關鍵詞：物流，軟件，項目實施，協同
圖1 項目團隊組成
隨著軟件規模的極速擴大，客戶的要求逐步提高，軟件項目實施的復雜度和難度也越來越高，傳統作坊式的一個技術人員一臺筆記本搞定一個項目的單打獨斗年代已一去不復返，只有改變思維和管理模式才能提高項目實施的質量和客戶滿意率。
項目實施的基礎是項目團隊的組建。在一個軟件項目正式啟動之前企業（甲乙雙方）一般會依據項目的規模、難度、緊急程度等因素進行項目團隊組建。項目團隊包含項目組成員和項目經理，如圖1。項目組成員一般從與該項目有干系的部門中選出，如一個物流實施項目甲方項目組成員一般包含配送中心，采購，營運，門店，信息等部門的成員，而乙方項目組成員一般由市場，咨詢，項目，測試，培訓等部門的成員組成，不同的成員在項目組中起到不同的作用這里就不做細講。項目經理即項目的整體負責人，需要對整個項目進行負責，具體職責包括項目的計劃，組織，領導，控制和溝通。項目經理是項目團隊的核心也是項目成敗的關鍵，因此企業對項目經理的職業道德，知識經驗，管理和領導能力都有較高的要求，另外軟件屬于技術性較強的行業，所以乙方對項目經理還必須有較強的技術背景的要求。一個好的項目團隊是項目實施成功的基礎和先決條件。
在項目實施團隊中，項目組與項目之間，各項目組內部各成員之間時刻會存在出發點，利益，文化和溝通的沖突和矛盾，這些沖突和矛盾會隨著項目實施的推進而變化和放大，最終這些沖突和矛盾會通過各種顯性化的方式作用于項目上，從而導致項目的高成本、高風險、低效率、低質量，計劃被拖延甚至項目的失敗。應建立何種機制來控制和解決項目實施過程中存在的這些問題是協同管理需要解決的基礎問題，也是本文需要探討的內容。
協同論也稱 “協同學”是20世紀70年代在多學科研究的基礎上逐漸形成和發展起來的一門新興學科，它主要研究非平衡狀態的開放系統在與外部系統進行交互時，如何通過自己內部的協同作用，自發的達到再平衡的有序結構。而協同管理是基于協同論的基本思想，在系統內部及系統之間建立起的“競爭-合作-協調”的系統運行機制，以整合系統內外的各種資源和活動，使整個系統達到一種最優化的平衡狀態，從而實現1+1>2的目標。
在項目實施管理過程中需要協同的環節和事件很多，如何才能為這些環節和事件建立合理有效的協同機制，首先讓我們了解一下協同的幾個要素，只有清楚的認識和了解這些要求，我們才能建立合適的協同機制。
協同幾要素包括：角色、事件、資源、流程、規劃、狀態和結果。
這里我們以物流項目實施過程中最簡單也最常見的事件“項目需求溝通會”為例來講解一下協同幾要素的意思。
角色：協同事件的參與人。本協同事件中角色指，甲方成員：項目經理、物流、IT，具體業務負責人。乙方成員：項目經理、咨詢、項目人員等。
事件：指多人處理的一件事情。本協同事件為項目需求的溝通與確認。
資源：指協同中需要用到的人、物、信息等。本協同事件包含的資源為：參與確認的人，會議室等實物資源。
流程：協同事件的流轉過程。本協同事件中指乙方對匯總需求的講解，雙方參與人對需求進行溝通確認，溝通結果的記錄、確認、存檔等流程。
規劃：指協同事件中各流程節點的權限。本協同事件中指流程中每一節點人員的權限都有相應的明確規定。
狀態：指協同事件中各節點的狀態情況。本協同事件中指需求的確認狀態，如未確認、部分確認、已確認等狀態。
結果：指最終協同事件的處理結果。本協同事件中需求溝通是否完成，或是部分完成下次再次確認時間等。
了解了協同的幾要素，我們才能在具體項目實施過程中針對不同的事件建立不同的協同機制，以使項目組各成員之間進行密切配合。
項目實施過程是一個由多子系統多成員多事件組成的一系列復雜過程。這些過程包括：項目立項管理，項目計劃管理，人員管理，溝通管理，成本管理，風險管理等。每一個過程執行的效率和質量都會對整個項目產生直接的影響，那么如何找出這些過程中需要協同的活動并為其建立合適的協同機制是項目管理者在項目實施過程需要思考和解決的首要問題。這里我們簡要列舉出物流項目實施過程中一些重要的協同活動以做參考：
1、項目立項及審批：立項過程是軟件項目啟動之前的一項重要活動，參與的人員比較多，主要由公司領導和各線條專家對項目分析和討論，包括項目可行性研究，合同相關的準備工作，項目審批手續，項目狀態的即時跟蹤和報告，以及項目經理的指派等。
2、項目章程及項目計劃的制定：項目合同簽署后需要項目經理對項目章程和計劃進行編制，內容包括：項目團隊的組建，成本及經費的預算，風險的預估，實施計劃的制定等工作。本活動需要完成的制品《項目章程》和《項目計劃》，制定好的章程和計劃還需提交到項目組上級領導進行審批和反饋。
3、項目調研及咨詢：項目調研及咨詢是一個多方參與的活動，甲乙雙方通過實地參觀和會議交流的方式進行相互了解。參與的人員主要有，乙方：項目經理、咨詢顧問等。甲方：項目經理，以及項目涉及到的部門及業務的負責人等。通過此活動使甲方對乙方的軟件產品和方案有了比較深入的了解，同時乙方對甲方當前的業務及運作情況和未來的訴求也有了比較清晰的了解。本活動形成的制品為《調研報告》，并就報告的內容獲得乙方的同意。
