隨著中國經濟的快速發展，尤其在最近十幾年企業信息化建立已經完成了長足的發展。凡是經歷過這一過程的人都會有這樣的體會：企業的信息系統管得越來越寬了，單看冒出的系統名詞都已眼花繚亂。對于零售企業而言，圍繞核心的進銷存衍生出了諸如SCM、CRM、WMS、零售、批發、招商、拓店、B2B、B2C、O2O等，此外還有HR、財務、OA、DM、物業、知識庫、門戶、社交、維基等等。毫不夸張地說，我們正處在“名詞爆炸”的時代。
這句話雖略帶調侃意味，但也反映了企業信息化建設領域的事實——軟件分工的細化。十幾年前很多企業只找一家軟件公司，只購買一套軟件；十幾年后的今天，這已經變得越來越不可能了。原因很簡單，一方面是廣度，企業需要使用信息技術管理的范圍越來越大；另一方面是深度，對于很多傳統領域要求也越來越高。面對如此大的廣度與深度的需求，哪怕是對于規模中等的企業而言，要找一家能夠全方位滿足其需求的軟件公司已經越來越不可能。況且即便存在這樣的軟件公司，將其分解為更多更小相對獨立的軟件系統也是一個必然趨勢。
然而，筆者曾經與多位企業CIO有過上述問題的交流，他們普遍都對軟件分工心存擔憂。原因很簡單，首當其沖的便是“信息孤島”問題，原來只有一個大系統時，完全不用擔心系統中各個模塊之間的信息同步問題。而現在當把一個大系統拆解成若干較小的系統，也就是說原來只是一個系統中的不同模塊，現在卻變成了多個系統。那么如何確保它們之間能夠及時準確地進行信息傳遞？況且如果這些系統還來自不同的軟件廠商，將面臨的挑戰將更大。另一個問題則是，考慮到企業內的眾多系統用戶，更多的軟件意味著他們的電腦桌面上有更多的快捷方式，這無形中增加了用戶使用系統的難度，進而導致培訓成本的增加。
面對上述挑戰，我們的回答是——工作流2.0。相信對于大部分企業用戶而言，對“工作流”并不陌生，因為目前流行的大多數OA系統都提供有這一功能。但兩者并不相同。
先來看傳統OA系統中“工作流”的定義：就是工作流程的計算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規則在計算機中以恰當的模型進行表示并對其實施計算。工作流要解決的主要問題是：為實現某個業務目標，在多個參與者之間，利用計算機，按某種預定規則自動傳遞。再來看看“工作流2.0”的定義：實現工作過程管理的自動化、智能化和整合化。如果給工作流1.0打上標簽的話，那就是“無紙化、重復工作、流程孤島、系統孤島、數據孤島”；工作流2.0對應的便是“智能化、效率質量提升、外部數據整合、消除信息孤島、內部數據整合”。
可見工作流2.0的最大改進便是能夠將來自不同應用系統的數據進行整合，從而消除信息孤島問題。聯系上一節中所談到的企業信息化建設當下所面臨的挑戰，我們提出如下應對策略：站在企業角度，首先設計適用于本企業的工作流程，然后根據流程的需要選擇合適的軟件系統以及具體功能模塊，以流程將來自不同軟件系統的功能模塊串聯起來。
HEADING® BPM™正是在這樣的指導思想下開發出來的，目的是為企業提供統一的、跨應用系統且獨立的工作流應用平臺。接下來看一個實際應用案例，從中我們能夠更加直觀地了解由此帶來的巨大變化。
一天超市采購經理將采購員小張叫到辦公室說：現在市場是有一種香蕉牌手機比較火，我們目前還沒有，我們經營這個商品一定有不少賺頭，這個事情你去搞定。小張接到這個任務會怎么處理呢？以小張選定一個供應商洽談簽訂合同為例介紹流程系統相對于使用傳統信息系統帶來的變化。先來看看傳統的處理：
1、小張選擇一個香蕉手機供應商進行洽談；
2、期間小張可能需要對供應商進行實地考察；
3、小張最終選擇了一個供應商要與之談判簽訂采購合同；
4、小張將供應商信息以及香蕉手機的信息以文件或者郵件附件的形式發給資料管理員；
5、資料管理員在企業統一資料平臺中錄入供應商資料信息和商品信息；
6、小張與供應商簽訂書面采購合同；
7、小張或相應操作人員在采購系統中錄入采購合同；
8、小張通知采購經理需要在采購平臺審批采購合同；
9、采購合同經由采購經理審批后生效；
10、小張通知倉庫和銷售部門已經采購香蕉牌手機請做好收貨和新品上架準備。
以上過程中加下劃線的部分是需要信息系統參與的，其它則是人工作業。
這里涉及到的信息系統可能有多個，供應商資料和商品資料信息可能是由企業的統一資料平臺提供，而采購合同可能是由采購平臺提供，還可能涉及到倉儲管理系統、進銷存管理系統、賬務系統、辦公自動化系統等等。
以上的各個系統共同配合來完成簽訂采購合同的流程，是什么將這些系統結合在一起的呢？是人，小張、采購經理以及資料管理員在業務流程適當的時候登錄到相應的業務系統來完成對應的工作，某些設計不好的系統可能會要求用戶多次輸入登錄口令。整個業務過程是由人來驅動的，每個人都清楚自己在整個流程中什么時候需要完成什么事情，流程的調整需要通知所有參與人知曉，很多系統外的工作完全由個人自己發揮，這就是傳統信息系統，采用粗曠的管理方式。
