配貨，實(shí)質(zhì)上是企業(yè)內(nèi)部的二次采購。它以一次采購的庫存為采購對象，以各賣場的具體需求為采購依據(jù)，按照一定標(biāo)準(zhǔn)對現(xiàn)有庫存進(jìn)行配置。配貨工作包括到貨。分發(fā)、銷售補(bǔ)配和賣場調(diào)劑三個(gè)部分。無論是到貨分發(fā)、銷售補(bǔ)配，還是賣場調(diào)劑，都需要解決將哪些品種、以多大的量，在什么時(shí)間配置到哪個(gè)賣場的問題，這是配貨工作的核心。
由于“二八”效應(yīng)的作用，在具體的配貨工作中，配貨要緊緊抓住那些對銷售數(shù)量和銷售碼洋有突出貢獻(xiàn)的圖書，即常備書、暢銷書、特色書、重點(diǎn)書，努力提高這些圖書品種在賣場的比例，增加賣場的有效銷量。從而樹立“以賣場銷售的數(shù)據(jù)和實(shí)際需要為分發(fā)和補(bǔ)配的依據(jù)，以常備書、重點(diǎn)書、暢銷書為補(bǔ)配重點(diǎn)，以適銷書為配貨基礎(chǔ)，以適當(dāng)?shù)男聲职l(fā)為基本的補(bǔ)充書源”的配貨思想，做到保證常備書，跟蹤暢銷書、重點(diǎn)書，按照賣場品種規(guī)模，合理配置適銷書、新書。也就是說無論是在新書分發(fā)環(huán)節(jié)，還是在銷售補(bǔ)配環(huán)節(jié)，都要抓住重點(diǎn)，保證將常備書、暢銷書、重點(diǎn)書分發(fā)或補(bǔ)配到所需要的賣場，將配貨出現(xiàn)的偏差以調(diào)劑的形式進(jìn)行糾正，確保配貨質(zhì)量。
配貨原則
配貨原則是“以需定配”，“銷配平衡”。“以需定配”是強(qiáng)調(diào)賣場的需求，以需求來拉動(dòng)配貨。這種需求包括現(xiàn)時(shí)的需求，亦包括潛在的(或即將出現(xiàn)的)需求。就是說，配貨不僅要補(bǔ)充將要售罄的圖書，還要提前應(yīng)對即將出現(xiàn)或?qū)⒁兇蟮膱D書需求(如節(jié)前備貨，銷售旺季備貨，重點(diǎn)推介書備貨等，都是為了應(yīng)對這種需求)，防止錯(cuò)過銷售時(shí)機(jī)。“銷配平衡”，不僅僅是銷配碼洋的簡單平衡，更應(yīng)該是圖書類別結(jié)構(gòu)和數(shù)量結(jié)構(gòu)的深層次的動(dòng)態(tài)平衡。這就是說，配貨要講求類別、數(shù)量與銷售情況的對等性，而非籠統(tǒng)、粗放式的碼洋平衡。這是配貨工作精細(xì)化管理的一個(gè)重要方面。
配貨步驟
配貨的步驟應(yīng)始終圍繞“配什么?”“配多少?”“何時(shí)配?”這一核心來進(jìn)行。
首先確定品種規(guī)模。品種規(guī)模是指圖書品種的廣度，即品種絕對數(shù)量的多少。賣場的陳列面積的大小決定了所能陳列的品種規(guī)模的大小。但品種規(guī)模的確定，還要參照賣場圖書的周轉(zhuǎn)速度以及與之相匹配的物流處理能力。也就是說，在陳列面積一定的情況下，品種規(guī)模越大，則陳列的圖書復(fù)本就越少，圖書周轉(zhuǎn)就越快，但對配貨頻率和配送速度的要求就越高，反之則對物流的配送要求較低。因此，確定品種規(guī)模，要兼顧到實(shí)際的物流能力。
其次要構(gòu)建品種結(jié)構(gòu)。品種結(jié)構(gòu)是指賣場中各類別圖書的構(gòu)成比例。賣場品種結(jié)構(gòu)的構(gòu)建是將現(xiàn)有的圖書在庫品種進(jìn)行組合、搭配。由于讀者情況千差萬別，購書目的千變?nèi)f化，需求千姿百態(tài)，決定了賣場品種必須多樣、結(jié)構(gòu)必須具有層次。賣場品種結(jié)構(gòu)的構(gòu)建必須與實(shí)際的讀者需求狀況相吻合。對全品種的賣場來說，品種結(jié)構(gòu)就是整個(gè)在庫品種的全部集中展示，其品種結(jié)構(gòu)受一次采購結(jié)構(gòu)的控制。而以特色經(jīng)營為主的賣場品種結(jié)構(gòu)則集中反映了配貨(二次采購)的質(zhì)量，其品種結(jié)構(gòu)的構(gòu)建強(qiáng)調(diào)特色類別所包含品種的廣度和深度，也就是說特色類別的品種力求豐富，不同知識層次結(jié)構(gòu)的圖書要搭配適當(dāng)，以適應(yīng)目標(biāo)讀者中不同層次的購買需求。同時(shí)，還要兼顧到其它類別重點(diǎn)品種的陳列，以求整體品種結(jié)構(gòu)的搭配適宜，相得益彰。
