企業(yè)行政管理工作雜談

人們對企業(yè)行政管理工作的一般認(rèn)識，往好里說是服務(wù)，往壞里說是打雜。如果真的當(dāng)成打雜，那肯定沒有前途可言。不過說歸說，投身從事行政管理工作的人還是前仆后繼、絡(luò)繹不絕，其中不乏專業(yè)、優(yōu)秀人士。

行政管理部門作為企業(yè)職能部門存在久遠(yuǎn)，且不可或缺，其存在價值何在？

例1：人們常說，從一個公司的司機(jī)、前臺和保安的言談舉止上，你大約能看出這是一家怎樣的公司。也就是說，行政人員的表現(xiàn)，會體現(xiàn)出這個企業(yè)的文化、制度、人際關(guān)系和人員素質(zhì)狀況，是企業(yè)整體素質(zhì)與綜合能力的一個“代表性樣本”。

例2：與開疆拓土的一線業(yè)務(wù)工作相比，身居二線的行政服務(wù)支持工作往往瑣碎、無序、跨度大、協(xié)調(diào)難、分類多、涉及面廣、突發(fā)性高，完成它們需要的是組織協(xié)調(diào)專家和問題解決能手，只有優(yōu)秀的行政管理人員才可以充任這個角色。

例3：行政管理部門對企業(yè)的行政費(fèi)用支出負(fù)有管理責(zé)任（物業(yè)租金、固定資產(chǎn)支出、接待費(fèi)等），每當(dāng)控制成本、開源節(jié)流的問責(zé)聲起，都會率先展開“支出是否合理及效率優(yōu)劣如何”的反思，檢討自己有沒有當(dāng)好“企業(yè)管家”，盡到責(zé)任。

綜上，行政管理通過人員的樣板式展示，體現(xiàn)了其作為企業(yè)管理成果的形象價值；通過配合與支持一線部門工作，實(shí)現(xiàn)了其作為二線部門的服務(wù)價值；通過履行企業(yè)管家職責(zé)，實(shí)現(xiàn)了其作為效率監(jiān)督者和費(fèi)用控制者的管理價值！

行政管理幾乎涉及企業(yè)內(nèi)外部所有個體與組織。總體而言，在過程管理方面，行政管理的工作要求是做到“標(biāo)準(zhǔn)化+人性化”，標(biāo)準(zhǔn)化是管理基礎(chǔ)，它確立行政管理工作的基本地位；人性化則是服務(wù)提升的方向，它對行政管理工作形成“加分效應(yīng)”。在成果管理方面，成本、品質(zhì)和時間三個維度中，時間最為重要！BN對行政管理的工作要求簡單到一句話：“快速響應(yīng)、高效完成”。成本和品質(zhì)在時間要求面前，均可做出適度讓步。

我所定義的企業(yè)行政管理體系，包含了一個“基礎(chǔ)管理系統(tǒng)”，若干“功能模塊管理系統(tǒng)”。

行政管理基礎(chǔ)管理系統(tǒng)的范疇，包括：①行政管理團(tuán)隊(duì)的組織結(jié)構(gòu)、人員編制和崗位職責(zé)；②行政管理工作中必要的各項(xiàng)授權(quán)審批流與工作流；③行政費(fèi)用預(yù)算與審計(jì)制度；④能夠提供整套行政管理標(biāo)準(zhǔn)、行政服務(wù)所需資源清單和行政服務(wù)工作流程指引在內(nèi)的共享服務(wù)手冊。

建立在基礎(chǔ)管理系統(tǒng)之上的功能模塊管理系統(tǒng)，包含三個層面的范疇：①戰(zhàn)略層面-該功能模塊的價值關(guān)注重點(diǎn)；②管理層面-該功能模塊的授權(quán)審批流、管理制度和一般規(guī)則（包含慣常規(guī)則和未納入制度的潛規(guī)則）；③執(zhí)行層面-工作分工、工作條件、工作程序和工作成果標(biāo)準(zhǔn)（表格記錄、交付物或交付狀態(tài)等）。

行政管理功能模塊的種類，在不同的組織架構(gòu)之下會有所不同，一般而言，包含了以下類別和細(xì)分項(xiàng)目：

1.       機(jī)要類模塊，常規(guī)細(xì)項(xiàng)工作包括：公司注冊與變更管理工作；公司各類資質(zhì)申辦管理工作；公司印章、證照與檔案管理工作。

