我們知道，現(xiàn)代科學管理源于工作程序的細化分工。當生產(chǎn)流程被劃分為一道道工序，并確定一個人只需完成一道工序的時候，流水線開始標準化作業(yè)，工作效率與生產(chǎn)力水平大幅提高，人類產(chǎn)出的物質(zhì)數(shù)量大大增加，消費需求得以不斷滿足。分工是管理的前提與基礎，分工是科學管理的重要手段，分工與流程也成為管理中最重要的制度組成。
在日常工作中，分工不明確或者不到位往往造成工作的阻力，成為溝通障礙甚至矛盾產(chǎn)生的起因，使得工作效果大打折扣。例如，你可能會遇到這樣一種情況，今天上級安排了一項工作，但是這個工作似乎并不在你已經(jīng)習慣了的工作內(nèi)容范圍內(nèi)，而且此項工作又需要多個部門的配合。當你接受這項任務，慢慢去推進的時候，這時你發(fā)現(xiàn)，前面有很多阻力。有些環(huán)節(jié)任何人都不知道應該怎么辦，你得一步步去分析，去問問題；有些環(huán)節(jié)需要其他同事的協(xié)助，但是當你跟他溝通的時候，他會說，這是我的工作啊，你怎么給我安排我自己的工作呢，局面頓時尷尬；有些環(huán)節(jié)你可能得催促好幾遍，對方才能給你答復，而答復的結果卻又距離你的要求差之千里，你頓感崩潰。如上問題，等等！這是怎么回事呢？你在想，怎么工作就這么難呢？這又不是我的工作。總之，你在抱怨中，加班，煩躁，又不得不按時交差。大家想想，這樣的工作結果會是高效的嗎？我想，不會的。這種工作氛圍下出來的工作報告會對領導的決策產(chǎn)生非常不利的引導，甚至是錯誤引導，造成誤判，影響到整個公司的利益。
然而，這種問題的存在又能歸咎于誰呢？有些人可能認為，就是這個工作人員不對，他來承擔全部責任，但是他滿肚子的抱怨，認為自己是吃力不討好。難道這種事情是上級的錯誤，他不應該這樣隨便去安排工作？但上級是為了公司的利益，為了工作的需要，才提出這樣的要求，這是無可厚非的。難道要怨那些不大配合的同事？他們會說他們做了自己該做的事情，他們也無權去跟進這項工作的結果會是怎樣啊！結果陷入了僵局。按照當下的原因分析方法，這種情況最終將歸罪于我們的體制問題。但是，當下次又出現(xiàn)同樣問題的時候，我們又該怎樣去認為呢？這只能推論出，現(xiàn)有的工作內(nèi)容缺少專人管理，少有人認識到要把出現(xiàn)了問題的工作內(nèi)容明確責任分工，重新確定該工作內(nèi)容的歸屬，最終形成可以公示的規(guī)章制度。
對于工作，我們不怕出現(xiàn)問題，怕的是問題出現(xiàn)后，仍然無動于衷，仍然循規(guī)蹈矩。針對特殊時期出現(xiàn)的特殊問題，必須要形成一種案例歸類，形成案例制度化，形成書面化的明確的責任歸屬。我們?nèi)粘５墓芾砉ぷ鲗嶋H都是按照既有的流程與規(guī)范操作，只是由于部分規(guī)范不甚細致而導致這種種特殊情況的出現(xiàn)，造成工作中的障礙。而這其中，工作權責不明晰又是最大的弊端。工作實際上是并不難的，難的是有人去做，而有人去做的前提，當是規(guī)定了某項工作應該由誰去做，怎么去做，與之相關聯(lián)人員如何負有協(xié)助配合之責。規(guī)章制度的作用即是在于各司其職，作為一名管理者，真正需要你去管理的往往是對異常情況的應變，如針對不遵守規(guī)范的員工的管理、對銷售異常下降或者異常增長情況的分析、政府部門檢查出商品質(zhì)量問題時的應對等等，要將這些在現(xiàn)有的規(guī)章制度沒有規(guī)范到的地方進行明確的責任劃分，以確保同類問題在下次處理時成為一種有專人管理、有流程可依的常態(tài)工作。因此說，有沒有對于異常情況進行及時總結的明確分工要求，有沒有專人去提煉并固化解決這些異常問題的辦法，將是能否提高工作效率，能否徹底解決問題的根本。
當前很多公司會為了降低成本而采取裁員方式，或者是實施定崗定編，這是非常好的標準化管理措施。通過定崗定編的有效實施，逐漸實現(xiàn)崗位的固定及崗位間工作流程銜接方式的明確，固化人轉(zhuǎn)崗定的工作原則，全面實現(xiàn)崗位說明書公示，并建立專門的機制以保證崗位說明書內(nèi)容隨形勢變化而能夠逐步更新。如此，工作分工才能真正發(fā)揮提高工作效率，促進管理提升的目的，避免因人的變化而造成工作脫節(jié)或者使得工作難以為繼，甚至出現(xiàn)產(chǎn)生工作損失的不利情況。
