企業管理制度的編寫、發布與管理

高虎/文

前言

制定企業管理制度，自上而下，希望越多、越細越好；而自下而上，則希望越少、越簡越好。對于高素質人群，少給規則，多講原則；對于低素質人群，多給規則，少講原則。判斷制度好壞的依據，不是這個制度寫得多么有文采和完整無暇，而是這個制度的執行效果符合管理要求的程度。制定企業管理制度的核心思想是：該說的要說到，說到的就要做到！

制度系統但是復雜，雖然面面俱到但管理成本太高；制度不全但是簡單，雖然頭痛醫頭但勝在可以一事一議。總的來說：制定企業管理制度的原則：①服從于企業戰略、文化、規模和架構；②簡單明了；③系統化；④鎖鏈化；⑤一般與特殊相結合。

本文將企業管理制度分為制度、規范、標準三類，僅提供一個思考架構，并不打算對制度的內涵與外延進行框定。

一、對制度/規范/標準的理解

制度的特點：規定性、約束性；主要體現對于某事，我們是如何“管”的。制度告訴人能做什么，不能做什么，制度在以約束性的東西為主的同時，可以涵蓋一些規范性和標準性的內容。制度的名稱一般是：XX制度、 XX管理辦法、 XX管理規定等，根據管理范圍大小、管理要求的重要性，依次從選擇：大的、重要的叫“XX制度”；小的、非重要的叫“XX管理規定”。

規范的特點：指導性、流程性、程序性；主要體現對于某事，我們是如何“做”的。規范告訴人應該怎樣做，不應該怎樣做，規范也可以在以指導性的內容為主的同時，涵蓋一些標準性的內容。規范的名稱一般是：XX規范、XX工作規范。

標準的特點：衡量某項結果是否符合要求的準則，具有很強的可比較性或參考性。標準告訴人做出的結果是否符合要求。標準的名稱一般是：XX標準。

什么樣的內容占主導，就判定是什么樣的企業管理制度。

標準一般可作為制度與規范的附件；如果標準比較具有獨立性，或需要經常變動修訂時，可作為獨立的文件發布。用于目標群體參考使用（非強制性要求）的文件，是工作指引，不作為制度/規范/標準，但必要時，可作為制度附件下發。與IT系統關聯緊密的技術要求，一律作為規范來制訂；如純粹是技術文件的，則不須作為制度/規范/標準來制訂。

制度/規范/標準出臺后，各級管理人員可針對傳達對象，簡化、細化和明確制度/規范/標準要求（大型、跨區域、多元化企業集團存在此種情形），示例：① XX制度的實施細則（細化、明確、分解貫徹XX制度的文件）；②員工須知（為了讓員工更好地學習，制作的針對性更強的文件）；③管理手冊（若干制度按規律摘選重要內容進行的匯編類文件）。

二、編寫制度/規范/標準的基本原則

1.目的明確。編制這個制度/規范/標準是用來干什么用的？為什么要制訂？通過實施，希望達到什么樣的目的和預期效果？

2.適用群體指向明確。給哪些崗位使用的？適用于什么樣的工作？哪些崗位必須應知應會？哪些崗位一般了解就可以了？哪些崗位則根本不需要了解？

3.內容簡捷。正文內容控制在三頁以內。正文很長的，可根據需要拆分，分解成為幾個文件。

4.語句簡單、易懂；使用規范、書面語句。不使用很長的復句；一句說不清楚的，拆為多句；不使用歧義句子；不使用過于直白、俗俚的詞語。

5.差異大、例外多的，多原則、少規則。

6.剛性要求高、唯一性強的，少原則、多規則。

7.內容涉及多個部門時，確定一個主導者，由主導者確定相關的職能，并推動制度制訂。

一個制度/規范/標準的標準結構：①目的：說明制訂該文件的主要目的；②適用范圍和傳達對象：表明該文件所適用的管理范圍和需要知會的傳達對象；③內容：描述制度/規范/標準內容；④例外：說明文件內容不能規定的例外情形；⑤解釋：提示負責條款解釋的主管部門；⑥引用：提示在內容中引用的其他文件；⑦附錄：提示支持文件運行的相關內容，包括：規則、流程圖和表格等。

