礎資料建立、合同錄入、采購、訂貨、驗收入庫、銷售、結算、發貨、報表查詢等環節，按日常工作流程劃分了負責人、配合人和對應的電腦位置，這樣每一個參與的人員都能各負其責、各盡其能了。同時我還將測試的步驟和測試的詳細目錄進行了打印，確保每一臺微機上都有對應的測試明細，保證了各環節測試人員的效率。
第四、適時溝通，尊重每位成員。
觀察力是一項管理能力。作為項目協調人，必須根據項目組成員的言談舉止來判斷每一位同事當天的心情和干勁，若遇到焦慮、心不在焉、經常出去接電話和上廁所的情況，我會進一步跟進，關注異樣的同事，通過看似不經意的溝通來了解當下同事的心情和所遇到的麻煩，并對其表示尊重和支持，同時也會以“既來之，則安之”的要求，讓對方安心工作，中午或下班后再進行解決。若發現同事確實有重要的事情辦理，就批準假期，同時要求他提供一個后備人選來接替他的工作。
第五、定期做好晚會總結
忙碌了一天的工作終于結束了，我們往往都會急著趕回家去，畢竟項目推進往往會超過正常的下班時間，加班到晚上七點以后成為常態。作為項目協調人也要急著回家嗎？當然不可以，因為你還沒有總結。即使是10分鐘的時間，也要將所有參與項目的同事召集起來，開個小“晚會”，檢閱一天的成績和問題，匯總《每日項目測試表》后再宣布下班。若需要緊急討論的問題比較多，那超過30分鐘后就應將會議地點轉移到餐館或酒店，和同事們邊吃邊聊，想必這時候大多人不會關心會議會開多久，而情感的交流會讓會議效果更好，也密切了虛擬團隊的合作意識。
第六，及時將項目進展匯報領導。
在做商流系統升級項目期間，我設計了一個表格《商流工作升級情況通報》，內容包括了：1、總體目標，2、具體目標（序號、模塊、主要升級內容、工作進度及已達成的目標、下一步工作目標、責任人、支持部門）；3、提報時間等等，通過一張表格的方式展示項目的進展，讓領導一目了然，同時也針對棘手的問題及時匯報領導，以尋求支援。
第七，及時兌現獎勵。
項目終會結束，新項目也會開始。如何讓項目成員葆有激情，我想管理者最應該做的就是及時獎勵，所謂及時，就是在員工發出抱怨之前，這其實也是一個人性和時間的把握。及時的獎勵，哪怕是一場小型的慶功宴，亦或是兩天的短途旅游，都會讓員工有一種被尊重的感覺，人所追求的價值就是獲得周圍人的認可，而這個認可要及時，否則即使加倍獎勵，也會導致怨言。
