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主題:宋玉零售職場成長記(49):通信事故

柳二白

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宋玉到采購部已有月余,她漸漸適應了采購部的工作節奏。二線工作與一線工作存在著較大不同。在一線,作為一名普通的員工,只要在現場就會隨時有工作要處理,但是只要下班離開工作崗位可以算作工作的結束;而在二線,不管上班還是下班,都要隨時跟進工作進度,不能因為離開工作現場就視為工作的結束。

現在宋玉和朋友們逛街,喜歡到小店看看里面有什么飲料,價格如何,有什么新品,這似乎成了一種職業習慣。朋友們笑宋玉,下班還不忘了工作。宋玉只得羞澀一笑,她剛到飲料部,覺得這里有太多的知識需要學習,只有盡快學習才能和其他同事站一同一個水平線上。

采購部人多,內部通信主要依靠郵件和MSNMSN成為許多公司推崇的即時通訊軟件,DK的人員在與外資公司打交道時,對方必須用MSN才能實現即時通訊,DK也把MSN 作為官方指定通訊軟件,其他即時通訊全部都做了屏蔽。當然后來MSN退出市場那就是后話了。

DK,工作匯報和抄送一般都是通過郵件傳遞,郵件起到了告知的作用,告知上司你做了什么工作,取得了什么進展,下一步的計劃是什么,如果重要的工作,還可以抄送到更上級上司,這是自下而上的過程。郵件也是自上而下傳達和布置工作的途徑,上司會寫一個工作督辦,發送給涉及的人員,如果緊急的工作同時抄送到上級——這里面就有一個微妙的關系,如果是進展順利、取得成效的工作,作為當事人肯定希望知道的人越多越好,如果是工作失誤,那當然是希望知道得越少越好。郵件的使用雖然體現著一個公司的管理規范,但如何使用好郵件卻是職場人應該學習的技能。

開始,宋玉幾乎從不使用郵件,許多工作都是陳萌交待了,她做好后給陳萌一個回復,她有時也會想,同為助理,但她做了什么張旭幾乎不知道,而她做的哪些工作只有陳萌知道,但陳萌的工作張旭非常清楚工作進度,因為張旭經常打電話問陳萌的哪項工作進展得怎么樣了,坐在對面的宋玉有時也會聽到陳萌給張旭的匯報。

宋玉發現陳萌經常給張旭發郵件,張旭有時會過來問陳萌關于郵件的處理事項。

這讓宋玉恍然大悟,原來郵件是一個非常好的溝通渠道。以后完成一個階段的工作后,她會寫一個小結發給陳萌然后抄送給張旭,張旭偶爾也會回復一下,給她提一些建議。陳萌發現宋玉使用郵件匯報工作后,對宋玉說:“你進步很快啊,郵件可是咱們的法寶哦。”

宋玉實話實說:“這是向你學習的呢。”

陳萌隨口應了一句,就去忙了。

MSN的使用則要隨意得多,或者群發一些即時信息,或者單獨溝通,是一個即開放又私密的通訊軟件。

群發消息,大家都正式行文且用字考究,因為群發消息也代表著個人形象。私聊的信息則要隨意得多。有時辦公室安靜得如一波湖水,湖水下面可能波瀾涌動,許多人都在暗暗聊著私事或公事。

一天一則消息突然在每個人的屏幕上冒了出來,“晚上下班,老地方見”。信息是發自一位單身男同事,顯然,本是私聊的信息他當成了群發。

大家面面相覷,許多人憋紅了臉,忍著不笑。而那位犯了錯誤的男同事,只得兩耳不聞窗外事,專心看著電腦,此時只有他知道還能看進去多少。

下了班,許多人見到他都打趣到:“老地方在哪里啊?”他恨不能揮手揍那人一拳,但只得面上賠笑,誰讓自己發錯信息了呢。

這件事讓大家笑了許久,每個人都暗自提醒自己,以后發信息一定要看好群組,千萬不要發錯地方。

零售職場箴言:

職場的郵件不好寫,許多人都不以為意,就是一封郵件而已,何必那么大動干戈呢?郵件的措詞、語氣以及匯報的程度,都需要思量與思考,一封讓人看著舒服,而且又能表達出個人想法的郵件并不是那么容易寫。寫郵件和發送信息前多多思考,就會避免許多不必要的麻煩。

(每周五更新)

- 該帖于 2016/9/9 15:58:00 被修改過

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