電子郵件管理工具Somerield Stores公司帶來意想不到的好處
電子郵件是一把雙刃劍。隨著電子郵件越來越成為不可或缺的商業工具，它那巨大的信息量，以及隨之而來儲存需求，給管理和信息技術帶來了重大挑戰。
Somerfield Stores公司就面臨著這樣的難題。Somerfield公司在英格蘭的Bristol市，是英國的一家領先超市零售商，擁有1,200家連鎖店，年銷售額接近10億美元。正如其它任何一家超市零售商一樣，Somerfield公司的員工要和他們的供貨商聯系，并且處理他們各自的購貨合同。在有電子郵件之前，所有與供貨商的交易都以紙張的形式記錄和保存下來。
Colin Clark負責公司的業務管理，他說：“那時候需要有這么一個可愛的文件柜，審計員會過來查閱我們的記錄，以確保所有的東西都已記帳并且正確存檔。隨著電子郵件的出現，問題接踵而來，文件柜哪去了？所有的東西都必須存放在文件夾里，但是這樣就會超出郵箱的容量。”
他說：“我有3,500位交易伙伴，要保存與他們每個人的來往郵件，那還真是個問題。”
為了應對管理和儲存的難題，更好地利用電子郵件這一商業工具，Somerfield公司選擇了Symantec公司的Enterprise Vault軟件解決方案。
Symantec公司位于加州Cupertino市，Jeff Hausman是公司的產品營銷主管。他說：“Somerfield公司想要找到一個辦法來更有效地儲存其電子郵件，他們花了很多錢，但存儲量還是每年遞增30－40％。”自從采用Enterprise Vault系統后，“我們能夠每年為他們減少大約30％的儲存量。”
電子郵件給管理帶來了很多挑戰。隨著使用量的增長，就有必要保持足夠的存儲量。然而，隨著存儲需求的擴大，電子郵件系統的成本就會增高。
此外，在文檔的訪問上也要考慮到存儲成本。電子郵件在收到后的30天內是最常需要訪問的，所以很多公司采用分層系統，把一些老的郵件移到低成本存儲器，例如磁帶上，以此來替代部分高價存儲器。
存儲需求也會給用戶帶來麻煩。電腦管理員通常會給郵箱分配容量，以保障電子郵件系統運行順暢。但是一旦容量不夠用，用戶就會面臨矛盾的處境：是把信息從電子郵件中移出還是完全丟棄？這可能會導致丟失重要信息。
Hausman說：“管理及減少你所使用的存儲量對于電子郵件的最終用戶很有幫助。否則，他們遇到容量的問題……會限制工作效率。”
符合法律法規的要求
需要提供涉及法律或法規事宜的特定文件時，對電子郵件的高效管理和存檔顯得尤為重要。對電子郵件進行歸檔的一個好處就是，這樣更容易符合法律法規的要求。這對英國的公司尤其重要，因為英國的商業訴訟期限長達6年。
Clark說，使用電子郵件歸檔一年后，Somerfield公司“應一個管理部門的要求，把我們與三位供貨商之間有關價格的通訊記錄全部拿出來。我花了大約15分鐘的時間，完成了對所需電子郵件的摘錄。”而一年前，“一組律師要花上四周的時間才能整理好那些打印出來的文件。我們安裝這個系統是為了省錢，而它額外的好處，是讓我們能夠充分滿足法律法規的要求。”
經過一段試驗期后，Somerfield公司于2002年12月全面推廣了Enterprise Vault系統，并且在三個月內就很快地收回了投資。Clark預計，至今為止該系統已經為Somerfield公司節省了100萬英鎊。
Enterprise Vault系統對所有用戶收件箱中的電子郵件及其附件進行集中存檔，省去了占位符。為了有效利用存儲資源，郵件及附件都要被壓縮。
當郵件信息被轉移到檔案庫中時，它是被復制的，或者說是“單實例存儲”的，也就是說，信息被儲存起來，用戶看見的只是信息的副本。這樣做能夠節省開支，因為即使信件和附件被發送或者轉發，都只需作一次存檔。
從用戶的角度來看，電子郵件的界面沒有變化。唯一的區別是微軟Outlook的電子郵件圖標。不同于通常的郵件圖標，用戶收件箱內已經存檔的郵件圖標是一個安全存放標志。
Enterprise Vault系統不僅能夠對郵件進行存檔，還可以進行分類。Hausman說，在存檔時，“你把信息提取出來存放到別處，一般來說是較為便宜的存儲媒介中，并且在原來的存儲器中留下一個快捷方式。分類就是說把進出該系統的郵件副本放到一個分類郵箱中。你要設置一個分類參數，然后我們就可以獲取相關的信息并進行歸檔。”
那些需要提供相關信息用于訴訟事宜的公司經常用到郵件分類，因為這樣可以確保獲取所需的每一份信息。
不會超出郵箱容量
Clark說，Enterprise Vault系統對郵件進行復制，“把它們放到數據庫中，對其進行檢索及壓縮。這樣，如果需要某一特定主題的郵件，我只需進入一個基于Alta Vista的搜索引擎，鍵入我所需的內容，幾秒種內，系統就會從大約1200萬份郵件中列出一份郵件標題清單，把這些郵件放回到我的收件箱里就行了。”
同時，因為Enterprise Vault系統壓縮和儲存郵件，Somerfield公司的郵箱容量得到了提高，公司用戶從不會“超額”使用其郵箱。
這一解決方案同時還讓Somerfield Stores公司免受病毒和垃圾郵件的侵襲。Clark說：“過
去我們每周收到大約10萬份電子郵件，其中2萬份是垃圾郵件或者與生意無關的郵件。現在，我們每周可以剔除大約3.3萬份此類郵件。”
Enterprise Vault系統還有一個不同尋常的附帶功能，它可以幫助Somerfield Stores公司控制留言。Clark說：“我們曾經有過一個傳言，說有人通過電子郵件把我們的全套促銷計劃都給了一位（供貨商），告訴他我們的圣誕銷售計劃。而我立刻就能夠說，‘沒有哪個電子郵件發過我們的促銷計劃，因為我查過了。’”
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