2008年，股市跌了，房市跌了，美國的次級(jí)債危機(jī)也越陷越深了。在中國更多的企業(yè)則是喊出了過冬的口號(hào)。而對(duì)于那些沒有熬過冬天的企業(yè)，無論是業(yè)內(nèi)的還是業(yè)外的，國內(nèi)的還是國外的，人們?cè)诳偨Y(jié)其原因時(shí)，毫無疑問其中一條就是“內(nèi)控不力”。這充分說明了內(nèi)部控制在企業(yè)經(jīng)營中的重要性。下面就結(jié)合書店的實(shí)際情況討論下內(nèi)控在書業(yè)中的實(shí)際應(yīng)用。

　　對(duì)書店而言，銷售與收款無疑是內(nèi)控的重要組成部分，具體的說就是要在書店內(nèi)部建立良好的商品銷售與往來款項(xiàng)特別是債權(quán)管理制度。保證書店的管理流程和崗位職責(zé)合理、健全和有效。

　　現(xiàn)金銷售中的具體內(nèi)控

　　因?yàn)闀甑匿N售不外乎是現(xiàn)金銷售和賒帳銷售。對(duì)于現(xiàn)金銷售由于是現(xiàn)場(chǎng)收款，舞弊的難度相對(duì)就比較小，主要注意以下事項(xiàng)即可：

　　1、讀者在POS臺(tái)付款時(shí)，注意是否存在POS員與讀者內(nèi)外勾結(jié)，少掃圖書或者用低價(jià)格圖書條碼掃描高價(jià)圖書的現(xiàn)象。

　　在上海，曾經(jīng)發(fā)生類似的案例，一個(gè)大型連鎖超市的收銀員，利用少掃描商品和用低價(jià)格商品條碼來代替高價(jià)碼商品，結(jié)果是由于該企業(yè)疏于管理，因?yàn)闆]有人對(duì)出門的商品進(jìn)行抽檢，導(dǎo)致該員工屢屢得逞，在年底盤存時(shí)，才發(fā)現(xiàn)發(fā)生了異常的盤虧，后來通過觀察POS員的收銀錄像，才發(fā)現(xiàn)了該“碩鼠”。

　　2、財(cái)務(wù)部門在每天的核賬時(shí)，要注意POS員是否存在故意混淆圖書結(jié)算方式的情形，比如將現(xiàn)金收款做為書券收款等等，要對(duì)每天的長短款加以有效的甄別。在實(shí)際工作中，主要有以下兩種舞弊形式。

　　（1）因?yàn)槟壳敖^大部分的書店對(duì)書券等代幣券的回籠都是采取不找零的政策，因此POS是可能采取改變結(jié)算方式的形式，將讀者消費(fèi)的書券零頭據(jù)為己有。

　　（2）目前很多的書店在搞活動(dòng)時(shí)，經(jīng)常會(huì)采取滿多少送多少的形式進(jìn)行促銷，其中送的往往都是書券。書店本意是通過活動(dòng)來引導(dǎo)讀者的再消費(fèi)，但在實(shí)際運(yùn)作時(shí)，需要注意POS員與黃牛黨勾結(jié)，利用結(jié)算方式的改變來套現(xiàn)。現(xiàn)實(shí)中的案例，我想在有關(guān)的大型百貨商店中的滿送中有很多。

　　賒賬銷售中的具體內(nèi)控

　　 對(duì)于采取賒銷的圖書，要注意以下事項(xiàng)：

　　1、審查書店的供貨合同控制制度的健全性，檢查企業(yè)所簽訂的圖書供貨合同是否合法、完整和可執(zhí)行。隨著社會(huì)信用建設(shè)的進(jìn)一步深化，合同會(huì)越來越深地影響企業(yè)的信譽(yù)。在很多書店，對(duì)銷售員的獎(jiǎng)勵(lì)是以合同為標(biāo)的，而不是結(jié)合回款進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。這就會(huì)使部分不良的業(yè)務(wù)員為了暫時(shí)的銷售獎(jiǎng)勵(lì)去簽訂一些不實(shí)的合同，這就要求書店有專門的部門或?qū)Ｈ藢?duì)要簽訂的合同進(jìn)行預(yù)審核。