三、制度的編寫要求

1.結構平衡。每一項目下的文字篇幅不應相差太大；四級項目符號（1/1.1/1.1.1/1.1.1.1）滿足制訂條款的細分要求；結構類似“八股文”。

2.層次感強。按管理要求的主次規律形成結構。

3.起承轉合，符合邏輯。切忌思維混亂，前后不分，什么都想說，結果什么也說不清楚。

4.提出要求。制度不是小說，不是說明書，必須提出管理要求，如：應該如何，必須如何，禁止如何等。

5.明確責任。什么事情由誰做；不輕易省略主語；責任要界定清楚，權限要劃分明確。

6.規定方法。怎么完成任務？采用什么方法？

7.多標準、少描述。不使用形容詞、副詞。

需要制訂制度細則的，應該說明由誰來建立什么細則；需要其他文件支持的，應該說明引用了什么文件；需要形成結果的，在文件中說明；結果形式（表格、模版等）作為附件；正文與流程、圖表分開。正文內容具有連貫性，盡量不要插入圖表。圖示可以出現在正文中，但流程、指引、標準、表格等，都應該列在文件之后，作為附件。

四、規范的編寫要求

規范的結構如何確定？①按工作流程、程序的先后順序來描述。“先做什么，再做什么，最后做什么”；②同時表述多個流程時，注意區分不同的流程，避免將多個流程混在一起說明；③如流程描述中需要添加約束性要求（制度內容）的，應注意與描述要求區分開來，另起一段描述。

規范中各項工作的責任如何界定？當流程、程序涉及多個責任主體時，應將這些責任主體的具體責任、接口和相互關系表述清楚；當規范中的責任主體單一時，則不須進行更詳細的描述和規定。

規范需要作到多“細”？屬于對一項工作進行整體（系統性強、范圍廣、涉及崗位多）規范的文件，不必制訂過細。涉及單個崗位和責任主體的具體操作要求，可在文件中提出責任人員和制訂要求，作為下一級操作規范來制訂與實施。屬于局部、單個崗位規范的文件，可以制訂得細一些，精確到每一個步驟。但也應考慮不同地區的差異性，注意規范文件的適用性和可操作性。

五、標準的編寫要求

1.表格化。用表格形式體現標準要求，將表格作為標準文件的主要內容。

2.類別化。標準不應是雜亂無章的，應該遵循一定的規律，分類列明。

標準應該是可達成狀態的“下限”，既“60分要求”，因此，當不能進一步確定合理的標準尺度時，不必將標準制訂得過細，以免失去參照意義。

六、制度/規范/標準的編號

示例編號樣式：XX-X-XXX

釋義。自左向右，XX：為制訂該文件的部門代碼；X：為該文件的類型代碼；XXX：為該文件的流水編號代碼。

代碼規則：

①XX：總裁辦“ZB”、營運部“YY”…

②X：制度“C”規范“B”標準“D”。

③XXX：左邊“X”為制訂該文件的崗位代碼；右邊“XX”為文件的自然流水編號。

一個文件只有唯一的一個編號；當文件需要修訂時，變更該文件的版本號即可；只有當該文件廢止后，原編號才能使用在其它文件上；給某個具體的文件編號前，應先參考企業制度清單，根據制度清單中本部門的現有文件編號對新文件進行編號。

