引言

　　記得少年時常被考到的一個經(jīng)典數(shù)學應用題——蓄水池問題，其大意是，一個蓄水池，一頭注水，一頭出水，多長時間能放滿/空？該問題曾是許多孩子幼時的夢魘，因為隨著年齡增長，考驗要求的不同，該題可因其豐富多變的預設(shè)條件而引申出不同難度的“變種”。

　　企業(yè)的現(xiàn)金流就好比一個蓄水池，營業(yè)收入就是那個注水源，而營業(yè)款損耗即為那個出水口，真正能為企業(yè)所用的部分不僅在于“蓄水池”的現(xiàn)金流入，同時也受制于其“白白”流出的部分，更為相似的是，該問題也會隨著企業(yè)規(guī)模或所處外部環(huán)境的變化而不斷升級。

　　唯一不同在于，數(shù)學題中的“蓄水池”無所謂注滿或放完，而企業(yè)的現(xiàn)金“蓄水池”自然是越深越好（在不考慮資金投資再利用的情況下），所以打造現(xiàn)金“蓄水池”的防漏塞是實現(xiàn)高效現(xiàn)金流通管理的堅實基礎(chǔ)。

　　筆者深信，多數(shù)零售企業(yè)的財務(wù)管理人員都是“解答”這類問題的高手，但卻常年為“解決”問題而頭疼不已，主要在于零售企業(yè)普遍的管理特性和難點：

　　店員接受能力普遍不高，流動性大。
　　付款方式日趨復雜，核對難度隨之增大。
　　標準化管理水平短期內(nèi)難以跟上門店拓展的速度。

　　在此背景下，造成現(xiàn)金漏洞的原因就產(chǎn)生出許多種，但可大致歸納為幾類，以下我們逐一道來。

　　一、管理復雜度高，導致門店繳款或總部核對出錯，產(chǎn)生漏洞

　　1、支付方式增多，店員繳款操作準確度降低

　　隨著零售企業(yè)業(yè)務(wù)的拓展，可能引入多種不同的付款方式，常見的有：現(xiàn)金、銀聯(lián)卡、儲值卡，折價券等，時下新型的付款方式可能還有：交通卡、手機支付、電子券、企業(yè)飯卡等。

　　這些付款方式都是企業(yè)為吸引更多客流、順應時代發(fā)展或因引入新的營銷渠道而增設(shè)的，對顧客來說，無疑是便捷的，而對店員卻可能無形中大大增加了復雜度而經(jīng)常出錯，一旦出錯，就將大大增加總部糾錯的工作量，降低整體效率。

　　經(jīng)不完全統(tǒng)計，每新增1種付款方式后的最初1個月內(nèi)，每天有近10%的門店在繳款操作上出錯，而總部因此增加的工時卻不止10%。

　　經(jīng)過仔細分析與整理，在本著保證準確度的原則和門店“少做少錯”的前提下，減少店員的操作量，即使將來再新增付款方式，也能讓門店操作不再增加復雜度，推薦原則如下：

　　1）有紙面憑證的付款方式需交接，如無系統(tǒng)自動交換則必須手工填寫。

　　如現(xiàn)金、無聯(lián)網(wǎng)驗證的折價券等。

　　由于此類付款方式除了紙面憑證外，無其他可核對的數(shù)據(jù)來源，一旦出錯將無據(jù)可查，所以建議必須在系統(tǒng)內(nèi)手工填寫。

　　2）有紙面憑證的付款方式需交接，如有第三方系統(tǒng)記錄則可提示應繳額。

　　典型的付款方式——銀聯(lián)卡、儲值卡

　　此類付款方式在第三方系統(tǒng)有記錄，店員無法在此付款方式中做任何“小動作”，即使自動由系統(tǒng)統(tǒng)計應繳額并提示也無妨，以便門店清點憑證并核對，幾乎無須手工輸入。

　　3）無紙面憑證的付款方式無需交接

　　無紙面憑證的付款方式，店員本身就無法核對，所以店內(nèi)無需交接，但此類支付方式必須保證第三方系統(tǒng)準確記錄了該付款方式的交易明細，且安全、穩(wěn)定。

　　典型的付款方式——電子券

　　這種方式可能由顧客提供一串電子碼（類似團購網(wǎng)站的券號），在付款時輸入，并不打印憑證。

　　2、店員繳款填寫誤操作，總部糾錯工作量大

　　常聽說店員在系統(tǒng)填寫時犯暈，例如，將100寫成1000，給總部核對帶來無盡煩惱。但針對某些付款方式（如現(xiàn)金），又不可直接提示應繳金額，如何防止此類錯誤頻發(fā)呢？

　　　其實，適當引入“小提示”，未嘗不能起到“大作用”。

　　針對某些付款方式引入長短款超標提示，例如在長短款超過50時，系統(tǒng)自動提示“付款方式xx的長短款已超標，請檢查”，如此，就給了店員一次檢查的機會，大大減少最終提交結(jié)果的出錯率，同時也未泄漏真實的應繳額。