4、范圍及需求管理：此活動是依據對客戶調研的結果，項目經理召集項目組相關成員和相關干系人對項目的范圍和需求進一步框定和細化的多角色參與的過程。對部分超范圍的功能和需求有時還需要市場人員和項目組的上級領導參與。最終形成的《需求報告》和《開發測試進度計劃》需要得到各參與方的一致認可。
5、研發進度及質量管理：項目實施過程中，項目經理需要對項目需求的研發進行和質量進行實時監控，避免拖延項目的進度和增加項目的風險。過程中項目經理需要從研發人員處獲取研發進度信息和需求制品，并安排項目人員進行測試，確保研發的結果未偏離客戶原始的需求。在此過程中對有疑問的需求項目經理需要協同研發，測試人員，同時與客戶相關成員進行需求的再次確認和溝通工作，過程中需要對原始的需求文檔和調研報告進行及時修正。
6、服務器安裝和部署：服務器的安裝和管理是項目實施過程的一項基礎活動。一般參與方有甲方項目組IT成員，乙方項目組技術成員，以及服務器硬件廠商。需要三方相互溝通協調，按項目的需要完成對服務器硬件和軟件環境的安裝部署和調試工作。過程中需要形成《服務器部署文檔》。
7、多系統接口的研發及聯調：多系統接口的研發和聯調是項目實施過程中一項非常重要的活動，接口的質量和穩定性直接關系到項目質量和穩定性。該活動需要甲乙雙方的業務及技術人員，以及客戶方系統的軟件廠商的技術人員一起參與，共同定義接口的規則和機制。最終形成《接口業務邏輯及規范》及《接口研發進度及調試計劃》文檔。此文檔需要得到各方的確認并依據文檔完成接口的研發和調試工作。
8、軟件產品的部署及調試：此活動為將乙方研發完成的軟件產品在客戶現場進行安裝和調試的工作，是項目實施過程的一項基礎工作。需要甲乙雙方IT人員的參與，并對安裝的結果驗收和調試并形成《產品部署文檔》提交給客戶方存檔。
9、倉庫場地調整：該活動為物流軟件實施過程的一項基礎且重要的活動，目的是對客戶倉庫的布局進行調整以適應新的業務流程的需要。此活動需要甲乙雙方業務人員的密切配合才能完成，并且乙方項目經理需要對客戶執行的結果進行驗收，確保按要求調整到位。過程中需要形成《倉庫調整計劃》文檔。
10、系統相關基礎數據收集：基礎數據的收集是物流實施過程一項重要的活動，過程中需要客戶方倉庫人員嚴格按照乙方項目人員提供的格式進行數據的收集，并且乙方項目人員需要對收集的數據進行嚴格的校驗防止錯誤和不合規范的數據出現。此過程往往是多次往復的一個協同合作的過程。此過程涉及到的文檔和制品有《基礎數據收集規范及格式說明》，《基礎數據收集結果》。
11、用戶培訓的安排及執行：次活動為項目實施上線前一項非常重要的活動。由乙方陪人員對甲方用戶進行培訓，并對培訓的結果進行考核的過程。此活動參與者由乙方培訓師，甲方各崗位管理及操作人員。過程中乙方須出具的文檔有《培訓計劃》，《培訓結果反饋報告》。
12、項目變更管理：由項目過程中某些不確定因素造成的時間，成本，人員的改變，我們稱之為項目變更。該活動可能來自甲方也可能來自于乙方。雙方項目經理需要對項目當前進度及狀況進行及時監控和溝通，并在項目發生變更時及時進行資源調整，并形成《項目變更報告》提交給領導審批和存檔。
13、系統上線及風險控制：系統上線是項目實施過程有里程碑意義的節點，也是風險最高的節點。需要雙方項目經理及項目組所有核心成員一起參與共同制訂相關上線和風險控制計劃確保平穩上線。過程中需要出具的文檔有《項目上線計劃及安排》，其中包含人員及崗位的調整方案，庫區的整理方案，盤點或搬倉計劃，風險控制安排 等等。此活動涉及到人員較廣，是實施過程中風險最高的活動，需要各系統人員進行密切的協作方能完成。
14、系統穩定保障及問題回饋修改機制：系統穩定保障為上線后最重要的工作，也是一個持續性活動。需要雙方的業務及維護人員對倉庫一線人員發現的問題進行及時的反饋和修改。過程中需要建立合理的反饋和處理機制。此活動形成的制品有《信息系統問題及反饋表》。
15、制品的交付及存檔：次活動貫穿于整個項目實施過程，同時也是項目驗收的基礎之一。需乙方項目人員對整個項目實施期間形成的制品進行再次整理并交付給客戶方進行存檔。一般由雙反項目負責人完成。并形成《制品交付報告》。
16、項目驗收及售后服務：此活動為雙方項目經理及相關領導對項目實施的結果進行驗收，驗收完成標志著項目實施過程的完成，項目有實施階段轉為維護階段。驗收過程其實是對項目實施之前那些過程的一個總體檢驗，驗收的快慢也由項目的穩定性和質量決定。過程中需要雙方進行多溝通和協作才能完成驗收活動，驗收過程會形成《驗收報告》，《滿意度調查報告》等。
文/田劍
海鼎- 該帖于 2014-11-17 16:26:00 被修改過
