新的信息系統跟蹤訂單，確定需要運輸的庫存量
對Room & Board來說，這十年非常繁忙。這家總部位于明尼亞波利斯的家具配飾零售商號稱擁有八家分店、八家倉庫分布在五個州份。過去十年里，Room & Board以高于15%的年速度增長，管理層預計今年收入將逼近2億美元——幾乎是1995年營業額的七倍。
Room & Board是怎么實現如此快速增長的呢？答案就在于公司2001年決定采用SAP
早在90年代中公司起步時，管理層就知道有必要采用一套能夠融合銷售、存貨和倉庫管理、訂單、配送及財務報告的信息系統。而且，每一項功能都要強大：Room & Board此前采用的系統在某些方面表現不錯，像是接受訂單，但在其它方面（存貨管理）不盡如人意，England說。
Room & Board高層一直非常強調提供高水平的顧客服務，因此擁有最好的信息系統很關鍵。Room & Board的銷售員工都不拿傭金，但必須得經常花幾個小時到幾個月幫助顧客選擇、組裝最適合他們居家或辦公的家具。事實上，Room & Board約有30%的銷售額來自顧客。
所以，銷售員需要快速訪問一些信息，像是庫存量。他們還要能在賣場查詢某個特定的商品和相關設計年升毫，如為了配某張睡椅要選何種花色的布藝。
同時，管理層也需要一個能夠密切跟蹤新訂單、正確確定所需庫存量的先進系統。
在使用SAP前，Room & Board員工都是人工跟蹤存貨，這樣很難獲取最新的信息，也很難在顧客停留賣場時立刻告知他們哪種商品有存貨。大部分時候，銷售員不得不聯系倉庫，然后晚點時候打電話給顧客告訴他們哪些產品有貨，哪些快要運來了。
如果說公司規模小，這種人工方式還能湊合的話，當公司不斷擴大規模，開張新門店后，就很難滿足需要了。“存貨要運到很多地方，”這樣一來，人工跟蹤就太難了，England說。而SAP系統則不同，當產品運抵倉庫時就自動分配好發貨目的地。
訪問產品信息
SAP系統內嵌了一個第三方應用軟件，有了它，銷售員可以在門店里就得知關于產品的詳細信息，以及設計配置：比如說，他們可以查一下顧客考慮購買的桌椅是否最適合地毯、地板顏色。
系統還能提醒設計師，比如說，當櫥柜生產商不能在櫥柜上安裝玻璃門時，設計師就不向顧客做出這方面的承諾。
最后，系統還能告知銷售員準確的配送日期。“這樣更有序，”England說。
這么多詳細信息，只需要銷售員輕動指尖即可獲知，從而“使咨詢銷售法”成為可能，SAP戰略商業開發經理Evan Schultz說。這些數據也支持目錄和網絡銷售。很多時候，關于產品的信息可以從生產商的數據庫輸入到SAP系統。
有了SAP，Room & Board即使沒有POS系統也能照樣運作。“我們不需要專門有一套軟件接受訂單，然后把訂單傳送到后臺，”England說。相反，門店所下的訂單或郵購銷售單都直接流通到SAP系統處理。
這樣一來，一旦顧客下了訂單，管理層立刻就可以看到。
SAP有一個重要特點，就是計劃重訂（Rescheduling）。它能根據現有商品庫存安排同一張訂單上不同商品的配送時間，協調商品的生產、付款和配送。舉例來說，某位顧客訂購了幾張椅子和一張桌子，要兩周后才能配送，但同時他還買了一套餐桌燈具，可以現場提貨。SAP軟件可以從訂單上確定燈具已經提貨，而桌椅尚未配送。
Room & Board還采用了一個第三方軟件，名為RouteView（路線預覽）。送貨司機能按收貨地點安排路線，從而提高了配送效率。由于司機能準確勾勒路線圖，他們就準確告訴顧客兩個小時內能上門。
Room & Board管理人員可以使用SAP系統的匯報功能監控諸如退貨率、現有庫存以及需要調配多少庫存才能滿足訂單、毛利率等信息。“我們有記分卡評估工作，”England說。
雖然England和Schultz誰都不愿透露SAP系統需要多少開支，England卻透露安裝這套系統“是公司九個月的業績”。除了軟件本身的成本外，還有為了滿足Room & Board公司特定需要進行配置的開支。
系統自給自足
SAP還提供了一套CD，內有最佳操作模版，這樣Room & Board公司IT員工就能控制價簽。比如說，里面有文件說明怎樣才能有效的在系統內創建供貨商，確保所有必須信息輸入完整，Schultz說。模版還有更多復雜功能，如采購支付（procure-to-pay）程序。
此外，隨著公司不斷成長，Room & Board不需要增添很多人手就能繼續管理系統。盡管以后公司會聘請專家以備員工隨時咨詢如何操作以前未使用過的新軟件，“但現在我們自己就足夠了，”England說。
按Room & Board以往的經驗，一套端對端（end-to-end）、全公司啟用的系統對促進公司成長很重要。“沒有SAP，我們不可能有今天的成長，”England說。它“使我們以不同的方式思考，引進不同的商業運作。”
今后，Room & Board將把現有系統升級為mySAP ERP版本，另外管理層還將把它用于支持電子商務。Room & Board公司網址為www.roomandboard.com，現在還不具備電子商務功能。通過SAP系統，該網站將提供和門店一樣的“美妙購物體驗”，England說。
