Argos商店和供應鏈體系一直處于行業領先，但在公司總部，它的每日財務運作用公司的話來說就是“一團糟”。一個新的應付帳款解決方案改變了一切。


    去年阿格斯公司（Argos）聘請了兩名員工（相當于一個半全職員工）專門接電話，向發怒的非商品供應商們解釋為什么他們還沒收到應付帳款。非商品應付帳款（non-merchandise payable, NMP）部門被堆積如山的文書和縮微膠片包圍著，這是一個大約三萬三千個供應商的龐大數據庫。繁重的工作，加上供應商憤怒的質問常常使員工委屈得直掉眼淚，因而總有人辭職不干。

現在，局面完全變化了。龐大的供應商數據庫優化為5千家優選供應商，于是來自供應商的電話幾乎減半，隨著應付帳款系統的日益磨合，問詢電話還將繼續減少。另外，該部門首次出現穩定的人力資源。

“兩年前，我們的所有系統都是人工方式，”負責阿格斯中央財務的管理員Sharon Bessell說。“代碼幾乎就是猜謎語，文件經常丟失，批準發票要等上幾個星期。”

Bessell接受了一項艱巨的任務，就是找一套可靠的軟件。最初入選的有16家軟件供應商，接著篩選到3家，最終選中了來自SoftCo的預約軟件，它能連接現有的Lawson帳戶系統，還能自動將經過掃描的發票帶入批準程序以及付款階段。

系統還有有一項功能，如果指定簽字人沒能立刻簽發票，系統會自動把面額超過一定價值的發票轉送到更高一級負責人處。另外，系統根據一些關鍵績效指標（KPI）幫助NMP部門對供應商進行排序，把總共三萬三千個供應商降低到現有的一萬一千個，最終目標是確定四到五千個重要合作伙伴。

“2005年5月我們開始的，”Bessell說，“那時促成這件事的主要動力是節約成本。我們之所以開展這個項目是因為這樣我們可以節約兩名職員，而且在兩年半后就能見到收益。就這件事來說，不到十八個月，我們就減少了八名臨時職工，今年夏天就開始看到回報了。此外，系統使我們部門能夠接受更多工作，而各級預算持有人也節約了簽發時間。”

還有一點同樣重要，阿格斯現在有資格討價還價了，75%的NMP發票都能得到按時付款折扣，而以前只有28%。“過去，我們根本沒有資本與供應商談判按時支付折扣，”Sharon Bessell承認，“因為我們知道根本不可能按時支付，更有可能的是因為延期支付面臨罰金。”

除了供應商的催款電話減少了47%外，投訴信和內部電話問詢也分別降低了36%和38%。“現在供應商來電話大部分會說‘我知道你們會按時付款的，但我老板要我來核對一下……’種類，”Bessell說。“因此，隨著供應商對我們現在的快速支付越來越習慣，電話會更少。”

現在，一張發票的支付時間很可能在三天之內——雖然事實上很少有發票這么快速支付的！發票要么以電子方式簽收，要么掃描憑條，圖象和相關報告、批準工具都能與原有的Lawson系統統一。

    “以前我們的確是IT照不到的地方，”Sharon Bessell說。“阿格斯公司在商品、零售運作方面的IT投資不菲，但我們這個部門嚴重落后，正是在業務不景氣時必須節約行政管理開支，這才使公司注重改善一團糟的NMP運作。”

    SoftCo系統不僅幫助節約了這些成本，還降低了人工處理可能存在的失誤，改善了報告、提高了中央管理。就如Bessell所說的：“現在都有可能把支付發票的速度提高一倍了。”