例行工作流程化標(biāo)準(zhǔn)化制度化

-------提高組織效率的最佳選擇

作者：張國(guó)祥

2014年9月3日

企業(yè)提高效率的方法多種多樣，提高技能、提高責(zé)任心、學(xué)會(huì)感恩等等都有助于工作效率的提升，這些的重點(diǎn)都在于提升員工的個(gè)人能力或素質(zhì)。而要提高企業(yè)組織的整體效率則在于企業(yè)管理體制的轉(zhuǎn)變，應(yīng)該從制度上入手、在機(jī)制上下功夫。

一、 例行工作流程化

企業(yè)的工作80%或者更多都是例行工作，不論是招聘、培訓(xùn)、生產(chǎn)、采購、物流、倉儲(chǔ)，還是開拓市場(chǎng)、服務(wù)客戶；不論是各種例會(huì)，還是專題會(huì)，不論是老板主持，還是員工主持，一個(gè)企業(yè)的性質(zhì)決定了它的多數(shù)工作都是有章可循的。只要花一些時(shí)間把自己企業(yè)的例行工作流程化，也就是用流程圖表示，讓新人一看就懂、或者一教就會(huì)，就可以大大提高新員工培訓(xùn)的效率。老員工按流程辦事，就可以大大減少扯皮推諉、減少請(qǐng)示報(bào)告。協(xié)作單位來人也遵循流程交往，就可以大大減少找人、等待或跑腿時(shí)間。

企業(yè)搞研發(fā)、做決策，這些看似復(fù)雜的工作也可以流程化。工作關(guān)系就是流程關(guān)系。企業(yè)的所有工作都可以流程化。比如說研發(fā)工作，一定是從市場(chǎng)調(diào)查收集信息開始，然后進(jìn)行創(chuàng)意碰撞，接著立項(xiàng)論證，隨后設(shè)計(jì)方案，進(jìn)而方案評(píng)審，再進(jìn)入試制，再進(jìn)行樣品評(píng)審，征求客戶意見，再進(jìn)行產(chǎn)品定型、組織批量生產(chǎn)……企業(yè)有哪一樣工作沒有先后和邏輯呢？先理順各個(gè)工作的先后順序，再將每個(gè)工作對(duì)應(yīng)劃分給最合適的崗位這就是流程管理。任何企業(yè)想做都能去做，愿意做都能做到。

二、 例行工作標(biāo)準(zhǔn)化

工作流程化并不能完全解決問題，流程圖也是工作標(biāo)準(zhǔn)，但最多是責(zé)任銜接標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)做每件事還應(yīng)該有質(zhì)量和數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能讓員工有遵循準(zhǔn)則和完成工作之后的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)從大的方面講有技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)該有管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)；企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)從小的方面講，應(yīng)該事事有標(biāo)準(zhǔn)、崗崗有標(biāo)準(zhǔn)。只有標(biāo)準(zhǔn)健全才能擺脫對(duì)個(gè)別能人的依賴，只有讓老板從到處救火狀態(tài)中解脫出來，才能讓普通員工放手工作、大膽工作。

例行工作標(biāo)準(zhǔn)化，一定要因企業(yè)而異，因企業(yè)不同發(fā)展階段而異，沒有放之四海而皆準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)一定要全體員工共同討論、上下認(rèn)同。寬嚴(yán)倒不重要，重要的是上下認(rèn)同。而且企業(yè)的工作標(biāo)準(zhǔn)要以大多數(shù)員工能夠做得到為標(biāo)準(zhǔn)。如果多數(shù)人再怎么努力都達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)就毫無意義可言。我們僅以招聘一次到崗合格率為例來說明，如果企業(yè)在當(dāng)?shù)貤l件突出，吸引力大，招聘專員完成的合格率就高，反之則低。總之，訂標(biāo)準(zhǔn)最好讓大多數(shù)人跳起來夠得著，同時(shí)，跳起來夠得著。夠得著就要給予獎(jiǎng)勵(lì)。這樣的管理就能在企業(yè)產(chǎn)生良性循環(huán)效應(yīng)。

三、 例行工作制度化

流程化也好、標(biāo)準(zhǔn)化也罷，都只是對(duì)完成任務(wù)的要求，如果不能完成任務(wù)或者達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)如何評(píng)定、如何懲處，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)如何獎(jiǎng)勵(lì)是沒有界定的。對(duì)達(dá)標(biāo)與否的獎(jiǎng)懲就屬于制度范疇。企業(yè)的每一項(xiàng)工作必須有人做，而且必須做好，如果不做或者做了達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)企業(yè)就是災(zāi)難，少數(shù)人的不負(fù)責(zé)任甚至可能導(dǎo)致他人的付出或勞動(dòng)成果毫無意義、付之東流。所以，將例行工作制度化是企業(yè)管理必不可少的內(nèi)容而且是最重要的內(nèi)容。

企業(yè)的每項(xiàng)工作都以例行事務(wù)為主，只有碰到新情況出現(xiàn)新問題才能算作例外。處理新情況解決新問題是各級(jí)管理者的天然職責(zé)。如果沒有新情況出現(xiàn)新問題產(chǎn)生，不是企業(yè)已經(jīng)走到盡頭，就是管理者毫不負(fù)責(zé)、對(duì)問題熟視無睹。那么為了廣大員工自主負(fù)責(zé)，例行工作制度化就可以解救老板、解脫主管，而且也能解放員工。例行工作制度化可以讓員工有章可循、有據(jù)可查、工作效率自然而然就上來了。

不論是制度，還是流程、標(biāo)準(zhǔn)都因企業(yè)而異，千萬不可照抄照搬。

四、 企業(yè)管理系統(tǒng)化

如果能夠?qū)⒗�行工作流程化�?biāo)準(zhǔn)化制度化，企業(yè)的工作效率一定會(huì)大大提高。如果再進(jìn)一步將企業(yè)管理的所有工作系統(tǒng)化，就可以說企業(yè)已經(jīng)打造了不依賴個(gè)人作用而能運(yùn)轉(zhuǎn)自如的管理體系。

將例行工作流程化標(biāo)準(zhǔn)化制度化，將企業(yè)所有工作系統(tǒng)化，是提高企業(yè)組織整體效率的最佳選擇。這不是我的主觀判斷，而是眾多企業(yè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。