我們再來看看使用流程系統之后這個過程會如何：
圖1 使用流程系統之后的過程展示
圖中淺藍色和紫色方框中的任務表示可以在流程系統中完成的份任務，粉紅色方框表示是一個子流程，子流程既可以單獨發起，也可以嵌入在其它流程中成為其它流程的一部分，途中白色方框表示是系統外任務，流程只提到一個提醒的作用。
1、采購員小張在流程系統中發起一個流程，引進供應商
2、小張去考察該供應商，并在流程系統中填寫新供應商審批表
3、采購經理會得到流程系統的通知，需要完成審批新供應商審批表任務
4、小張與供應商簽訂書面合同，并將供應商資料和香蕉手機資料提供給資料管理員
5、資料管理員會得到流程系統的提醒，完成錄入供應商資料和香蕉手機資料的任務
6、小張會得到流程系統提醒，需要完成錄入采購合同的任務
7、采購經理會得到流程系統提供，需要完成審批采購合同的任務
8、完成之后整個流程結束，此時統一資料平臺中建立了供應商資料和相應的商品資料，而采購系統中則建立了相應的采購合同。該流程還可以進行擴展加入倉庫系統與進銷存系統的協作。
從以上的流程執行可以發現，流程系統接管了傳統信息系統中由人驅動的流程執行行為，人在整個流程執行的過程中只是完成其被安排的任務即可，每個人需要處理的任務都會從流程系統得到消息通知。由于流程是按照流程定義由系統嚴格執行的，所以使用流程帶來的最大的幾點好出是：
l 規范業務流程，規范企業管理；
l 減輕了業務人員的負擔，即使沒有太多信息系統的使用經驗，也可以迅速掌握信息系統的使用；
l 流程可以靈活的進行調整，可設計出更符合企業發展的業務流程。
我們接著上面的故事再繼續，以上的流程執行了一段時間，有一天采購經理發現，小張引進供應商的效率比較低，經常洽談二十幾個供應商還找不到一個合適的，浪費了大量的時間，采購經理憑著自己多年的從業經驗希望先對小張粗選的供應商進行初步篩選，過濾掉一些可行性不高的供應商。所以采購經理將小張叫到身邊說：小張，以后你出去洽談供應商必須向我申請，我同意之后你才能去。為了達到以上目地，采購經理向信息部提出，要求能對采購員出去洽談供應商的過程進行管理，那我們看看這個使用傳統信息系統和使用流程系統分別是怎樣解決這個問題的。
使用傳統信息系統：
1、信息部經理找到資料庫軟件提供商，要求增加對供應商引進過程的管理，資料庫軟件提供商說，這個功能太個性化我們目前還沒有，我們也可以按照你們的要求進行開發，但開發周期可能需要兩個月，另外我們的員工也要吃飯，您看費用方面是不是....，信息部經理皺了皺眉頭。
2、信息部經理考慮了一下，我們不是還有OA系統嗎，我在OA系統中增加個流程就可以了，但這個OA系統是相對獨立的，這個流程很難與業務系統結合起來使用，采購經理可能覺得各種不爽，難道就沒有更簡單易行的辦法了嗎？
我們看看在流程系統中完成這個需求需要做什么，只需要將上面的流程進行以下調整（圖中粉色任務）：
圖2 新增需求涉及的流程調整
我們只需要在填寫新供應商評估表之前增加一個任務：發起新供應商考察申請，由小張填寫，后續讓采購經理審批，審批通過就可以繼續進行，否則這個供應商就不必再進行洽談了。
使用流程之后對與類似的這些流程調整信息部不需要再等待軟件提供商去修改信息系統了，也不需要花費額外的軟件開發費用，在信息部內部就可以很快的完成定制更貼近于實際的業務流程。
下面通過一個表格來比較使用流程帶來的變化：
表1 流程與傳統方式的對比表
| 傳統方式 | 流程 |
業務規范 | 通過會議、文檔、口頭等方式進行傳達，靠人來執行，管理性較差 | 通過在流程系統中定義相應的流程方式來定義，由流程系統負責驅動執行，管理規范性很強 |
業務流程調整 | 要求軟件提供商修改軟件，耗時較長 | 某些情況下信息部直接調整流程定義，耗時很短 |
業務單據審批 | 系統登錄個各個業務系統查找需要審批的業務單位，操作繁瑣 | 流程系統自動提醒需要提醒的任務，按操作進行即可，只需要登錄流程系統，或者直接通過提醒郵件鏈接即可處理，方便快捷 |
任務處理 | 如果沒處理任務或者任務處理有問題，只能通過電話等方式溝通 | 可通過流程系統催辦 |
任務轉交處理 | 只能通過系統外進行，或者給交辦人臨時進行授權 | 任務執行人可以將自己的的某個任務交辦給別人，不需要特別的授權和處理，被交辦人可以在流程系統中直接處理任務 |
同樣事情的不同流程處理 | 傳統信息系統很難處理這樣的需求，除非進行特別定制 | 可以通過定義多個不同的流程或者在一個流程中通過條件分支進行處理，非常靈活 |
- 該帖于 2014-1-4 14:40:00 被修改過
