如何策劃一個(gè)成功的線下活動(dòng)?

導(dǎo)讀

活動(dòng)策劃是提高市場(chǎng)占有率的有效行為，一份可執(zhí)行、可操作、創(chuàng)意突出的活動(dòng)策劃案，可有效提升企業(yè)的知名度及品牌美譽(yù)度。活動(dòng)策劃案是相對(duì)于市場(chǎng)策劃案而言的，嚴(yán)格說(shuō)它們同屬市場(chǎng)策劃的兄弟分支，活動(dòng)策劃、市場(chǎng)策劃是相輔相成、相互聯(lián)系的。市場(chǎng)策劃和活動(dòng)策劃都從屬于企業(yè)的整體營(yíng)銷(xiāo)思想，活動(dòng)策劃案應(yīng)遵從市場(chǎng)策劃案的整體思路，才能夠使企業(yè)保持一定的市場(chǎng)銷(xiāo)售額。

前提條件：小型活動(dòng)，20-200人，預(yù)算5000以?xún)?nèi)。

1、首先Check List

1)定下時(shí)間;

2)確定預(yù)算;

3)確定場(chǎng)地;

4)演講者;

5)報(bào)名渠道;

6)發(fā)布通知;

7)活動(dòng)通知格式;

8)現(xiàn)場(chǎng)人員名單;

9)物料清單;

10)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間表;

11)拍照注意;

12)禮物;

13)活動(dòng)策劃;

14)志愿者;

15)PPT(keynote)。

2、其次細(xì)化活動(dòng)方案

1)時(shí)間

跟議論文一樣，時(shí)間地點(diǎn)人物時(shí)間。定下時(shí)間，選擇地點(diǎn)，預(yù)估人數(shù)，開(kāi)始篩選和談場(chǎng)地。

考慮講師時(shí)間、同事時(shí)間、公共節(jié)假日時(shí)間、場(chǎng)地是否有空…… 綜合上面之后，確定時(shí)間。

確定活動(dòng)時(shí)間為2小時(shí)，還是3小時(shí)。當(dāng)然活動(dòng)一般會(huì)延時(shí)，一般是半小時(shí)到1小時(shí)。

2)預(yù)算

跟老板談?wù)劊�跟同事�?wèn)問(wèn)，若有免費(fèi)資源，一定用上。

比如免費(fèi)贊助食物，免費(fèi)提供場(chǎng)地，免費(fèi)贊助小禮物等等。這樣同樣5k能做更多事情。

討論一次后，也就知道哪些是不能省略的錢(qián)，哪些可以靈活。

是否開(kāi)發(fā)票，發(fā)票是否另外加7%稅點(diǎn)，是否要定金，現(xiàn)場(chǎng)支付還是提前付款等，提前問(wèn)。

3)場(chǎng)地

是否能幫你收快遞，現(xiàn)場(chǎng)Wifi，麥克風(fēng)，投影能不能用。現(xiàn)場(chǎng)吵不吵?電源插座夠不夠?

空調(diào)能用不?能不能放你們的海報(bào)、易拉寶?

場(chǎng)地放是否提供免費(fèi)食物?他們是否有人協(xié)助你們?還是只有場(chǎng)地，你們自己搞定其他的。

從正門(mén)開(kāi)始，是否能有指示牌?避免你的用戶(hù)找不到?

場(chǎng)地是否很有名?**量是否很大，是否會(huì)有該場(chǎng)地游客加入你們活動(dòng)。

該場(chǎng)地是否有微信、微博等等，是否愿意替你們宣傳推廣活動(dòng)，這個(gè)可以帶來(lái)更多流量。

場(chǎng)地負(fù)責(zé)人的微信、手機(jī)號(hào)碼是?

若不能自己前去看場(chǎng)地，請(qǐng)他們把場(chǎng)地照片發(fā)給你。看一次比較有感覺(jué)。

現(xiàn)場(chǎng)也知道東西怎么放最合適了。

4)演講者

他們是否有不靠譜前科?會(huì)不會(huì)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)?

他們PPT在活動(dòng)前檢查一次，以防奇怪的事情發(fā)生。

他們用mac還是win，是否需要投影儀?