　　2、審查書店銷售折扣、銷售折讓控制制度的健全性，檢查書店銷售折讓、銷售折扣業(yè)務(wù)處理程序和控制措施是否合理、恰當(dāng)。是否對(duì)不同的管理層級(jí)采取了不同的折扣授權(quán)，對(duì)于越權(quán)的折扣申請(qǐng)是否符合書店事先設(shè)定的流程。要保證以上事項(xiàng)，書店應(yīng)制定信用政策，確定信用標(biāo)準(zhǔn)、信用條件（含信用期限、信用額度、折扣率）及收款政策，對(duì)客戶的賒銷均應(yīng)被授權(quán)批準(zhǔn)，客戶信用期限、額度的調(diào)整必須經(jīng)過相應(yīng)權(quán)限審批人員審核批準(zhǔn)。

　　銷售部門應(yīng)對(duì)賒銷客戶信用進(jìn)行調(diào)查，對(duì)其尚可使用的信用額度等進(jìn)行審查并按客戶設(shè)置應(yīng)收款臺(tái)賬，及時(shí)登記每一客戶應(yīng)收賬款增減變動(dòng)情況和信用額度使用情況。曾經(jīng)有過一個(gè)企業(yè)，是按圖書、音像制品等來設(shè)置臺(tái)賬，結(jié)果對(duì)各應(yīng)收單位的余額經(jīng)常是混淆不清，經(jīng)常性地發(fā)現(xiàn)有客戶超信用額度的現(xiàn)象發(fā)生。

　　對(duì)折扣的控制，主要是防止業(yè)務(wù)員通過折扣的調(diào)整，來牟取私利，相似的案例在其他業(yè)態(tài)中可以說是比比皆是。這里也不再描述具體的案例。

　　3、審查書店圖書發(fā)運(yùn)單控制制度的健全性，檢查發(fā)運(yùn)單的完整性、有效性。對(duì)發(fā)運(yùn)單是否采取流水號(hào)控制，發(fā)運(yùn)單上是否有流程上各相關(guān)部門的簽字確認(rèn)。具體的說就是通過對(duì)發(fā)運(yùn)單的控制來避免以下的風(fēng)險(xiǎn)：

　　（1）發(fā)運(yùn)單如果不連號(hào)，企業(yè)即使知道有不良分子將貨物發(fā)出，也很難知道貨物發(fā)到哪兒，一共發(fā)了多少次等。

　　（2）發(fā)運(yùn)單有業(yè)務(wù)部、物流部、防損部的共同簽字，可以有效地防止單獨(dú)作案。在流程上就是由業(yè)務(wù)部門出單，物流部門配單，防損部門出驗(yàn)單。在現(xiàn)實(shí)生活中，也曾經(jīng)有類似的案例，不良分子利用企業(yè)內(nèi)控中的漏洞，通過開具發(fā)運(yùn)單，大肆將貨物“合理”發(fā)出。

　　4、審查書店倉儲(chǔ)、運(yùn)輸部門發(fā)貨業(yè)務(wù)控制制度的健全性，檢查書店實(shí)際發(fā)貨品種、數(shù)量、金額是否與發(fā)貨清單相符；對(duì)附光盤或禮品的圖書是否將相關(guān)產(chǎn)品附上；成套圖書是否齊全等等。發(fā)貨手續(xù)是否完善并經(jīng)過相關(guān)部門授權(quán)，對(duì)發(fā)貨的依據(jù)是否妥善保管。

　　5、審查企業(yè)銷售發(fā)貨票控制制度的健全性，檢查銷貨發(fā)票開出的依據(jù)，銷貨發(fā)票數(shù)量、單價(jià)、金額是否與發(fā)貨通知單相符。檢查是否有虛開、低開、高開發(fā)票的行為，對(duì)發(fā)票的保管是否完善，是否有專人負(fù)責(zé)發(fā)票的管理。對(duì)圖書的銷售折扣是否在同一張發(fā)票上開具。對(duì)開具增值稅發(fā)票的，尤其要注意對(duì)方是否符合開增值稅發(fā)票的條件。具體地說，就是有以下的情形：

