在DK，總部與門店的工作聯絡，主要通過內部郵件溝通。

原來內部溝通一直處于無管轄狀態，選擇哪種方式，全憑使用人自愿。當時即時通訊正是繁榮時期，MSN、QQ這些軟件大行其道。后來DK取消了QQ的使用，指定MSN為官方軟件。后來MSN消失，那就是后話了。

通訊系統的增多，漸漸也顯露出了問題。首先是工作專注度下降，有工作請求的人可隨時在即時系統上發送信息，如果不是特別緊急的工作，這就為接收的人造成了困擾，他要隨時回復信息，無法專注工作，還降低了工作效率。

最重要的是，有時每人每天要接收不下百條信息，有的是有用信息，有些是無用的，但都要一一閱讀才能判斷。光是閱讀和回復這些信息，就要占用大量時間。尤其是門店員工，要加入不同的群組，這些群組每天都發出大量信息，這讓員工疲于應付，叫苦不迭。

即時通訊帶來了方便，讓聯絡更為順暢和及時，但也帶來了更多的麻煩。這樣的矛盾，如何處理?DK權衡之下，叫停了即時通訊在工作中的使用。規定正式的工作聯絡要通過內部郵箱下發與回復，禁止使用即時系統。這項規定一出臺，門店員工大都叫好，終于不用再隨時記掛著那些信息。

因此日常工作，宋玉他們經常要撰寫郵件，下發各種工作聯絡單。他們在私下議論，明明有時工作要求寫得很明確，但門店的回復卻五花八門。他們認為，這肯定是門店沒有仔細閱讀郵件內容造成的。

一次宋玉寫好工作聯絡單，找王凱簽字下發。宋玉不惜筆墨詳細講述了工作要求，她認為寫得越詳細，就越容易讓接收部門理解郵件的內容，更容易達成工作目標。

王凱拿到聯絡單，看密密麻麻寫滿了整整一張A4紙，上面交持的事項事無俱細。

王凱問：“寫這個郵件用了多長時間?”

“一個小時吧，因為還找了一些相關的資料。”

“你覺得閱讀這個郵件大約需要多長時間?”

被王凱這么一問，宋玉一時答不上來，她略微想了一下：“估計需要10分鐘。”

“嗯。”王凱接著說，“如果你拿到這封郵件，此時你手頭上還有許多工作急需處理，你愿意花10分鐘仔仔細細地把郵件看一遍嗎?”

“可能……可能不一定吧，會大概看一遍。”

“如果大概看，會不會落下重要的事項安排?”

“可能，應該會吧。”宋玉好像有點明白王凱問話的用意了。

王凱繼續說：“寫溝通郵件是有小技巧的，只想一門心思把事項寫得周全，而忘了讀郵件人的狀態，就會吃力不討好。你看，你這個聯絡單，把事情的前因后果交待得過于詳細，文字太多，倒把工作要求給淹沒了。許多同事看到郵件，都不會耐心地把郵件從頭至尾讀一遍，只揀他認為重要的內容看，其他粗略帶過。但他認為重要的內容與你要表達的重要內容可能根本不是一回事。你是不是經常遇到下發的工作要求，與實際執行不符的情況?”

“確實這樣啊，能經常遇到。我們還私下議論，說門店的同事看得不仔細，回復或落實得也不全面。”宋玉如實回答，“當時只想到門店同事的問題了，比如忙，看得不細致，卻沒有想到自己的問題。”

“你再拿去修改，核心內容要突出，不需要交待的內容可略去，表達要簡練。”

宋玉應聲而去。按照王凱的提醒，宋玉刪去了大半內容，同時文字盡量做到簡短，但這樣寫她又拿不定主意，門店的同事看到這個聯絡單后，能否能準確的把握到核心要點。

她想了一個辦法，把郵件拿給另一個部門的同事看，在他毫不了解的前提下，他是否看得明白。

同事看后，說出了他看到的表達重點，還好，他的理解與宋玉大致相同，這讓宋玉松了一口氣。

零售職場箴言：

“簡單一種美德”，宜家的創始人坎普拉德說。簡單并不是少花力氣，而是花力氣把復雜的工作盡量簡單化。把復雜變為簡單，這需要動用腦力，動用智慧，當然這更花力氣，這是為自己和同事負責。但在職場中，只追求把事情做完、做對，卻不想把事情做完美，因此，看到的是越來越臃腫的流程、規則，甚至是公司管理，最終臃腫壓垮的可能是一間公司。

(每周五更新)