他們的微信或者微博賬號(hào)是?這在活動(dòng)宣傳時(shí)候，需要@ 給他們。

主持人可以把演講者社交賬號(hào)讀一次，加深了解，介紹時(shí)候跟親切人文。

活動(dòng)前向演講者把所有PPT要到，演講完畢放入分享。方便參加者獲取。

5)報(bào)名渠道

可以用很多地方宣傳推廣，但是報(bào)名的link只能一個(gè)。

我個(gè)人推薦用Google form去登記和統(tǒng)計(jì)報(bào)名。

但若全部用豆瓣或者微博活動(dòng)統(tǒng)計(jì)，也可以。總之就是一個(gè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

避免重復(fù)報(bào)名，多次統(tǒng)計(jì)，發(fā)郵件通知也容易出問(wèn)題。

另外，報(bào)名時(shí)候可以做小信息收集的。他們常用APP是?怎么知道你們的?有無(wú)建議等等。

后臺(tái)可以看到報(bào)名人郵箱和社交賬號(hào)，對(duì)社交大賬戶(hù)可以特別留意一下。

6)發(fā)布通知

同上，場(chǎng)地是否可以通知，是否在場(chǎng)地提前張貼海報(bào)?

是否還有友情渠道可以通知?

自家那些渠道可以通知?

包括但不限于：短信、郵件、微信、微博、G+、博客、專(zhuān)欄、線下告知……

通知時(shí)間(示例)：2014年3月29日上午9：00—上午11：00

地圖搜索有數(shù)據(jù)過(guò)期概率，請(qǐng)一定詳細(xì)指明路線。地點(diǎn)一定配地圖指示圖，告知最近地鐵口，比如：B口出，左拐，看到XX大廈，樓下即是

若需要公交換乘，請(qǐng)?jiān)敿?xì)標(biāo)注，并指示問(wèn)路電話(huà)。

報(bào)名成功后通知一次，活動(dòng)前3天再通知一次。

另外，活動(dòng)通知發(fā)出后，給演講者看看。某些演講者會(huì)順手轉(zhuǎn)發(fā)一下，能帶來(lái)不少**。

微信、微博發(fā)送，然后戳link直接報(bào)名。可以用問(wèn)卷網(wǎng)收集數(shù)據(jù)。

Google form、活動(dòng)行、友付、vasee、豆瓣同城、微博同城，做活動(dòng)發(fā)布都不錯(cuò)。

另外，書(shū)是死的，世界是變化的。現(xiàn)場(chǎng)一定要靈活使用。

比如市場(chǎng)調(diào)查類(lèi)的活動(dòng)，就不要到處發(fā)通知。先自己公司內(nèi)部微信、email通知，短信通知，最后再微博通知，最后若人數(shù)實(shí)在不夠，再公眾通知。這樣能保證得到自己相關(guān)用戶(hù)參加，而不是一堆無(wú)關(guān)人員，甚至是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手跑來(lái)參加。

7)活動(dòng)通知格式

按照標(biāo)準(zhǔn)方式去寫(xiě)，時(shí)間地點(diǎn)人物事件。

讓人30秒內(nèi)能判斷，這個(gè)活動(dòng)是否值得參加。

不要太文藝腔，過(guò)度聯(lián)想美化。

時(shí)間表，地點(diǎn)，演講內(nèi)容簡(jiǎn)介等等干貨放前面。

用自己語(yǔ)言多描述一下演講者，只寫(xiě)XX公司XX職位，容易讓職務(wù)普通人，失去關(guān)注度。

而且牛叉公司牛叉職務(wù)，可能讓人以為言辭無(wú)趣講套話(huà)，而不來(lái)參加。

用心寫(xiě)語(yǔ)言，能吸引到不同的受眾。

“討論APP設(shè)計(jì)原則，快速迭代方式”

“48小時(shí)持續(xù)熬夜改設(shè)計(jì)暗黑歷程”

“愛(ài)改需求的產(chǎn)品經(jīng)理 VS 敏捷開(kāi)發(fā)工程師”

“設(shè)計(jì)師分享：怎樣高效和工程師溝通”

同一件事用不同方式去表達(dá)，會(huì)吸引到不同的受眾。

8)現(xiàn)場(chǎng)人員

確定那些是必須提前來(lái)的人。提前1小時(shí)到達(dá)。

準(zhǔn)備物料，檢查細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備簽到物質(zhì)，跟場(chǎng)地方溝通。

如果現(xiàn)場(chǎng)提供食物，提前1小時(shí)點(diǎn)餐，現(xiàn)場(chǎng)人到達(dá)后直接開(kāi)始使用食物，避免等待浪費(fèi)時(shí)間。

明確分工，雖然可以互相照應(yīng)，有明確分工，更能檢查。

拍照的，實(shí)時(shí)微信群互動(dòng)的，微博更新的，簽到的，發(fā)禮物的，傳遞話(huà)筒的……

9)物料

常見(jiàn)物料有：海報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)小禮物、簽到表、簽到筆(大量)、易拉寶、零食、攝影儀、相機(jī)……