　　（1）銷售發(fā)票控制不嚴(yán)，會(huì)有以下的情形發(fā)生，業(yè)務(wù)員有了隨意取得發(fā)票的權(quán)力后，就存在飛單的的便利。比如說，業(yè)務(wù)員借自身企業(yè)的聲譽(yù)，獲得某個(gè)定單后，在企業(yè)開具發(fā)票，到圖書市場(chǎng)私下進(jìn)貨，與客戶進(jìn)行貨物交易，從而進(jìn)行牟利。

　　（2）對(duì)發(fā)票的不實(shí)開具，主要目的還是在于防止有員工在中間弄虛作假。

　　（3）對(duì)發(fā)票的專人保管，主要是站在稅務(wù)的角度，避免由于保管不力，存在發(fā)票遺失，從而導(dǎo)致稅務(wù)部門對(duì)企業(yè)的處罰。

　　（4）折扣在同一張發(fā)票上開具，則是因?yàn)槎悇?wù)有明確的規(guī)定，不在同一張發(fā)票上開具折扣，則該折扣不得列支，從而導(dǎo)致企業(yè)的稅務(wù)增加。

　　6、審查書店收款業(yè)務(wù)控制制度的健全性，檢查企業(yè)是否完整地記錄各種收入。

　　7、審查書店應(yīng)收賬款控制制度的健全性，檢查應(yīng)收帳款記錄、核對(duì)、分析、催收、調(diào)整等控制措施的有效性，書店有無虛列收入或不能收回的應(yīng)收賬款，并檢查是否存在以下的情況：

　　（1）不定期對(duì)賬。是否疏于對(duì)往來賬款的管理，不能做到定期與相關(guān)單位核對(duì)賬目，特別是欠款企業(yè)，往往對(duì)債權(quán)人的對(duì)賬要求持抵觸態(tài)度，長此以往必然造成往來賬款賬目不清，為今后的催款、清理帶來困難。曾經(jīng)有過一個(gè)企業(yè)，規(guī)定由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)收款，結(jié)果是對(duì)方單位100萬元的款項(xiàng)，首付了30萬元，業(yè)務(wù)員將其挪為他用，在企業(yè)里掛賬還是100萬元，由于對(duì)賬不及時(shí)，這筆帳直到該業(yè)務(wù)員離職時(shí)才發(fā)現(xiàn)。當(dāng)然，目前書業(yè)中相當(dāng)多的爛賬也是與對(duì)賬不及時(shí)息息相關(guān)。

　　（2）不定期清理應(yīng)收賬款。有些名存實(shí)亡的應(yīng)收賬款長期掛賬，如壞賬不及時(shí)報(bào)損處理，造成應(yīng)收賬款賬目不實(shí)。

　　（3）對(duì)已銷賬的應(yīng)收款項(xiàng)管理不善。如已作壞賬的應(yīng)收款，收回時(shí)作為賬外小金庫，甚至公飽私囊。

　　（4）利用應(yīng)收賬款調(diào)節(jié)利潤。

　　會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)清理應(yīng)收賬款，定期編制應(yīng)收賬款賬齡分析表提供給財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和書店負(fù)責(zé)人、銷售部門，對(duì)于逾期的應(yīng)收賬款應(yīng)督促銷售人員催收，并要求客戶提供擔(dān)保、抵押等條件。如果可能，采取法律途徑解決。

　　8、審查書店退貨理賠控制制度的健全性，檢查書店對(duì)退回貨物記錄、接收、調(diào)查、理賠、賬目調(diào)整是否經(jīng)過審核和被授權(quán)人批準(zhǔn)。

　　要注意的是，在銷售與收款中，要做到有效的溝通。首先，財(cái)務(wù)人員定期與掛帳的單位進(jìn)行核帳，確認(rèn)是否有業(yè)務(wù)部門已收但未及時(shí)上報(bào)企業(yè)的情況。其次，財(cái)務(wù)與相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)溝通，財(cái)務(wù)人員應(yīng)報(bào)送與其業(yè)務(wù)有關(guān)的應(yīng)收清單、賬齡、風(fēng)險(xiǎn)分析等資料。業(yè)務(wù)人員也應(yīng)向財(cái)務(wù)人員溝通催款的進(jìn)度和進(jìn)程。最后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)做到定期向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)往來賬款中存在的問題并提供風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告及解決方案，做到上傳下達(dá)。