在DK，總部與門(mén)店的工作聯(lián)絡(luò)，主要通過(guò)內(nèi)部郵件溝通。

原來(lái)內(nèi)部溝通一直處于無(wú)管轄狀態(tài)，選擇哪種方式，全憑使用人自愿。當(dāng)時(shí)即時(shí)通訊正是繁榮時(shí)期，MSN、QQ這些軟件大行其道。后來(lái)DK取消了QQ的使用，指定MSN為官方軟件。后來(lái)MSN消失，那就是后話了。

通訊系統(tǒng)的增多，漸漸也顯露出了問(wèn)題。首先是工作專(zhuān)注度下降，有工作請(qǐng)求的人可隨時(shí)在即時(shí)系統(tǒng)上發(fā)送信息，如果不是特別緊急的工作，這就為接收的人造成了困擾，他要隨時(shí)回復(fù)信息，無(wú)法專(zhuān)注工作，還降低了工作效率。

最重要的是，有時(shí)每人每天要接收不下百條信息，有的是有用信息，有些是無(wú)用的，但都要一一閱讀才能判斷。光是閱讀和回復(fù)這些信息，就要占用大量時(shí)間。尤其是門(mén)店員工，要加入不同的群組，這些群組每天都發(fā)出大量信息，這讓員工疲于應(yīng)付，叫苦不迭。

即時(shí)通訊帶來(lái)了方便，讓聯(lián)絡(luò)更為順暢和及時(shí)，但也帶來(lái)了更多的麻煩。這樣的矛盾，如何處理?DK權(quán)衡之下，叫停了即時(shí)通訊在工作中的使用。規(guī)定正式的工作聯(lián)絡(luò)要通過(guò)內(nèi)部郵箱下發(fā)與回復(fù)，禁止使用即時(shí)系統(tǒng)。這項(xiàng)規(guī)定一出臺(tái)，門(mén)店員工大都叫好，終于不用再隨時(shí)記掛著那些信息。

因此日常工作，宋玉他們經(jīng)常要撰寫(xiě)郵件，下發(fā)各種工作聯(lián)絡(luò)單。他們?cè)谒较伦h論，明明有時(shí)工作要求寫(xiě)得很明確，但門(mén)店的回復(fù)卻五花八門(mén)。他們認(rèn)為，這肯定是門(mén)店沒(méi)有仔細(xì)閱讀郵件內(nèi)容造成的。

一次宋玉寫(xiě)好工作聯(lián)絡(luò)單，找王凱簽字下發(fā)。宋玉不惜筆墨詳細(xì)講述了工作要求，她認(rèn)為寫(xiě)得越詳細(xì)，就越容易讓接收部門(mén)理解郵件的內(nèi)容，更容易達(dá)成工作目標(biāo)。

王凱拿到聯(lián)絡(luò)單，看密密麻麻寫(xiě)滿了整整一張A4紙，上面交持的事項(xiàng)事無(wú)俱細(xì)。

王凱問(wèn)：“寫(xiě)這個(gè)郵件用了多長(zhǎng)時(shí)間?”

“一個(gè)小時(shí)吧，因?yàn)檫�找了一些相關(guān)的資料。”

“你覺(jué)得閱讀這個(gè)郵件大約需要多長(zhǎng)時(shí)間?”

被王凱這么一問(wèn)，宋玉一時(shí)答不上來(lái)，她略微想了一下：“估計(jì)需要10分鐘。”

“嗯。”王凱接著說(shuō)，“如果你拿到這封郵件，此時(shí)你手頭上還有許多工作急需處理，你愿意花10分鐘仔仔細(xì)細(xì)地把郵件看一遍嗎?”

“可能……可能不一定吧，會(huì)大概看一遍。”

“如果大概看，會(huì)不會(huì)落下重要的事項(xiàng)安排?”

“可能，應(yīng)該會(huì)吧。”宋玉好像有點(diǎn)明白王凱問(wèn)話的用意了。

王凱繼續(xù)說(shuō)：“寫(xiě)溝通郵件是有小技巧的，只想一門(mén)心思把事項(xiàng)寫(xiě)得周全，而忘了讀郵件人的狀態(tài)，就會(huì)吃力不討好。你看，你這個(gè)聯(lián)絡(luò)單，把事情的前因后果交待得過(guò)于詳細(xì)，文字太多，倒把工作要求給淹沒(méi)了。許多同事看到郵件，都不會(huì)耐心地把郵件從頭至尾讀一遍，只揀他認(rèn)為重要的內(nèi)容看，其他粗略帶過(guò)。但他認(rèn)為重要的內(nèi)容與你要表達(dá)的重要內(nèi)容可能根本不是一回事。你是不是經(jīng)常遇到下發(fā)的工作要求，與實(shí)際執(zhí)行不符的情況?”

“確實(shí)這樣啊，能經(jīng)常遇到。我們還私下議論，說(shuō)門(mén)店的同事看得不仔細(xì)，回復(fù)或落實(shí)得也不全面。”宋玉如實(shí)回答，“當(dāng)時(shí)只想到門(mén)店同事的問(wèn)題了，比如忙，看得不細(xì)致，卻沒(méi)有想到自己的問(wèn)題。”

“你再拿去修改，核心內(nèi)容要突出，不需要交待的內(nèi)容可略去，表達(dá)要簡(jiǎn)練。”

宋玉應(yīng)聲而去。按照王凱的提醒，宋玉刪去了大半內(nèi)容，同時(shí)文字盡量做到簡(jiǎn)短，但這樣寫(xiě)她又拿不定主意，門(mén)店的同事看到這個(gè)聯(lián)絡(luò)單后，能否能準(zhǔn)確的把握到核心要點(diǎn)。

她想了一個(gè)辦法，把郵件拿給另一個(gè)部門(mén)的同事看，在他毫不了解的前提下，他是否看得明白。

同事看后，說(shuō)出了他看到的表達(dá)重點(diǎn)，還好，他的理解與宋玉大致相同，這讓宋玉松了一口氣。

零售職場(chǎng)箴言：

“簡(jiǎn)單一種美德”，宜家的創(chuàng)始人坎普拉德說(shuō)。簡(jiǎn)單并不是少花力氣，而是花力氣把復(fù)雜的工作盡量簡(jiǎn)單化。把復(fù)雜變?yōu)楹?jiǎn)單，這需要?jiǎng)佑媚X力，動(dòng)用智慧，當(dāng)然這更花力氣，這是為自己和同事負(fù)責(zé)。但在職場(chǎng)中，只追求把事情做完、做對(duì)，卻不想把事情做完美，因此，看到的是越來(lái)越臃腫的流程、規(guī)則，甚至是公司管理，最終臃腫壓垮的可能是一間公司。

(每周五更新)