新競爭環境下的書店采購管理(二)
來源：
聯商網
2004-04-09 14:29
信息化建設是實現集約化經營的先決條件之一，信息標準化管理有利于增強發行集團核心競爭力。
2003年，云南新華書店集團有限公司領導在組織研討連鎖經營的進程中，充分認識到信息化建設對實現集約化經營的重要性。經過認真考察和篩選，最后與深圳巴顏喀拉出版在線有限公司簽訂了開發商務信息管理系統的技術合同。新系統將首先應用于集團公司和其參、控股公司，計劃于2004年底實現省內信息網絡化。目前，已經完成了圖書分類代碼和供銷商代碼的設置，制訂了系統維護制度和安全管理制度，昆明地區從事圖書、音像批發業務的兩家公司和昆明書城、新華圖書城兩個零售大賣場已經搭建了統一的信息平臺。營銷人員普遍感受到新系統優化了工作流程，業務數據共享提高了勞動效率，檢測工作質量的方法科學簡便。
充分利用外部信息資源，對采購業務活動進行分析指導、檢查監督、考核評價。
出版信息采集
對出版信息的采集主要通過參加以供應商為主體的各種訂貨會、研討會和宣傳促銷活動，以及征訂書目或各種媒體推薦書目等多種渠道獲得。
《中國圖書商報》第992期(2002年1月8日)刊登的'2002年中國書業十大展望”、“世界出版業十大前瞻”等資料我們收藏的目的除了對信息內容感興趣，重要的意義還在于學到了對信息資料進行歸納整理的方法。
2003年6月，云南新華書店圖書有限公司與《中國圖書商報》簽訂了協議，公司企管部的同志按期將《導購周刊》分發到昆明、大理、玉溪、曲靖、紅河等8個賣場，受到當地業務人員和讀者的好評。
市場動態分析
通過對業內各種報刊上發布的銷售排行榜和有關市場銷售情況的調查報告等資料進行加工整理，及時了解某個時期讀者對圖書暢銷品種的需求度或圖書銷售市場的走勢。
2002年6月，云南新華大廈有限公司與北京開卷圖書市場研究所簽訂了協議。公司的信息分析員每月收到該所編發的“全國圖書零售市場新書銷量排行榜”后，都要調出新華圖書城BIMS系統內存數據，按類編制暢銷書排行榜對比表，報送公司企管部。
為了使對比表反映的信息更具有現實作用，書城的排名月份與開卷提供的排名月份存在一個月的差異，假定開卷提供的是10~11月排名，書城則以11~12月排名進行對比。另外對比表的內容還包括書城實際銷量、連續上榜月數、累計上榜月數、榜上最好名次和當前庫存等信息數據。這些資料使我們對列入全國新書排行榜上的每個品種在新華圖書城是否入榜、進貨、銷售及庫存量一目了然。
考核評價依據
利用北京開卷圖書市場研究所按月編發的“全國圖書銷售市場簡要分析報告”等資料做出的對比分析，使我們對采購業務質量的考評更具有公允性，如暢銷品種進貨率、市場需求滿足率等。
2002年下半年，在第一次收到開卷提供的信息資料時，是我親自做的對比分析。結果出來后，新華圖書城每一類暢銷書的實際采購品種均在5種以下。但是到了2003年末，我們基本做到了與開卷提供的信息同步。
采購人員要掌握的三項技能
近些年來，國家新聞出版總署始終堅持把培養和造就高素質出版發行人才列入每年的工作計劃，云南省新聞出版局和發行協會的領導層十分重視發行業務人員的上崗資格認證工作，云南省新華書店系統報名參加培訓考核的員工積極踴躍。
2003年，我們對圖書采購、銷售業務人員的基本要求是了解企業經營目標，掌握商務運作要領，既要提高群體協作意識，又要充分發揮個人智慧，在有效的獎勵機制作用下，努力爭創“業績第一人”。同時，我們通過計劃審定、財務分析等會議形式和總結表彰活動使業務人員更多地了解貨款結算業務與社會、經濟效益的內在關系，提高對應付款結算業務反映企業信用程度、應收款結算業務反映銷售實硯水平的認知度。
為了提高采購人員的綜合素質，一年來，我們把教培重點放在增強分析判斷能力、計劃調控能力和營銷策劃能力三個方面。
分析判斷能力
對客觀事物作出準確的分析判斷，有利于澄清模糊思想，統一認識，找到工作目標或努力方向。在工作實踐中，要求業務人員通過運用科學的分析方法，基本掌握上、下游協作單位的經營管理模式和市場競爭實力；基本掌握區域性銷售市場對圖書品類的共性需求，多方面了解會員讀者的個性需求；基本掌握圖書交易市場單品種或多量品種的盈虧臨界點，在業務洽談活動中把握好“講原則、會變通”的尺度： ：
2003年，圖書公司經營管理層為了對云南省圖書銷售業態做到心中有數，企管部通過市場調查和重點走訪，編制了“昆明市集個體書店基本情況表”和“新聞路圖書批發市場業務調查統計表”，從而看清了我們的優勢和劣勢、差距與不足；公司批銷中心分管采購部的副經理針對市州公司反映的進貨品種少的問題，以“批銷中心一般圖書品種分析”為題，對采購品種不能滿足市場需求的主客觀因素做了分析說明；根據總經理室的要求，按版類劃分的采購主管對總代理業務、存貨管理和熱銷品種進行專題分析，如'工具書區域代理的可行性分析”、“法律單行本備貨與賣場需求探討”、“南韓作品市場潛力探討”等。