不少物料需要提前快遞到場(chǎng)地，需要場(chǎng)地方簽收。

有些需要提前張貼，比如海報(bào)。

10)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間表

不要拖時(shí)間，有些場(chǎng)地有下一場(chǎng)活動(dòng)，延時(shí)會(huì)耽誤另一個(gè)人。

有些場(chǎng)地按照時(shí)間計(jì)算，延時(shí)需要另外計(jì)費(fèi)。

另外，延時(shí)會(huì)導(dǎo)致用戶(hù)提前離開(kāi)，效果也不好。

嚴(yán)格按照時(shí)間表來(lái)，若調(diào)整，再計(jì)算一次時(shí)間。用電腦或者平板給演講者倒計(jì)時(shí)。

并在最后5分鐘、1分鐘，倒計(jì)時(shí)提醒。

11)拍照注意

拍到現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)標(biāo)志。

拍到演講者和PPT

拍到提問(wèn)者。

拍簽到場(chǎng)面、拍接受禮物、拍離開(kāi)時(shí)候跟演講者繼續(xù)追問(wèn)和換聯(lián)絡(luò)方式。

盡量早邀請(qǐng)大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有橫幅，可以拍一起在橫幅或者海報(bào)下合影。

拍一些花絮和小場(chǎng)景特寫(xiě)。

這些后期寫(xiě)活動(dòng)總結(jié)和新聞時(shí)候能用到。

12)禮物

帶走的禮物我重點(diǎn)推薦：貼紙，t恤。

現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)的小禮物，我推薦書(shū)籍和零食。

禮物不僅僅是用來(lái)溝通感情，重點(diǎn)是廣告和傳播效果。

如果能把你的標(biāo)志貼在電腦上，帶到各個(gè)地方，這個(gè)傳播效果有多好。

我看過(guò)幾個(gè)網(wǎng)絡(luò)媒體記者把小米貼紙貼在自己mac上。

那個(gè)貼紙挺好看的。雖然我不用小米手機(jī)，也仔細(xì)看了很久。

千萬(wàn)別在丑購(gòu)物袋上印刷 XXX公司。

要有特色，希望那些愛(ài)自拍愛(ài)炫耀的網(wǎng)絡(luò)控，能帶回去，能傳播，能給別人看。

最好是貼紙、t恤，這個(gè)定制不貴，而且傳播效應(yīng)好。

其次是帽子、杯子，這能用很久。

再次是手環(huán)、明信片等等，這個(gè)大部分情況下都會(huì)被丟棄，就現(xiàn)場(chǎng)圖個(gè)意思。

無(wú)論選那種，請(qǐng)一定要好看。不好看只會(huì)被當(dāng)睡衣用，或者直接丟掉。

另外對(duì)其他公司贊助的禮物，不要抱太大希望。一般都是公司無(wú)用廢棄品，賣(mài)不掉的東西之類(lèi)。筆啦，電吹風(fēng)啦，充電器啦，U盤(pán)，圓珠筆之類(lèi)。

當(dāng)然有比沒(méi)有好，能加深場(chǎng)內(nèi)互動(dòng)效應(yīng)。提問(wèn)者得到禮物當(dāng)鼓勵(lì)，挺讓人高興的。

