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主題:流程圖的語言表達要領

 
張國祥老師

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 發表于 2013-09-18 10:57 | 只看他
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流程圖的語言表達要領

作者:張國祥
2013/9/16
在和企業員工優化流程圖時,經常有員工這樣說:“知道是那個意思,就是找不到合適的詞”。還有人說:“知道是那個理,就是不知道怎么說”。流程圖如果用詞不當,就會給管理帶來困擾,給員工帶來誤導。一個好的流程圖必須用詞準確、用語精煉。
什么是用詞準確?就是可操作,無歧義。怎樣才能做到用詞準確?設計者一步到位當然好了,但現實中往往與此相反,一個人很難一步到位。好的流程圖一定是集思廣益的結果,語言表達也不例外。語言表達也可按照以下步驟循序漸進去完善。
一、個人權衡比較。設計師在設計初稿時怎么想的就怎么寫,整體草案完成后,再來仔細推敲,把可選詞句羅列出來,自己判斷最好的詞句就填寫在框圖中,其它詞句備案,方便與同事討論時交流比較。
二、找熟悉工作的同事商量。盡自己能力做到最好,然后再找從事該項工作的同事商量,把自己的選擇理由告訴同事,讓他們幫助自己當參謀。至少要讓涉及崗位的同事充分發表意見,讓他們一看就懂,理解不會有偏差就好了。
三、找語言表達能力好的同事請教。這是從語言嚴謹的角度找語言能力好的員工把關。可能你能表達意思,但用詞不嚴謹,或者用了太多方言口語,雖然現在做事的人能懂,但新手就不一定看得懂了。向內部語言專家請教,是為了傳播和培訓的需要。
四、和設計師小組成員共同探討。這是為了保證在表述同一現象或活動時用語統一,不能同樣的活動用語多樣,在企業內部必須統一。同時也是為了取長補短。也許你沒有想到,其他設計師想到了,或者你的表達沒有同事的簡潔明了,互相借鑒,可以提高設計效率。
五、聽取其他員工的理解。前面找的都是相關者,或比較專業的同事,現在找不相關的員工來閱讀理解,如果他們也能看懂,并且理解的意見一致,就證明用詞到位了,否則,還需要重新選詞。
六、集體討論定稿。這是為了保證在企業內部達到高度認同,并且形成同一工作的規范表述,堵塞以后執行時扯皮推諉的借口。不管是設計流程還是制訂制度,上下認同,才能執行,才能落實到位。
做好用詞準確是第一步,第二步才考慮用語精煉。
用詞準確就是把意思表達清楚。有人為了表達清楚,在流程圖的進程框圖中寫文章,意思表達出來了,重點卻沒有了,節點也被過多的語言淹沒了。
用語精煉就是要言不煩。要言不煩,節點清晰,一目了然,做事的人才能一看就懂。
其次要準確傳達出流程的各個節點或結點。流程圖中的節點和結點,往往會成為從事該活動員工的工作職責,或管理者的關注重點。它的表達方式一定是動詞加名稱,或者量詞加名詞。不能用形容詞和副詞。如報銷流程圖中的“填寫報銷單,粘貼報銷票據,準備報銷”,可以用四個字概括“填單報銷”,至于如何貼票據、報銷的細節說明等等,是在報銷規定或制度中體現的。因為流程設計的三個假設中有一個前提“制度規范是健全的”。流程圖的節點就是“路標(進程)”,路標是地點而不能在路標上加副詞、形容詞。
第三,讓企業全員形成條件反射,看到這個詞就知道是什么活動或環節,不會產生歧義,也不能自由發揮,它就是企業的工作程序,就是內部的標準動作。
流程圖語言達到了用詞準確、用語精煉的高度就成了企業管理的標準和員工操作的指南。

- 該帖于 2013-9-18 13:17:00 被修改過

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