企業行政管理工作雜談

人們對企業行政管理工作的一般認識，往好里說是服務，往壞里說是打雜。如果真的當成打雜，那肯定沒有前途可言。不過說歸說，投身從事行政管理工作的人還是前仆后繼、絡繹不絕，其中不乏專業、優秀人士。

行政管理部門作為企業職能部門存在久遠，且不可或缺，其存在價值何在？

例1：人們常說，從一個公司的司機、前臺和保安的言談舉止上，你大約能看出這是一家怎樣的公司。也就是說，行政人員的表現，會體現出這個企業的文化、制度、人際關系和人員素質狀況，是企業整體素質與綜合能力的一個“代表性樣本”。

例2：與開疆拓土的一線業務工作相比，身居二線的行政服務支持工作往往瑣碎、無序、跨度大、協調難、分類多、涉及面廣、突發性高，完成它們需要的是組織協調專家和問題解決能手，只有優秀的行政管理人員才可以充任這個角色。

例3：行政管理部門對企業的行政費用支出負有管理責任（物業租金、固定資產支出、接待費等），每當控制成本、開源節流的問責聲起，都會率先展開“支出是否合理及效率優劣如何”的反思，檢討自己有沒有當好“企業管家”，盡到責任。

綜上，行政管理通過人員的樣板式展示，體現了其作為企業管理成果的形象價值；通過配合與支持一線部門工作，實現了其作為二線部門的服務價值；通過履行企業管家職責，實現了其作為效率監督者和費用控制者的管理價值！

行政管理幾乎涉及企業內外部所有個體與組織。總體而言，在過程管理方面，行政管理的工作要求是做到“標準化+人性化”，標準化是管理基礎，它確立行政管理工作的基本地位；人性化則是服務提升的方向，它對行政管理工作形成“加分效應”。在成果管理方面，成本、品質和時間三個維度中，時間最為重要！BN對行政管理的工作要求簡單到一句話：“快速響應、高效完成”。成本和品質在時間要求面前，均可做出適度讓步。

我所定義的企業行政管理體系，包含了一個“基礎管理系統”，若干“功能模塊管理系統”。

行政管理基礎管理系統的范疇，包括：①行政管理團隊的組織結構、人員編制和崗位職責；②行政管理工作中必要的各項授權審批流與工作流；③行政費用預算與審計制度；④能夠提供整套行政管理標準、行政服務所需資源清單和行政服務工作流程指引在內的共享服務手冊。

建立在基礎管理系統之上的功能模塊管理系統，包含三個層面的范疇：①戰略層面-該功能模塊的價值關注重點；②管理層面-該功能模塊的授權審批流、管理制度和一般規則（包含慣常規則和未納入制度的潛規則）；③執行層面-工作分工、工作條件、工作程序和工作成果標準（表格記錄、交付物或交付狀態等）。

行政管理功能模塊的種類，在不同的組織架構之下會有所不同，一般而言，包含了以下類別和細分項目：

1.       機要類模塊，常規細項工作包括：公司注冊與變更管理工作；公司各類資質申辦管理工作；公司印章、證照與檔案管理工作。

2.       文書類模塊，常規細項工作包括：以企業下行文書（通知通告、企業制度）和外部往來文書（各類公函與法律文書等）為管理重點的企業公文管理工作；以高管秘書崗位工作為管理核心的文秘管理工作；管理崗位的日常工作計劃與行為督辦管理工作；內部會議管理工作。

3.       法務類模塊，常規細項工作包括：以行政事務類合同為主，包含合同草擬、審閱、用印、管理等步驟在內的合同管理工作；用于有效應對企業各類突發事件的應急預案管理工作。

4.       資產類模塊，常規細項工作包括：辦公職場的租賃、裝修與搬遷管理工作；包括辦公家私、電子設備和辦公物資在內的企業行政類固定資產與物資的采購與資產管理工作；包括安保、衛生、綠化、場所管理之內的辦公場所日常管理工作。

5.       后勤類模塊，常規細項工作包括：車輛管理工作；宿舍管理工作；食堂管理工作。

6.       商務類模塊，常規細項工作包括：對外的商務接待管理工作、對內的各類企業文化活動管理工作。

7.       差旅類模塊，常規細項工作包括：機票、酒店預訂與管理工作；其他差旅服務工作。

8.       IT類模塊，常規細項工作包括：電子設備硬件管理工作；互聯網網絡運維管理工作；辦公應用系統管理工作。

建立企業行政管理系統，應當以企業戰略、業務需求為前提。構建企業行政管理系統的短期目標，是促進行政管理標準化，以實現高效運作；推動行政管理人性化，以實現高品質服務。長期目標是構建與業務部門的合作伙伴關系、建立支持企業戰略實現的資源與服務共享中心。

投身于企業行政管理，個人的職業發展將會怎樣？這是入行者非常關注的問題！

有人說，行政工作準入門檻低，人員素質參差不齊。其實想想看，在業務、生產領域，不也是一樣的情形？行政管理崗位和生產技術、業務銷售類崗位有著類似的特點，雖然起點低，但是機會多，相同的起跑線，只要你比別人更努力、表現更優秀，就會有更好的發展！

有人說，行政崗位薪酬較低。行政崗位的技術專業性要求相對較低，主要從事管理與協調的事務性工作，薪酬低于專業崗位、技術崗位，后者門檻高、投入大，拿來比較不一定合適。無論事務性崗位還是專業技術崗位，上升到管理崗位層面，這種差異會減小或消失。

有人說，干行政不專業，學不到東西。其實，行政工作更注重管理和協調，橫向、縱向、跨行、跨界，無所不包，無所不涉，能夠最大限度鍛煉和提升人的綜合能力。一些功能模塊細分項目，也可以做到專業發展，如采購、法務等。

行政管理作為企業組織結構中成熟穩定的管理職能，在職業發展通道上，形成了基于經驗、能力和貢獻的常規晉升路徑。和做任何工作一樣，只要你努力、堅持和參悟，總會得到應有的收獲！