在和企業員工優化流程圖時，經常有員工這樣說：“知道是那個意思，就是找不到合適的詞”。還有人說：“知道是那個理，就是不知道怎么說”。流程圖如果用詞不當，就會給管理帶來困擾，給員工帶來誤導。一個好的流程圖必須用詞準確、用語精煉。

什么是用詞準確？就是可操作，無歧義。怎樣才能做到用詞準確？設計者一步到位當然好了，但現實中往往與此相反，一個人很難一步到位。好的流程圖一定是集思廣益的結果，語言表達也不例外。語言表達也可按照以下步驟循序漸進去完善。

一、個人權衡比較。設計師在設計初稿時怎么想的就怎么寫，整體草案完成后，再來仔細推敲，把可選詞句羅列出來，自己判斷最好的詞句就填寫在框圖中，其它詞句備案，方便與同事討論時交流比較。

二、找熟悉工作的同事商量。盡自己能力做到最好，然后再找從事該項工作的同事商量，把自己的選擇理由告訴同事，讓他們幫助自己當參謀。至少要讓涉及崗位的同事充分發表意見，讓他們一看就懂，理解不會有偏差就好了。

三、找語言表達能力好的同事請教。這是從語言嚴謹的角度找語言能力好的員工把關。可能你能表達意思，但用詞不嚴謹，或者用了太多方言口語，雖然現在做事的人能懂，但新手就不一定看得懂了。向內部語言專家請教，是為了傳播和培訓的需要。

四、和設計師小組成員共同探討。這是為了保證在表述同一現象或活動時用語統一，不能同樣的活動用語多樣，在企業內部必須統一。同時也是為了取長補短。也許你沒有想到，其他設計師想到了，或者你的表達沒有同事的簡潔明了，互相借鑒，可以提高設計效率。

五、聽取其他員工的理解。前面找的都是相關者，或比較專業的同事，現在找不相關的員工來閱讀理解，如果他們也能看懂，并且理解的意見一致，就證明用詞到位了，否則，還需要重新選詞。

六、集體討論定稿。這是為了保證在企業內部達到高度認同，并且形成同一工作的規范表述，堵塞以后執行時扯皮推諉的借口。不管是設計流程還是制訂制度，上下認同，才能執行，才能落實到位。

做好用詞準確是第一步，第二步才考慮用語精煉。

用詞準確就是把意思表達清楚。有人為了表達清楚，在流程圖的進程框圖中寫文章，意思表達出來了，重點卻沒有了，節點也被過多的語言淹沒了。

用語精煉就是要言不煩。要言不煩，節點清晰，一目了然，做事的人才能一看就懂。

其次要準確傳達出流程的各個節點或結點。流程圖中的節點和結點，往往會成為從事該活動員工的工作職責，或管理者的關注重點。它的表達方式一定是動詞加名稱，或者量詞加名詞。不能用形容詞和副詞。如報銷流程圖中的“填寫報銷單，粘貼報銷票據，準備報銷”，可以用四個字概括“填單報銷”，至于如何貼票據、報銷的細節說明等等，是在報銷規定或制度中體現的。因為流程設計的三個假設中有一個前提“制度規范是健全的”。流程圖的節點就是“路標（進程）”，路標是地點而不能在路標上加副詞、形容詞。

第三，讓企業全員形成條件反射，看到這個詞就知道是什么活動或環節，不會產生歧義，也不能自由發揮，它就是企業的工作程序，就是內部的標準動作。

流程圖語言達到了用詞準確、用語精煉的高度就成了企業管理的標準和員工操作的指南。