第三要精選圖書品種。確定了總的品種規(guī)模和各類別間的比例關(guān)系后，可依照配貨原則和配貨思路確定具體品種。依據(jù)既可以是銷售部門反饋的信息，又可以是數(shù)據(jù)分析的結(jié)果，甚至是采購的意圖。對品種的選擇，可以先根據(jù)總的品種規(guī)模和各類別的比例關(guān)系，確定各類別品種規(guī)模。而具體的品種則應(yīng)該是在各類別圖書中進(jìn)行擇優(yōu)，輔以那些有銷售前景或潛力的重點(diǎn)品種。優(yōu)選品種應(yīng)注意：符合市場定位和經(jīng)營方針；滿足讀者的需求；引導(dǎo)讀者的消費(fèi)方向，挖掘其消費(fèi)潛力。此外，要維持既定的品種結(jié)構(gòu)，以保持賣場定位的前后一致性。
此外，還要確定單品圖書的數(shù)量，即確定適宜的配貨量。配貨量的確定必須體現(xiàn)供應(yīng)鏈的管理思想，要綜合考慮物流的處理成本和處理能力、賣場的承受能力、采購意圖的貫徹等各方面因素，在配貨的確定因素中尋求平衡點(diǎn)。具體來說，配貨量的確定因素有以下幾個(gè)方面：物流的處理成本——物流處理成本與配貨量成反比，單品的配貨量越大，配貨頻率越低，物流重復(fù)揀貨的次數(shù)就越少，人力耗費(fèi)就越低，與此相關(guān)的費(fèi)用(如車輛運(yùn)輸費(fèi))也會(huì)相應(yīng)減少。物流的處理速度——物流的處理速度受物流生產(chǎn)力水平的制約，機(jī)械化水平高、人員素質(zhì)高，處理速度就快，配貨提前期(從配貨單制作，到按單揀貨，直至該單所配圖書被運(yùn)送到賣場上架所需要的時(shí)間)就短，則配貨就可以頻密，賣場備貨量就可以減少。品種規(guī)模——在一定的物流條件下，一個(gè)賣場的品種規(guī)模直接影響著單品圖書的配貨量。賣場陳列面積——在品種規(guī)模一定的前提下，陳列面積與單品圖書的陳列量成正比。賣場陳列方式——賣場的陳列方式對門市的圖書陳列總量有很大的影響(例如：封面陳列比書脊陳列的圖書容量要少得多)，進(jìn)而影響到單品圖書的配貨量。陳列方式不同，配貨量的確定亦要隨之改變。理想的周轉(zhuǎn)速度。賣場的周轉(zhuǎn)速度直接與平均庫存量相聯(lián)系，在銷售穩(wěn)定的情況下，降低賣場的平均庫存量，就可以加快賣場圖書的周轉(zhuǎn)速度，但賣場的庫存量又必須維持在一個(gè)合適的水平上才能保證賣場不間斷的銷售需要。而單品圖書的配貨量就與賣場平均庫存量直接相關(guān)，因而確定單品圖書的配貨量必須考慮最理想的周轉(zhuǎn)速度。備貨天數(shù)。備貨天數(shù)是指單品圖書備貨所供維持銷售的天數(shù)。從經(jīng)濟(jì)效益角度來說，備貨天數(shù)越短，賣場陳列量就越少，可容納圖書品種就越多。但是，物流的處理速度是相對穩(wěn)定的，備貨天數(shù)如果過短，處理速度跟不上，就會(huì)造成銷售的斷檔。
全面權(quán)衡以上各因素，在一定品種規(guī)模下，單品圖書的最佳備貨量應(yīng)略大于配貨提前期的銷售量，通常以一個(gè)配貨周期(一種書相鄰兩次配貨時(shí)間間隔)的銷量最為理想，這樣就保證了賣場陳列的圖書數(shù)量結(jié)構(gòu)與銷售情況相吻合。但在實(shí)際工作中，單品圖書的配貨量往往與同一個(gè)配貨周期的銷售量相近，這樣既可照顧到圖書的數(shù)量結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，又可兼顧到物流的處理成本和賣場陳列效果。也就是說，配貨工作要從內(nèi)部供應(yīng)鏈的角度來進(jìn)行組織和管理，目的是使整體最優(yōu)。