好看玩偶非常有傳播效果，但是也比較昂貴，一個(gè)好玩偶可能需要100左右成本。

即使是糖膠小人，好的定制價(jià)格在30元左右。另外糖膠比較小，不如給大大禮物比較有效果。

小零食，巧克力，棉花糖也不錯(cuò)，如果有人提問(wèn)，給他們區(qū)域撒零食。

其他風(fēng)車(chē)?yán)玻瑲馇蚶玻�風(fēng)箏，勺子啦，包括洗潔精等等，都行。有禮物比沒(méi)有好。圖個(gè)意思。

如果事先沒(méi)有熟悉靠譜的商家，請(qǐng)一定不要去定制，你無(wú)法控制質(zhì)量。

13)活動(dòng)策劃

定下時(shí)間后，去掉演講、提問(wèn)時(shí)間，余下來(lái)的時(shí)間可以策劃一些好玩環(huán)節(jié)。

如果希望臺(tái)下觀眾大家互相認(rèn)識(shí)。可以搜破冰游戲。

可以單身交友，這個(gè)是大部分人感興趣環(huán)節(jié)。

可以讓大家分組討論。也可以現(xiàn)場(chǎng)5分鐘，大家輪流分享小故事。

也可以直接茶歇，所有人自動(dòng)找自己感興趣的人去聊天。一切看你活動(dòng)主題。

如果是某個(gè)節(jié)日慶祝主題，空余時(shí)間可能是大家一起玩游戲。

我常用的小方式，會(huì)讓所有人開(kāi)始寫(xiě)自己知道的APP，數(shù)量最多的送禮物。

另一次是所有人寫(xiě)自己知道的程序語(yǔ)言，數(shù)量最多的贏。

這樣一群人會(huì)按照同一個(gè)主題，討論相關(guān)信息，互動(dòng)最高。

若有現(xiàn)場(chǎng)姑娘提問(wèn)，可以詢(xún)問(wèn)是否單身，若是，可以贈(zèng)送額外小禮物。

當(dāng)然如果是戶(hù)外活動(dòng)，空余時(shí)間大概是玩走扁帶，打繩結(jié)，回答技術(shù)問(wèn)題等等。

14)活動(dòng)方案確定

活動(dòng)一般是多人一起舉辦，策劃方案提前跟隊(duì)友討論有助于避免盲點(diǎn)。也能提供更多信息。

建立個(gè)微信群，其他信息用G doc同步即可。

我辦過(guò)的活動(dòng)，一般是3個(gè)人一起做，Check List大家一起看，有遺漏會(huì)提醒。

“責(zé)任到人”方式不適合動(dòng)態(tài)活動(dòng)，世事萬(wàn)變，一個(gè)靠譜團(tuán)隊(duì)更能適應(yīng)變化做出成功活動(dòng)。

一旦某人暫時(shí)不在，另外2個(gè)人能補(bǔ)充上。

團(tuán)隊(duì)能一起教育和培養(yǎng)志愿者和新人。

15)志愿者

有很重要且不可替代的職務(wù)，比如：組織者、主持人。

也有一些活動(dòng)，誰(shuí)都能做，可以讓任何人5分鐘內(nèi)加入幫助。

比如簽到啦，發(fā)小禮物啦，維持秩序啦。

這些可以從你的參會(huì)人員里面選擇，填寫(xiě)報(bào)名表格時(shí)候詢(xún)問(wèn)，是否愿意成為志愿者。

一般是10：1的概率，100個(gè)人參會(huì)，大概10個(gè)愿意當(dāng)志愿者，最后大概有5個(gè)真的來(lái)當(dāng)志愿者。

這個(gè)也跟組織有關(guān)系，公益，有趣，有公信力的組織，更容易獲得靠譜志愿者。

大學(xué)生是志愿者主力，但他們相對(duì)經(jīng)驗(yàn)較少，但時(shí)間更多。

在職2–3年的人員是第二主力，他們經(jīng)驗(yàn)豐富，一般參加跟工作相關(guān)的志愿者。

大牛很少成為志愿者，時(shí)間不夠。邀請(qǐng)他們來(lái)演講即可。

請(qǐng)志愿者填寫(xiě)：姓名，電話(huà)，郵件，微信號(hào)，擅長(zhǎng)領(lǐng)域。

每次活動(dòng)前，指定志愿者XX，去做XXX的事情。方便3分鐘進(jìn)入狀態(tài)。

若能填寫(xiě)擅長(zhǎng)領(lǐng)域，可以引導(dǎo)志愿者完成文案、海報(bào)、翻譯、報(bào)道撰寫(xiě)等等工作。

每次線下活動(dòng)，好好挖掘和培養(yǎng)志愿者，未來(lái)活動(dòng)會(huì)越來(lái)越順利。

16)PPT(keynote)

記得盡量帶上自己組織標(biāo)志，開(kāi)頭和結(jié)束有大標(biāo)志，結(jié)束頁(yè)面有聯(lián)絡(luò)方式。

盡量轉(zhuǎn)PDF，方便會(huì)后分享。

不要用XX公司業(yè)務(wù)介紹，那個(gè)格式PPT，太沒(méi)誠(chéng)意。

頂尖運(yùn)營(yíng)小結(jié)：

對(duì)目標(biāo)受眾的吸引力大小是活動(dòng)推廣策劃成功與否的根本，一個(gè)好的活動(dòng)一定會(huì)注重受眾的參與性及互動(dòng)性。有的活動(dòng)策劃會(huì)把公益性也引入活動(dòng)中來(lái)，這本身既與報(bào)紙媒體一貫的公信力相結(jié)合，又能夠激發(fā)品牌在群眾中的美譽(yù)度。甚至活動(dòng)的本身就具有一定的新聞價(jià)值，能夠在第一時(shí)間傳播出去，引起公眾的注意，最大限度地樹(shù)立起品牌形象。

本文轉(zhuǎn)載自“創(chuàng)意圈”