　　3、不同收銀款稽核模式，總部操作復雜度不同

　　零售企業(yè)總部在稽核營業(yè)款時，有兩種常見的管理方式：

　　1）管理到個人

　　稽核員核對每日每店員的長短款，并一一落實與考核。

　　此種方式能由總部直接考核到個人，能更直接反映營業(yè)款管理問題，但對總部來說，整體工作量大，出錯概率變高，效率漸低，總部稽核的人力成本較高，適于發(fā)展初期或門店數(shù)不多的零售企業(yè)。

　　2）管理到單店

　　稽核員核對每日每單店的長短款，并直接與店長對接，個人長短款由店長在店內(nèi)核查、落實。

　　此種方式將集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合，化整為零，并直接將部分賞罰權(quán)授權(quán)予店長，適當減輕總部的工作量，但需依賴店長的稽核考核到個人，對店長的能力與責任心要求相對較高。適于門店數(shù)量多、或多區(qū)域發(fā)展的零售企業(yè)。

　　究竟管理到單店還是個人，這是一個問題。

　　以上兩種方式無謂好壞之分，只在于企業(yè)不同發(fā)展階段的管理要求，結(jié)合海鼎經(jīng)驗來看，針對飛速發(fā)展中的零售企業(yè)，如早期采用的是“管理到個人”的方式，當總部稽核員在1個工作日內(nèi)已不能完成1個指定日的所有門店營業(yè)款的長短款核對工作，就可考慮漸漸引入“管理到單店”了。

　　引入“管理到單店”后，如需對收銀員的長短款進行跟蹤，可安排店長每日記錄每店員的長短款，定期發(fā)送給總部進行統(tǒng)一考核。以此減少總部繁雜且附加價值不大的行政類工作量，而將更多精力聚焦于發(fā)展、創(chuàng)新。

　　二、長短款定位方式不對，出現(xiàn)漏洞

　　許多零售企業(yè)在核對長短款時，所比較的僅是系統(tǒng)銷售數(shù)據(jù)與銀行繳款數(shù)據(jù)，以此確定長短款，此種方法雖簡單易得，卻忽略了一個問題：假設(shè)系統(tǒng)銷售數(shù)據(jù)本身就不正確，怎么辦？

　　舉例，某店員在錄入銷售時，將“折價券100元，現(xiàn)金20元”，錄入成了“折價券20元，現(xiàn)金100元”，而實際存入銀行的現(xiàn)金卻是“20”元，那稽核員是否就可因此判定：系統(tǒng)應繳現(xiàn)金為100元，實際繳款為20元，所以“現(xiàn)金”短款為“80元”？

　　當然不是，事實上，這筆交易不存在任何長短款，只源于錯誤填寫的原始零售交易，這一場冤案同時浪費了時間與精力。

　　有人指出，零售交易原本就不該錯，出現(xiàn)此類情況就該將原始交易修正。此話自然無可非議，但當統(tǒng)計了這種操作的出錯率后發(fā)現(xiàn)：原來這種錯誤并不少見，因零售企業(yè)的店員操作能力不高可以說是一種常態(tài)，此種現(xiàn)象甚至可以說層出不窮。如每發(fā)現(xiàn)一次就令門店修正一次，長短款核對的整體進度將大受影響，極難落實。

　　由此，海鼎另辟蹊徑，根據(jù)“門店提交的繳款額”與“系統(tǒng)銷售數(shù)據(jù)”兩種數(shù)據(jù)來確認“應繳額”，在以上案例中，當門店提交的繳款額為“折價券100元，現(xiàn)金20元”后，系統(tǒng)自動得到其與系統(tǒng)銷售數(shù)據(jù)的差異，經(jīng)總部確認后，系統(tǒng)應繳額即為“折價券100元，現(xiàn)金20元”，得到長短款為0，還原了業(yè)務(wù)的真實面貌，在原始交易記錄錯誤的情況下，大大降低糾錯成本。

　　三、補繳款缺乏系統(tǒng)化跟蹤

　　有些零售企業(yè)往往沒能把系統(tǒng)化的短款補繳管理統(tǒng)一納入整體，于是補繳款就陷入尷尬，有頭無尾地又漏出一些經(jīng)營所得，例如，總部只能口頭通知門店補繳，費時費力，補繳的款項該屬于哪天的營業(yè)款無法得知，是否已補齊也難以確認。

　　海鼎認為：補繳款也是營業(yè)款管理的重要組成部分，其重要性絲毫不亞于常規(guī)營業(yè)款。系統(tǒng)應在得到應補額后，第一時間自動提醒門店，并指明應繳時間、應繳額、所屬營業(yè)日等，門店補繳后，在系統(tǒng)中立即回復，以便于總部稽核員及時跟蹤與銷案，而未補齊部分則自動提醒門店繼續(xù)補齊。以此從補繳款的產(chǎn)生到注銷，全程監(jiān)控，無一漏網(wǎng)。

　　以上都總結(jié)自海鼎所遇到的真實業(yè)務(wù)案例及真實的系統(tǒng)解決方案，希望其中所述，哪怕是十之一二的“防漏”拙見能對海鼎的新老朋友有所助益，開啟無限光明的“錢途”。
　　（上海海鼎信息工程股份有限公司  陳琳）