還要及時(shí)補(bǔ)充行將售缺的圖書。賣場的圖書經(jīng)過一段時(shí)間的銷售，需要對部分庫存量不能滿足下一時(shí)間段銷售需要的品種進(jìn)行補(bǔ)充，使銷售能持續(xù)不間斷地進(jìn)行下去。這就有個(gè)“何時(shí)配”的問題，即確定單品圖書的起配點(diǎn)(僅余多少庫存時(shí)開始配貨)。確定了不同銷售情況的圖書的起配點(diǎn)，可使所配圖書能在即將售罄時(shí)上架，不致脫銷，從而保證賣場的庫存量最小，容納的品種最多，以有限的營業(yè)面積創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益。起配點(diǎn)是決定配貨時(shí)機(jī)的數(shù)量臨界點(diǎn)。要確定單品圖書的起配點(diǎn)，必須先計(jì)算其安全庫存量。安全庫存量是指為防止發(fā)生圖書銷售斷貨情況，在賣場所需要儲(chǔ)備的最小數(shù)量的圖書庫存數(shù)。單品圖書的安全庫存量就是該圖書近一段時(shí)間的日平均銷售量與配貨提前期的乘積。當(dāng)庫存接近安全庫存量時(shí)，就達(dá)到了配貨的起配點(diǎn)。確定了單品圖書的起配點(diǎn)，就明確了單品圖書的配貨時(shí)機(jī)，對解決圖書銷售的斷檔問題，保證了圖書銷售的連續(xù)性，減少了因缺貨造成的銷售機(jī)會(huì)損失，為實(shí)現(xiàn)賣場零庫存奠定了基礎(chǔ)。最后還應(yīng)定期進(jìn)行賣場調(diào)劑。分發(fā)和補(bǔ)配到賣場的圖書，在流轉(zhuǎn)過程中，可能會(huì)有部分圖書不適宜在某賣場銷售，或不利于某賣場類別結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，這部分圖書如果不及時(shí)調(diào)出，不僅會(huì)影響后續(xù)品種的分發(fā)與補(bǔ)配，妨礙有效品種的及時(shí)上架，導(dǎo)致賣場銷售的下降，還會(huì)打亂既有的品種結(jié)構(gòu)，影響賣場的競爭力。因此，調(diào)劑工作顯得十分必要。在調(diào)劑的具體措施上，首先由賣場擔(dān)負(fù)起監(jiān)控圖書銷售狀況的責(zé)任。如果分發(fā)或補(bǔ)配的圖書在賣場上架一個(gè)月后，銷售仍然不理想，則由賣場負(fù)責(zé)主動(dòng)及時(shí)清退，從而保證圖書的再次銷售和避免圖書的陳舊和零散，解決調(diào)劑圖書無賣場愿意接收的難題。其次，由配貨部門定期對賣場的類別結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，對品種結(jié)構(gòu)方面的偏差及時(shí)進(jìn)行糾正。
配貨策略
不同銷售情況的圖書配貨策略
按圖書的銷售情況，可以將圖書分為常銷書、暢銷書、適銷書、滯銷書，與此相應(yīng)，配貨亦要針對不同銷售情況的圖書而有所區(qū)別。對常銷書或常備書，由于它的銷售較為穩(wěn)定，一個(gè)配貨周期內(nèi)銷量容易把握，配貨量較易抓準(zhǔn)，重要的是保證不斷貨，同時(shí)要解決缺貨與超儲(chǔ)的矛盾；暢銷書的銷售波動(dòng)較大，它的銷售在不同的時(shí)段都不盡相同，為了防止其在暢銷期內(nèi)喪失銷售時(shí)機(jī)，配貨的原則是保證充分足量備貨；重點(diǎn)書配貨量應(yīng)該滿足于營銷需要；適銷書以歷史銷售數(shù)據(jù)為依據(jù)，并根據(jù)圖書的銷售趨勢決定備貨量；新品圖書可以參照相同類型圖書在賣場的銷售狀況并結(jié)合配貨人員自身的經(jīng)驗(yàn)來決定配貨量，密切關(guān)注銷售情況，及時(shí)調(diào)整配貨策略，以適應(yīng)銷售的需求，如發(fā)現(xiàn)銷售情況不理想，則應(yīng)及時(shí)調(diào)劑到適宜的門市。
不同類別圖書的配貨策略