2.       文書類模塊，常規(guī)細(xì)項(xiàng)工作包括：以企業(yè)下行文書（通知通告、企業(yè)制度）和外部往來文書（各類公函與法律文書等）為管理重點(diǎn)的企業(yè)公文管理工作；以高管秘書崗位工作為管理核心的文秘管理工作；管理崗位的日常工作計(jì)劃與行為督辦管理工作；內(nèi)部會議管理工作。

3.       法務(wù)類模塊，常規(guī)細(xì)項(xiàng)工作包括：以行政事務(wù)類合同為主，包含合同草擬、審閱、用印、管理等步驟在內(nèi)的合同管理工作；用于有效應(yīng)對企業(yè)各類突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案管理工作。

4.       資產(chǎn)類模塊，常規(guī)細(xì)項(xiàng)工作包括：辦公職場的租賃、裝修與搬遷管理工作；包括辦公家私、電子設(shè)備和辦公物資在內(nèi)的企業(yè)行政類固定資產(chǎn)與物資的采購與資產(chǎn)管理工作；包括安保、衛(wèi)生、綠化、場所管理之內(nèi)的辦公場所日常管理工作。

5.       后勤類模塊，常規(guī)細(xì)項(xiàng)工作包括：車輛管理工作；宿舍管理工作；食堂管理工作。

6.       商務(wù)類模塊，常規(guī)細(xì)項(xiàng)工作包括：對外的商務(wù)接待管理工作、對內(nèi)的各類企業(yè)文化活動管理工作。

7.       差旅類模塊，常規(guī)細(xì)項(xiàng)工作包括：機(jī)票、酒店預(yù)訂與管理工作；其他差旅服務(wù)工作。

8.       IT類模塊，常規(guī)細(xì)項(xiàng)工作包括：電子設(shè)備硬件管理工作；互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維管理工作；辦公應(yīng)用系統(tǒng)管理工作。

建立企業(yè)行政管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)以企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求為前提。構(gòu)建企業(yè)行政管理系統(tǒng)的短期目標(biāo)，是促進(jìn)行政管理標(biāo)準(zhǔn)化，以實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作；推動行政管理人性化，以實(shí)現(xiàn)高品質(zhì)服務(wù)。長期目標(biāo)是構(gòu)建與業(yè)務(wù)部門的合作伙伴關(guān)系、建立支持企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的資源與服務(wù)共享中心。

投身于企業(yè)行政管理，個人的職業(yè)發(fā)展將會怎樣？這是入行者非常關(guān)注的問題！

有人說，行政工作準(zhǔn)入門檻低，人員素質(zhì)參差不齊。其實(shí)想想看，在業(yè)務(wù)、生產(chǎn)領(lǐng)域，不也是一樣的情形？行政管理崗位和生產(chǎn)技術(shù)、業(yè)務(wù)銷售類崗位有著類似的特點(diǎn)，雖然起點(diǎn)低，但是機(jī)會多，相同的起跑線，只要你比別人更努力、表現(xiàn)更優(yōu)秀，就會有更好的發(fā)展！

有人說，行政崗位薪酬較低。行政崗位的技術(shù)專業(yè)性要求相對較低，主要從事管理與協(xié)調(diào)的事務(wù)性工作，薪酬低于專業(yè)崗位、技術(shù)崗位，后者門檻高、投入大，拿來比較不一定合適。無論事務(wù)性崗位還是專業(yè)技術(shù)崗位，上升到管理崗位層面，這種差異會減小或消失。

有人說，干行政不專業(yè)，學(xué)不到東西。其實(shí)，行政工作更注重管理和協(xié)調(diào)，橫向、縱向、跨行、跨界，無所不包，無所不涉，能夠最大限度鍛煉和提升人的綜合能力。一些功能模塊細(xì)分項(xiàng)目，也可以做到專業(yè)發(fā)展，如采購、法務(wù)等。

行政管理作為企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中成熟穩(wěn)定的管理職能，在職業(yè)發(fā)展通道上，形成了基于經(jīng)驗(yàn)、能力和貢獻(xiàn)的常規(guī)晉升路徑。和做任何工作一樣，只要你努力、堅(jiān)持和參悟，總會得到應(yīng)有的收獲！