七、發布制度的公文包含哪些內容？

1.基本信息：與公文的審批、傳達、反饋、追溯有關的一些相關信息。基本信息包括：

①密級：這個制度需要加密嗎？什么級別的人是不能看到的？

②審批人：由何人審批？是否需要總裁批準？

③主送范圍：制度的應知應會群體，和群體所屬的職能、部門

④抄送范圍：制度的一般了解群體，和群體所屬的職能、部門

⑤經辦部門/經辦人/電話

2.公文正文：發布制度的公文正文。公文正文依次包括以下內容：

①公文名稱

②目的、制度名、編號版本、制訂者

③培訓安排

④制度要點

⑤反饋聯系人（姓名/電話/電子郵箱）

⑥生效日期和負責解釋部門

3.附件：與正文有關的附件。包括：所發布的制度；該制度的一些附件等。

制度正文中附件的編號與發布制度公文上所羅列出的附件序號是不一致的：

制度正文中附件的序號是：7.1、7.2……，即：凡是屬于該制度的附件一律羅列出來。

制度公文上羅列的附件序號規則是：

附件一：《XX-X-XXX  XX制度》

附件二：《XXXX》（制度的附件7.1）

附件三：《XXXX》（制度的附件7.2）

即：凡是屬于該公文的附件一律羅列出來。

八、如何擬寫發布制度的公文？

公文擬寫的基本原則：①目的清晰；內容簡潔；表達明確；②無病句、無歧義句、無錯別字、無俗俚詞句；③具體方法：可按照發布制度的公文樣例擬寫。

發布制度的公文樣例：

關于發布《XXXX制度》的通知

為了XXXX（目的），XX中心（制訂者）制訂了《XXXX制度》（制度名），編號XX-X-XXX，版本X.X，現予以發布。具體安排如下：

一、培訓安排

1.XXXX（崗位、部門或某群體）全文熟知；XXXX（崗位、部門或群體）掌握制度要點。

2.XXXX（崗位）負責培訓安排；培訓完成時間為：XX-XX-XX前

二、制度要點

1.XXXX……

2.XXXX……

（制度要點，是指對該制度中重要、關鍵、特別要求傳達對象留意的部分信息的提煉，而非制度條目的簡單羅列，制度要點一般在五條之內，特殊情況可以增加）

三、反饋聯系人

XXX（姓名、電話和電子郵箱）

四、本制度（或規范、標準）與XX XX年XX月XX日生效（或發布之日起生效；如為修訂制度，還須說明對應版本的制度同時廢止）；由XX中心XX處負責解釋。

特此通知

附件一：《XX-X-XXX X.X XXXXXX制度》

附件二：……

九、企業制度管理中，管理人員應該承擔什么責任？

作為管理人員，你的部門制度執行不力，與你的管理有直接關系嗎？對于制度的傳達，除了照本宣科，有沒有更好的方法？…

在目前的管理工作中，有沒有制度方面的缺失？如果有缺失，是否應該及時向上級報告，或者著手建立這方面的制度？在發布的制度當中，有自己不了解的嗎？自己的部屬都掌握了應該掌握的制度了嗎？有沒有按照制度在開展工作？…

在促進員工學習、理解、掌握并執行公司制度的工作中，方法有沒有問題？關于員工對制度的理解和執行狀況，評估是準確的嗎？當發現制度有問題，在執行中體現出不適用性，反饋了嗎？采取措施了嗎？采取何種措施？…

十、制度應該傳達給誰？

制度的傳達群體（人員、崗位、部門）包括：

應知應會群體：對于制度，應該熟知、應該會做的群體，包括：制度要求的直接管理者、執行者。

一般了解群體：對于制度，只需要進行一般性的了解的群體，包括：制度要求的關聯者、參與者、涉及人員。

在發布制度時，制度正文中的“2適用范圍和傳達對象”可以對傳達對象做明確界定，管理者按照確定的范圍定向傳達、培訓。

十一、如何傳達制度？

制度自上而下傳播時，信息渠道越長，信息漏斗現象就越嚴重，信息失真度就越高。管理者應該考慮怎樣將一個管理要求原汁原味、不打折扣地傳輸到每一個員工的耳朵里。要求太復雜，不易理解不行；篇幅太長，內容太多，記不住不行；與工作結合不緊密，說是一套做又是一套，也不行！

保密前提下，傳達制度的方法：

1.電子郵件抄送。目前很多公司使用的最普遍的制度傳達方法。各項制度傳達都基本適用。

2.紙質文檔傳閱。無法配置電腦的工作崗位，使用紙質文檔傳閱。一般適用于基層崗位和部分一線工作崗位。使用紙質文檔傳閱應注意傳閱時簽收確認，以保證傳達效果。

3.工作例會口頭傳達。對于一般了解的群體，可以在進行工作例會的時候進行傳達制度內容。

4.組織專項培訓活動。對于涉及范圍廣、制度要求重要的制度，可組織專項培訓活動。不是所有的制度都需要組織培訓，管理者應慎重選擇這種傳達方式，通過其他方式可以達到效果要求的，采用其它方式。

5.編制、印發小冊子：傳達對象的工作具有特殊性（非固定工作位的，且又要求掌握制度），編發小冊子有利于其隨身攜帶與學習。

十二、如何組織制度培訓？

組織制度培訓的一般步驟：提煉制度要點；編制培訓教材；確定培訓的“5W1H”；組織實施。

1.提煉制度要點：制度中，急需傳達對象掌握的要求，就是制度要點。

2.編制培訓教材：根據講解要求和提煉出來的制度要點來編制培訓教材，可以做成PPT文件，也可以作成文本式教案。

3.確定培訓的“5W1H”：學什么？什么時候？什么地點？誰是講授者？誰是學習者？大約需要多長時間？

4.組織實施：精簡時間、直奔主題；注意培訓氣氛，多安排互動、問答和討論；避免照本宣科。

十三、如何評估制度培訓效果？

培訓效果好壞，不在于員工記住了多少你培訓過的東西，而在于他有沒有按照你說的去做。當然，要做到按照說的去做，前提是他必須知道如何去做。培訓教案中的問題，可書面考核，也可口頭了解，看受訓者是否理解并記憶了制度要求。對于口頭詢問檢驗培訓效果的，應多采用“情景問答”的方式，結合傳達對象的崗位職責來提問。

十四、遇到問題，如何反饋？

在培訓、貫徹和執行中，發現問題，管理者應及時反饋，反饋途徑有三：向負責制度解釋的部門咨詢；向發布制度的公文經辦人咨詢。

（根據筆者早期制度建設工作筆記整理）