計劃調控能力
計劃與調控貫穿于整個經營周期，必須做到事前有計劃，事中有控制，事后有考評。圖書公司總經理室對批銷中心的工作要求是年初編報購銷計劃書；按月編報“購進圖書分類統計表”和“發貨統計表”；年末編報“采購計劃完成情況分析表”、“賣場銷售對比分析表”和“圖書品種購退情況匯總表”。
營銷策劃能力
要求采購人員在選購圖書時，分銷圖書的計劃就已在心中基本形成；宣傳促銷活動不能流于形式，要有具體實施方案，活動結束后要對其效果進行考核評價。
2003年，圖書公司采購人員在題為“圖書宣傳——走在營銷的外延”的文章中，闡述了“圖書宣傳是聯系讀者和圖書出版單位的橋梁，是把圖書推向市場的重要手段”的觀點；科技類圖書采購主管以“激活讀者的潛在需求，為圖書提供廣闊的市場空間”作為開展活動的目的，并在展銷活動結束后，向批銷中心經理遞交了“科技類圖書展銷活動實效分析”的書面報告。
對供應商實行動態管理
業務協作原則
在與供應商的業務交往中，我們堅持從發展出版事業的整體利益出發，恪守平等互利、動態考核、效率優先、保障雙贏的協作原則，基本做到了講信譽、重實效。
考評管理方式
2003年，圖書公司通過對出版信息分析和市場銷售業績考核，同時兼顧到出版集團經營規模和維護股東權益，經過認真篩選，保留了507家供應商的購銷協作關系，并實行三級管理制，其中一級90家(18％)、二級112家(22％)。采購部門編制的一、二級供應商年度采購計劃書的內容包括供應商代碼及出書重點，以及采購品種量、進貨額、平均進貨折扣、銷售額、退貨率等指標。
一、二級供應商作為圖書公司主要采購對象，我們在改進購銷方式、增加品種和數量、加大宣傳促銷力度、降低退貨率和貨款結算等方面給予政策傾斜。
采取“經銷包退”購銷方式，圖書公司的采購原則是品種多、數量少、退要勤、換要快。
發展連鎖經營思路確定后，我們將圖書采購原則調整為目標明確、重點清晰、進镕適度、成本控制、營銷有道、退換有序。
目標明確
即對同類品種的采購對象一般按照級次選擇供應商。
重點清晰
買斷包銷品種是實施品牌戰略、做大市場的手段之一。凡是供應商重視的事，我們就不能忽視。2003年，對出版社主辦的重點出版物推薦活動，圖書公司都是派副總經理或批銷中心經理前往，業務洽談大都取得了圓滿效果。
根據品類需求計劃采購，采購計劃自下而上，按季度編制。
為新建、改擴建門店的集中備貨，采購部門基本做到了實地考察后制作專項采購方案。
特殊用途的采購品種盡量滿足需求，如機關院校圖書館裝備、省市區政府采購招標項目、書市展銷活動等。
進銷適度通過對業務信息系統的科學管理和數據優化，實行總量控制。從2004年開始，我們將對連鎖經營門店經營面積、品類格局、存量資產建立數據檔案，并通過業務跟蹤，實現以銷定進，約當備貨。
成本控制即以年度財務收支預算作為經營活動的計劃目標，通過正確運用量本利控制方法，擴大收人，降低成本，提高經濟效益。
營銷有道
加大宣傳力度。如多媒體宣傳、門店布局、統一制作宣傳品。從2003年開始，圖書公司對云南省新華書店系統新建、改擴建門店實行了撥付開業宣傳費的辦法，按照經營面積確定了付費標準：200平方米~3000平方米，費用1000元~10000元不等，高于3000平方米，每增加1000平方米，標準提高2000元。
組織促銷活動。形式分為聯合促銷或獨立運作、定期或不定期、專題或綜合等。
采購渠道暢通。根據體制特點和有利于企業競爭與發展，圖書公司與市州公司之間采取統進分銷與限制采購兩種方式并用，同時建立了“同一品種不允許多渠道進貨”的規則。
供貨責任清晰。明確了首批新書配發責任在采購部門，請配供貨責任在銷售部門。
供貨方式靈活。把對主配、請配、新書確認、二級分發或門對門服務等方面的選擇權交給了市州公司。
退換有序針對退貨問題，提出進退同路、遵章有序、整零歸集、方便供方的基本原則。隨著市場經濟的逐步完善，建立起一套切實可行的退貨機制。
當前，影響國內圖書采購業務正常開展的因素較多，如全國出版信息資源沒有得到充分的開發和利用，供銷雙方差異化經營帶來的深層問題沒有得到普遍關注和及時解決，在客觀上影響了出版物流通市場秩序和企業個性
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