提到上海田島工具有限公司(以下簡稱田島工具)的信息化之路，就不得不提到現(xiàn)任的總經(jīng)理王曉。上世紀(jì)90年代末上海復(fù)旦大學(xué)畢業(yè)后王曉就來到田島工具，當(dāng)時的田島工具只不過是一個很小的日資企業(yè)，伴隨著國內(nèi)制造業(yè)升溫，對五金工具的需求也日益增長，企業(yè)在不到十年間的時間里快速擴(kuò)張，而王曉也從最基層的計劃員一路做到了公司的總經(jīng)理。
正是有了最基礎(chǔ)的工作經(jīng)歷，因為王曉對企業(yè)的每一個流程和其中所存在的問題都非常熟悉，在田島尚未建立IT部門之前，時任計劃部長的王曉就率先組織技術(shù)人員組建了企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)，開發(fā)并實施了MRP2系統(tǒng)，這個系統(tǒng)在當(dāng)時整合了部分企業(yè)資源，使企業(yè)從采購、生產(chǎn)、計劃、庫存各個方面都協(xié)調(diào)互動起來。在這期間，王曉還協(xié)助軟件技術(shù)人員調(diào)研了業(yè)務(wù)需求，自行開發(fā)了基于C/S架構(gòu)的進(jìn)銷存系統(tǒng)，在各個工廠實施使用，從而極大地提升了管理效率，使田島的信息化管理初具雛形。
王曉在2003年正式上任田島公司總經(jīng)理，上任伊始，他難以割舍對先進(jìn)IT技術(shù)忠愛，親自代理了公司的CIO，并在公司已有的局域網(wǎng)基礎(chǔ)上組建了廣域網(wǎng)絡(luò)，改變了以往上海總公司與外部的溝通模式，為企業(yè)電子商務(wù)及ERP軟件實施鋪平了信息高速路。王曉的目標(biāo)是通過計算機(jī)和先進(jìn)的管理軟件實施，進(jìn)而實現(xiàn)企業(yè)的高效管理。
隨著企業(yè)發(fā)展的速度加快，前期的MPR2系統(tǒng)已經(jīng)不能夠適應(yīng)公司的發(fā)展，其手工程度偏高這一弱點，使得準(zhǔn)確率和效率都普遍低下，日本總部想了解上海田島的相關(guān)情況也不能夠及時的得到準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。2003年7月非典剛剛結(jié)束，王曉就帶著企業(yè)現(xiàn)存的問題和解決方案飛往日本總部，這個方案中上線ERP系統(tǒng)是其中一個最為重要的部分。
TOP GP ERP連過數(shù)關(guān)
王曉總經(jīng)理的日本之行最終確定了ERP的項目實施計劃，親自掛帥并成立了田島的ERP項目小組，并且任命精通物流計劃運(yùn)作的IT室長季志杰為 ERP項目小組組長，開始搜集以往同等規(guī)模類似企業(yè)在實施ERP過程中出現(xiàn)的失敗和成功案例，并對每個案例進(jìn)行詳細(xì)的分析。另一方面，多方咨詢各ERP廠商在制造行業(yè)的成功客戶情況和口碑。
這次選型可謂是動靜不小，國內(nèi)外各大ERP提供商云集一堂，邀請了包括：SAP、高維信誠、金碟、NEC、富士通、日立、神州數(shù)碼等廠商一起進(jìn)行投標(biāo)和并做產(chǎn)品演示。因為是日資企業(yè)，所以田島工具的日本總部更傾向于采用日本的軟件產(chǎn)品。王曉頂住總部給予的壓力，從各個方面的指出日本軟件在中國的本土化不足、后續(xù)服務(wù)跟不上、維護(hù)成本很高等缺陷，使得日本總部最終放棄了使用日資服務(wù)商提供的軟件想法，而知名外資軟件則普遍表現(xiàn)得服務(wù)意識不足，且同樣存在本土化不足的問題。經(jīng)過兩輪仔細(xì)篩選，田島公司最終選擇了神州數(shù)碼管理系統(tǒng)有限公司作為合作伙伴，選定了TOP GP ERP。季志杰回憶：當(dāng)時神州數(shù)碼管理系統(tǒng)有限公司TOP GP ERP事業(yè)部負(fù)責(zé)人林德鈺來田島工具對TOP GP ERP的功能作了詳盡的分析和講解，從早晨九點開始一直不停歇的講到晚上十點，田島工具各個部門的負(fù)責(zé)人準(zhǔn)備了諸多問題都得到了滿意的回答，每個人都很興奮，甚至忘記了吃飯和休息。也正是這次講解，使田島的各部門負(fù)責(zé)人心服口服，并且對TOP GP ERP在制造管理方面獨(dú)具特色的管理功能產(chǎn)生了濃厚的興趣。
季志杰說：“TOP GP ERP在技術(shù)方面非常先進(jìn)采用了B/S架構(gòu)，這樣充分利用了服務(wù)器高性能計劃的優(yōu)勢，規(guī)范的軟件編碼、完善的容錯機(jī)制、獨(dú)具特色的作業(yè)編碼機(jī)制，可以大大縮短二次開發(fā)的周期，TOP GP ERP系統(tǒng)對網(wǎng)絡(luò)寬帶的要求也非常低，這對于田島公司低成本投入的VPN網(wǎng)絡(luò)無疑是最好的選擇。另外在一些具體的生產(chǎn)功能上TOP GP ERP也非常領(lǐng)先，比如在生產(chǎn)計劃和排程方面，TOP GP ERP的批次需求計劃，可以根據(jù)客戶生產(chǎn)模式進(jìn)行靈活調(diào)整，可以考慮到每一訂單的特征，對訂單所需的物料做出即時的查詢，反映出訂單缺料的狀況及時地答復(fù)客戶訂單的交貨期，應(yīng)對突然增加的批次計劃以及物料變化，生產(chǎn)計劃同樣能快速地做出反應(yīng)，充分體現(xiàn)了其生產(chǎn)管理上的靈活性。田島工具原有的MRP2系統(tǒng)要確認(rèn)一張訂單時，往往要花費(fèi)非常多的時間來做判斷，在實際應(yīng)用中往往無法應(yīng)對生產(chǎn)中的突發(fā)變化而做出的調(diào)整。TOP GP ERP系統(tǒng)的庫存管理系統(tǒng)中包括了采購、生產(chǎn)、銷售及物料需求計劃，能夠?qū)崟r動態(tài)地反映物料準(zhǔn)確的庫存量，排除了依靠經(jīng)驗判斷庫存的情況。”