不同類別的圖書有其自身的銷售規(guī)律，配貨要根據(jù)銷售規(guī)律安排。一般說來，社科文藝類圖書會(huì)隨社會(huì)關(guān)注焦點(diǎn)、流行時(shí)尚，以及熱點(diǎn)圖書的出現(xiàn)而出現(xiàn)較大的變化，配貨要敏銳地捕捉相關(guān)信息，及時(shí)將有關(guān)圖書足量地補(bǔ)充到賣場；文教類(主要是中小學(xué)教育類)圖書有規(guī)律的旺銷時(shí)間段，賣場備貨要有針對性，暢銷圖書要充足、有保障；科技類圖書銷售比較平穩(wěn)，賣場備貨按正常的銷量即可，重要的是不斷貨。
節(jié)假日的備貨策略
節(jié)假日有其自身的銷售規(guī)律，譬如，長假中，賣場的銷售額隨時(shí)間的推移而依次遞減，這與人們多在節(jié)假日初期外出購書，后期在家休息的習(xí)慣有關(guān)。又如，由于節(jié)假日相對集中購書，節(jié)后明顯低于正常的銷售量，特別是長假后表現(xiàn)得更為明顯。所有這些銷售規(guī)律，在具體的配貨策略中都應(yīng)該有所反映。
配貨管理
對配貨工作的管理，主要反映在配貨控制上。配貨控制是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對配貨信息進(jìn)行匯總分析，對一段時(shí)間內(nèi)的配貨進(jìn)行監(jiān)控和制約，使配貨工作能在一種可受控制的狀態(tài)下，高質(zhì)量、高效率、低成本地完成任務(wù)。配貨控制可以實(shí)現(xiàn)“銷配平衡”，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)。
配貨控制具體方法，首先要對圖書類別結(jié)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)控。對賣場圖書分類庫存狀況、分類銷售狀況進(jìn)行周期性的對比分析，可以找出各類別圖書在銷售結(jié)構(gòu)上是否同既有的庫存結(jié)構(gòu)一致，銷售的各類別情況有無變化等等，為下一周期的配貨提供依據(jù)。同時(shí)參照銷售的狀況，通過下一周期的配貨來優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，使之更趨合理。其次要對圖書結(jié)構(gòu)平衡實(shí)施控制。分類別對每周的配貨情況進(jìn)行總結(jié)，保證圖書的銷售和配貨在總量和類別結(jié)構(gòu)上的銷配平衡。出現(xiàn)的偏差，在下一階段的配貨中要予以糾正。最后還要對日配貨情況實(shí)行控制。對每天的配貨情況(如賣場、類別、數(shù)量、碼洋等)進(jìn)行及時(shí)記錄，隨時(shí)掌握各門市、各類別的配貨情況，對銷配平衡進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。
配貨發(fā)展方向
要促使配貨工作高質(zhì)量、高效率，就必須實(shí)現(xiàn)配貨工作的科學(xué)化、簡單化和精益化。配貨的組織管理要科學(xué)化，將賣場庫存圖書的單品數(shù)量保持在合理的限度之內(nèi)，既不多又不少。賣場庫存結(jié)構(gòu)要合理，能充分滿足銷售需要。配貨結(jié)果是經(jīng)過計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)推理出來的科學(xué)結(jié)果，具有真實(shí)反映庫存現(xiàn)狀、現(xiàn)時(shí)需求、需求量大小的功能。簡單化就是配貨工作的操作過程簡單。一切復(fù)雜的推理、對比、統(tǒng)計(jì)等，都由計(jì)算機(jī)完成，然后輸出結(jié)果。操作人員只需按不同圖書的配貨要求設(shè)置條件即可。精益化是指按精益思想管理配貨工作，消除包括配貨工作在內(nèi)的內(nèi)部供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)的一切無效勞動(dòng)，使配貨工作不僅要適應(yīng)銷售的要求，更符合成本與效益的原則，使整個(gè)內(nèi)部供應(yīng)鏈處于高效與節(jié)約的最優(yōu)狀態(tài)。
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