聯商網專欄：本文通過訂單流程說說零售O2O項目的日常工作，零售O2O的范圍很廣，這里主要說結合線下資源的區域性線上零售平臺。訂單流程操作是每個企業都會遇到的實操問題，讓我們來看看過程中需要注意的關鍵點都有哪些。
一、審單
顧客下單后，第一件事是審單，審單包含自動審單和客服審單，對于某些訂單可能電話回訪顧客。
對于重復購物且沒有勾選需要發票的訂單一般不用審單，系統自動審核，這類單子出現問題的可能性比較低。
新顧客首次購物且線下支付，一般需要審單，檢查收貨人地址，電話，發票，商品是否有異常，有不少顧客僅想試試網購，地址胡亂填寫，這類單據不能審核通過。
有顧客想購物，但收貨地址填寫不清，這類訂單需要客服聯系顧客完善收貨地址。有的顧客選擇線上支付，但因為工具異常沒有支付成功，這類單據需要客服聯系顧客，確認后幫他們改成貨到付款。
二、配貨
客服審核單據后，單據傳給倉庫，倉庫打單配貨。
倉庫管理配貨有標準規則，比如貨位管理，匹配包裝箱，摘果法，播種法，波次管理，貨架規劃，揀貨路線規劃等，這方面的信息很容易搜到，這里說說個人經驗。
庫存準確很重要，如果庫存不準，顧客訂貨后可能缺貨，流程將變得很復雜，需要倉庫通知客服，客服聯系顧客詢問是否能缺貨發貨，如果顧客同意缺貨發貨，線上付款單子要通知財務退款缺貨部分，要倉庫重新打印訂單再次配貨。
很多商品有箱裝條碼和單品條碼，比如一箱24瓶可樂，箱裝碼是A，瓶裝碼是B。那收貨部是用A還是B編碼入庫了？最合理的辦法是A和B碼都可以入庫，入庫A碼則可樂自動增加24個庫存。但在實際操作中，有時會遇到商品資料不正確，用A碼無法入庫，或者A碼對應另外的商品。
還可能遇到同一個商品多個條碼，多個商品同一個條碼，某些商品沒有條碼，只能自己打印張貼自編條碼，所有這一切如果檢查和執行不到位，會造成商品庫存不準確，影響顧客體驗，所以商品資料準確，出入庫嚴格管理是庫存準確的基本保障。
還可能遇到保質期問題，同一種商品每批生產日期不同，系統無法記錄保質期批次庫存，可能出現商品過期問題。我們之前試過用系統記錄每批次生產日期，如果某個進貨批次商品臨期，則對比當前剩余庫存數量，剩余庫存數量大于批次進貨數量2倍時，人工排查是否還有臨期批次商品。目前解決保質期問題，還是主要依靠分區責任制度效果比較好。
還有贈品問題，贈品有2類，一是商品合體搭贈，比如5L調和油上綁定一個小瓶700ML的油。另一類是非合體，比如購買10包方便面，送快餐盒。顧客在網站上看到商品有搭贈小瓶油，結果送貨沒有，或者網站看到沒有贈品，其實本來是有贈品的。這樣的顧客體驗都不好。
系統很難解決贈品問題，因為系統只認商品編碼，它無法區分是否有贈品。解決辦法有2種，一是為贈品建檔，入庫時贈品入庫，設定某商品搭送贈品，當贈品庫存低于安全值時，搭送活動結束。二是不標明有贈品，配貨時送完為止，給顧客意外驚喜。具體運營中，2種方法結合來做，對于某些臨時贈品活動用第二種辦法更簡單快捷。
三、送貨
送貨是最影響顧客體驗的一個環節，送貨員態度如何，是否送貨入戶，是否清點商品，很難監控。曾經有顧客向我們反映，送貨員送到顧客家樓下就大叫顧客名字，讓她很尷尬。
我們想過很多辦法提高送貨員服務質量，比如培訓，建立獎罰制度，回訪顧客等，但效果都不夠好。最后實踐效果較好的辦法有2個。
一是神秘顧客制度，我們每天隨機抽取幾位顧客，送貨前電話聯系，贈送她點小禮物，請他幫忙留意送貨員服務質量，是否滿意，送貨完畢后再次聯系顧客，確認送貨員服務是否符合規范。這個辦法不但有效監督送貨員，而且讓顧客參與進來，居然還能提高顧客忠誠度。
二是每日短信，我們第二天會向前一天的顧客發短信，內容是“感謝光臨**商城，我們規定送貨入戶，主動清點商品，使用禮貌用語，身穿工作服，如有違規或不滿意，請回復“投訴”，我們將跟進處理。”這個短信不僅監督了所有送貨行為，而且加強了我們在顧客心目中的印象。
對送貨員、配貨員、客服員的管理細瑣和繁雜，我們最開始想建立完善的SOP規范，規定好每一個細節，大家按照規則執行就好。結果在實踐中發現要做到這點并不容易，因為我們的業務從零開始建立，規則經常隨情況變化，SOP變得太過頻繁，每次改動SOP都要相關部門開會溝通確認，然后正式通知所有相關員工，耗費時間精力太多。2個辦法可以解決這個問題。
一是簡化規則體系，不用做細致SOP規則，每個部門只有一個規則表格，每條羅列下去，規則表格隨時更新，每條新規則或者某條規則有更新，都在規則后面加入更新時間，規則表格上墻，如果有更新，則部門管理人員通知所有人看墻上的新規則。
二是提升員工主動性，基層員工優先招聘應屆生，給予有競爭力的薪酬，嚴格淘汰不合格的員工，注重團隊氛圍。定期召開溝通會，說明團隊目標和當前任務，解答員工疑問。
（聯商網專欄作者 文/張陳勇 轉載請務必注明出處！）