在信息整合方面，TOP GP ERP使田島工具的各工廠的數(shù)據(jù)打破時間與空間限制，充分整合到一個平臺，田島工具在外地有七個營業(yè)網(wǎng)點，TOP GP ERP使各個分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與上海總公司的數(shù)據(jù)實現(xiàn)了即時共享，并且日本總部也同樣能做到對田島工具的業(yè)務(wù)情況隨時隨地清楚的了解。
全員動員多方協(xié)同2004年12月，田島工具ERP項目正式開始實施，神州數(shù)碼管理系統(tǒng)有限公司委派在企業(yè)制造管理方面擁有豐富實施經(jīng)驗的人員作為項目經(jīng)理代表進(jìn)入田島公司，指導(dǎo)實施整個項目，神州數(shù)碼的項目經(jīng)理根據(jù)調(diào)研過程中對田島公司的了解，與田島公司商定在上海田島實現(xiàn)ERP三上月內(nèi)上線。而對于像田島工具這樣規(guī)模的制造企業(yè)，三個月內(nèi)成功上線幾乎是一個不可能完成的任務(wù)，而不僅如此，上線ERP還必須保證業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。總經(jīng)理王曉也意識到如此大的工程必須要全員參與并且重視起來，王曉在項目啟動會上就說出了“ERP一役只許成功，不許失敗”這樣的狠話。
但目標(biāo)終歸要落實于現(xiàn)實當(dāng)中，項目組基于“三個月內(nèi)必須完成上線”這樣一個明確的目標(biāo)，開始制訂了一個詳細(xì)計劃，這其中數(shù)據(jù)的整理就是千頭萬續(xù)中需要理出來的第一步，TOP GP ERP實施之前，田島公司的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分立于Oracle8i和Sql Server2000兩套數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。除此以外，外埠七個分支機(jī)構(gòu)的進(jìn)銷存系統(tǒng)數(shù)據(jù)也同樣存于各自獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫ACCESS97中。將這些不同數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)整合到TOP GP ERP的數(shù)據(jù)庫中?正是因為田島工具主要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在原來各系統(tǒng)已經(jīng)存在，所以在導(dǎo)入過程中除了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)本身的準(zhǔn)確性外，還需要考慮數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中的完整性和相關(guān)特性，對于每次進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，季志杰都親自過問并進(jìn)行檢查。雖然數(shù)據(jù)整合風(fēng)險較大，但數(shù)據(jù)批量整合到ERP系統(tǒng)中可以極大的減少了手工錄入數(shù)據(jù)的工作量，讓員工有更多的時間去熟悉實際業(yè)務(wù)及軟件操作，同時避免了手工作業(yè)可能的誤差，也大大縮短了前期準(zhǔn)備工作的時間。
數(shù)據(jù)成功導(dǎo)入后，系統(tǒng)的試運(yùn)行就成為關(guān)鍵，經(jīng)過雙方討論確定，決定先將系統(tǒng)中的主要部分：整體系統(tǒng)、整體管理、采購、銷售、庫存、料件、 BOM、生產(chǎn)、質(zhì)量系統(tǒng)提前投入試運(yùn)行，在主體框架基礎(chǔ)上，啟用應(yīng)收、應(yīng)付、票據(jù)、防偽稅控、成本及總帳系統(tǒng)，同時逐步完善業(yè)務(wù)中細(xì)節(jié)部分，發(fā)現(xiàn)并及時解決軟件試運(yùn)行中的問題，保證在上線前將問題解決。另外，業(yè)務(wù)流程的確定也是整個上線成功中的關(guān)鍵因素，在上線前實施小組就安排業(yè)務(wù)人員熟悉ERP軟件的操作，針對各部門組織及分工現(xiàn)狀，神州數(shù)碼實施小組和田島公司業(yè)務(wù)雙方首先擬定了操作流程討論，將每個部門的工作細(xì)節(jié)進(jìn)行固化，對一些原有的不合理的流程，雙方共同協(xié)商進(jìn)行修改。業(yè)務(wù)流程的討論過程中，各部門負(fù)責(zé)人每次均要出席，成為業(yè)務(wù)流程確立的建設(shè)者，而這些人最終也成為了流程的執(zhí)行者和受益者，所以各部門業(yè)務(wù)人員都積極將各自業(yè)務(wù)需求及差異流程擺到桌面，從自身業(yè)務(wù)與ERP系統(tǒng)對應(yīng)業(yè)務(wù)的合理性、關(guān)聯(lián)性進(jìn)行對比、驗證，最終確立更為優(yōu)化的流程，對于優(yōu)化后的流程，在TOP GP ERP軟件的主界面上通過圖形化的方式再進(jìn)行定義。
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